淺談醫(yī)保檔案的規(guī)范化管理

孫麗晶

醫(yī)保檔案是指醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在擴(kuò)面、征繳、基金管理業(yè)務(wù)運(yùn)行過(guò)程中形成的文字、數(shù)據(jù)、報(bào)表等資料的總和。從宏觀上講，醫(yī)保檔案應(yīng)由四個(gè)部分構(gòu)成：一是由醫(yī)保管理中心負(fù)責(zé)收集、整理、保管的檔案；二是由定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)和定點(diǎn)藥店負(fù)責(zé)保管的醫(yī)保診療憑據(jù)；三是由社區(qū)保存的居民參保的相關(guān)資料；四是由參保人員個(gè)人保存的參保和就診記錄。醫(yī)保政策的實(shí)施，使參保范圍更加廣泛、參保人數(shù)迅速增加，勢(shì)必導(dǎo)致醫(yī)保檔案大量產(chǎn)生。為實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案工作對(duì)全民醫(yī)保制度改革、完善醫(yī)保政策體系的支撐作用，必須對(duì)其加以規(guī)范化管理。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)如何加強(qiáng)醫(yī)保檔案的規(guī)范化管理談幾點(diǎn)建議。

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，納入發(fā)展規(guī)劃

醫(yī)療保險(xiǎn)是政策性保險(xiǎn)，它直接涉及到廣大參保人員的福利和健康保障。建立原始性、真實(shí)性、全面性、可查詢性兼具的醫(yī)保檔案工作體系，是保證醫(yī)保工作有效推進(jìn)的客觀要求，對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展具有重要作用。當(dāng)前，無(wú)論是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還是具體工作人員，都要增強(qiáng)檔案意識(shí)，真正從思想上提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)促進(jìn)醫(yī)保檔案工作的發(fā)展，既要了解和掌握有關(guān)檔案工作的方針政策、法律法規(guī)，還要結(jié)合醫(yī)保體系的建立，把醫(yī)保檔案納入檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃措施之中，為全面發(fā)展醫(yī)保檔案工作奠定政策基礎(chǔ)。一要根據(jù)醫(yī)保業(yè)務(wù)發(fā)展做好醫(yī)保檔案的建設(shè)規(guī)劃；二要挑選落實(shí)專業(yè)人員具體負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作；三要解決醫(yī)保檔案管理和建設(shè)中的實(shí)際問(wèn)題與困難，如檔案設(shè)施、設(shè)備等硬件的投入和軟件的開(kāi)發(fā)等問(wèn)題。

2.明確職責(zé)任務(wù)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)建設(shè)

建立全民醫(yī)保檔案是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工作，其質(zhì)量水平的高低直接影響到檔案價(jià)值作用發(fā)揮的實(shí)際效果。因此，必須運(yùn)用科學(xué)的原則和方法，強(qiáng)化對(duì)醫(yī)保檔案工作的監(jiān)管，為醫(yī)保檔案工作服務(wù)和諧社會(huì)建設(shè)提供業(yè)務(wù)保障。醫(yī)保中心對(duì)醫(yī)保檔案的管理要落實(shí)部門和管理人員的責(zé)任，按照收集—整理—?dú)w檔這三個(gè)程序，區(qū)分年度和類別，隨時(shí)對(duì)應(yīng)歸檔立卷的資料進(jìn)行收集、整理，由領(lǐng)導(dǎo)驗(yàn)收審核和編號(hào)儲(chǔ)存，避免文檔資料丟失、散落、損毀，確保醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案完整率達(dá)到100%。

