電子檔案管理淺析

張曉波

摘 要：隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛地應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中也產(chǎn)生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分。加強(qiáng)對電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理措施

一、電子檔案的特點(diǎn)

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點(diǎn)：

1.依賴性和不可識別性

電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼，只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識讀記錄。

2.信息存儲(chǔ)的高密度性

無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲(chǔ)量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲(chǔ)”之稱，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放。

3.載體的多樣性

傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。

4.信息共享性

傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場；但電子檔案可以人在異地，在同一時(shí)間，多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息，在實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了因特網(wǎng)后，人們在辦公室、家中就可以利用檔案信息了。

5.信息與載體之間的可分離性

電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。

從電子檔案的特性可以看出，電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題，如：（1）數(shù)據(jù)的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改動(dòng)性；（4）信息的易出錯(cuò)性；由于這些特性，給原有的檔案工作的基本理論和原則提出了新的挑戰(zhàn)，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。

二、檔案電子化管理的重要性和注意事項(xiàng)

（一）在電子檔案管理方面，需要在紙質(zhì)檔案管理要求的基礎(chǔ)上，把電子檔案的形成的參與和長期保存列入重點(diǎn)工作。電子檔案在管理要求的各個(gè)方面細(xì)節(jié)與技術(shù)要求上更高。電子檔案管理屬于系統(tǒng)技術(shù)工作。這就需要負(fù)責(zé)電子檔案管理的工作人員不但要學(xué)會(huì)一般檔案管理的基本要求和常識、同時(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)安全等方面知識，甚至要具備必需的外語能力。這些全方位知識能力的具備就可以保證檔案管理人員在電子檔案管理的業(yè)務(wù)上游刃有余，事半功倍。

（二）制度化建設(shè)保證信息管理規(guī)范。由于技術(shù)問題，如硬件設(shè)備出現(xiàn)故障、木馬病毒感染等原因造成檔案數(shù)據(jù)文件丟失以及損壞的情況時(shí)有發(fā)生。由于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平不足，如數(shù)據(jù)備份不夠及時(shí)等問題，而如通過網(wǎng)絡(luò)媒體來進(jìn)行遠(yuǎn)程查檔，則需要面臨網(wǎng)絡(luò)安全的巨大挑戰(zhàn)。作為電子檔案管理工作，需要保密覺悟和保密要求極高，而在這一領(lǐng)域應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度十分必要并且是刻不容緩的。明確完整而又健全可行的操作程序，對檔案管理的安全保密相關(guān)問題進(jìn)一步規(guī)范。同時(shí)，規(guī)范全面的人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度，也能夠保障檔案管理工作人員在操作時(shí)有章可循，從而減少和避免在管理上出現(xiàn)的漏洞。

（三）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。由于目前很多單位對檔案工作不重視，所以檔案管理人員配置較弱。計(jì)算機(jī)電子檔案管理需要及時(shí)建立數(shù)據(jù)庫，同時(shí)進(jìn)行電子檔案日常信息維護(hù)，這就使得檔案管理人員工作內(nèi)容遠(yuǎn)比傳統(tǒng)的檔案管理工作要更為復(fù)雜，而在目前，遠(yuǎn)程查檔功能正在逐步開展，計(jì)算機(jī)管理所提升的工作效率尚未完全體現(xiàn)。這就使得檔案管理相關(guān)人員配備不足的矛盾更加凸顯出來。很多部門為節(jié)約開支，就在集中整理檔案期間從其他單位借調(diào)專業(yè)人員使用檔案管理系統(tǒng)，首先由于不熟悉單位實(shí)際情況易導(dǎo)致效率低下或工作失誤，更重要的是安全保密問題易形成隱患，這就使得檔案管理的專業(yè)程度不足，需要逐步提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，以集中培訓(xùn)、日常學(xué)習(xí)、引進(jìn)人才等方式提升管理人員綜合素質(zhì)和技術(shù)水平。

三、規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

1、加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)。各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問題：注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問題。

2、從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量。為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3、要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理。 一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)解決問題；二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

結(jié)束語：電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

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