3.健全體系，提高醫(yī)保檔案信息的利用效果

現(xiàn)今對(duì)醫(yī)保檔案的處理一般是把醫(yī)保檔案信息輸入電腦，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立起以醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)為中心，以醫(yī)?？橹骶€，以網(wǎng)絡(luò)為紐帶，輻射參保單位、醫(yī)院、藥店、銀行等醫(yī)保服務(wù)部門的醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)，以各種信息的適時(shí)和實(shí)時(shí)傳輸，實(shí)現(xiàn)資源共享，為參保單位和個(gè)人的醫(yī)保活動(dòng)提供參考信息。綜合參保單位和個(gè)人的反饋意見(jiàn)，醫(yī)保檔案信息系統(tǒng)，應(yīng)使單位和個(gè)人都能在醫(yī)保檔案信息平臺(tái)上方便地進(jìn)行四類查詢：一是個(gè)人信息查詢。通過(guò)對(duì)個(gè)人信息的查詢，獲知每個(gè)參保人的基本情況，如個(gè)人健康記錄、個(gè)人醫(yī)保信用情況、個(gè)人就診及病歷情況、個(gè)人醫(yī)保賬戶使用情況等。二是政策法規(guī)查詢。通過(guò)構(gòu)筑在醫(yī)保檔案基礎(chǔ)上的信息平臺(tái)，查閱各級(jí)已出臺(tái)的各種醫(yī)保政策法規(guī)。三是辦事流程查詢。通過(guò)醫(yī)保檔案，讓查閱者輕易掌握從參保、繳費(fèi)到就醫(yī)、報(bào)銷、結(jié)算等全流程的辦事程序，了解參加醫(yī)保的條件以及可享受的權(quán)利與應(yīng)履行的義務(wù)，知道每一件事的辦理時(shí)間、地點(diǎn)、程序、周期和需要準(zhǔn)備的事項(xiàng)，提高辦事效率。四是診療方案查詢。參保人可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢到本服務(wù)區(qū)范圍內(nèi)的各定點(diǎn)醫(yī)院、定點(diǎn)藥店和醫(yī)保藥品等情況，了解哪一類疾病可以在哪些醫(yī)療機(jī)構(gòu)就醫(yī)用藥等情況，以方便就醫(yī)。

4.堅(jiān)持面向“三個(gè)服務(wù)”，促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)利用

一是為參保單位和參保人員服務(wù)。要樹(shù)立“以人為本”的理念，力求把“死”檔案變成“活”信息，從參保單位和參保人員的實(shí)際需要出發(fā)，盡可能為他們提供方便、快捷、滿意的服務(wù)，做到單位和個(gè)人可以隨時(shí)查詢醫(yī)療保險(xiǎn)信息。有條件的地區(qū)可以通過(guò)建立醫(yī)保網(wǎng)站，最大程度地發(fā)揮其服務(wù)功能。二是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。醫(yī)療保險(xiǎn)關(guān)乎每個(gè)人的切身利益，社會(huì)各界非常關(guān)注。對(duì)醫(yī)院信息進(jìn)行深加工和綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，是非常必要的。三是為醫(yī)療保險(xiǎn)制度的穩(wěn)健運(yùn)行服務(wù)。通過(guò)動(dòng)態(tài)分析參保人員結(jié)構(gòu)、基金收支變化、個(gè)人負(fù)擔(dān)及待遇水平等情況，找出規(guī)律性的東西，為建立醫(yī)保信息發(fā)布制度、基金預(yù)警預(yù)報(bào)制度和運(yùn)行評(píng)估制度提供技術(shù)支持，確保醫(yī)療保險(xiǎn)制度的順利推進(jìn)、平穩(wěn)運(yùn)行和健康發(fā)展。

5.增強(qiáng)人員素質(zhì)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及，許多醫(yī)保定點(diǎn)服務(wù)機(jī)構(gòu)在傳統(tǒng)病歷檔案基礎(chǔ)上推廣和使用電子病歷檔案，基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)。檔案部門也越來(lái)越深刻地認(rèn)識(shí)到樹(shù)立新理念、應(yīng)用新技術(shù)、采用新方法進(jìn)行檔案管理與利用的重要作用。為此，醫(yī)保管理部門應(yīng)與檔案部門通力合作，在設(shè)施配置上強(qiáng)調(diào)高起點(diǎn)、加大投入力度；積極探索醫(yī)保檔案管理現(xiàn)代化的途徑，創(chuàng)新管理方式。并針對(duì)醫(yī)保檔案工作專業(yè)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)要求高的特點(diǎn)，注意將現(xiàn)代管理理念應(yīng)用于檔案實(shí)踐，充實(shí)和加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍，注意搞好人員培訓(xùn)，增強(qiáng)干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)，以適應(yīng)新形式、新情況、新領(lǐng)域的要求。從事檔案管理的工作人員也應(yīng)加強(qiáng)自身檔案管理知識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，如檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、文獻(xiàn)編纂學(xué)、歷史學(xué)、文書(shū)學(xué)等。通過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)檔案工作人員良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，為醫(yī)保檔案發(fā)展服務(wù)。