電子會(huì)計(jì)檔案信息管理存在的問題及優(yōu)化措施

陶銳

摘 要：會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存會(huì)計(jì)信息，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)最大的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，其內(nèi)容具有真實(shí)性高、專業(yè)性強(qiáng)、來源廣泛、連續(xù)性好等優(yōu)點(diǎn)，有非常高的應(yīng)用價(jià)值。由于會(huì)計(jì)檔案電子化管理的需求愈加迫切，因此本文對(duì)電子會(huì)計(jì)信息檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了有效優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)檔案；長(zhǎng)期保存；數(shù)字保存

0 引言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息生產(chǎn)、傳播和儲(chǔ)存的形式發(fā)生極大的改變，以數(shù)字形式存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案已成為會(huì)計(jì)檔案工作中越來越重要的檔案形式。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)流程的一個(gè)十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映企業(yè)單位財(cái)務(wù)方面的歷史材料等信息。但在會(huì)計(jì)檔案管理長(zhǎng)期保存工作中仍然存在一些問題。因此，需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、積極探索，以促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作，使之更好地為單位的財(cái)務(wù)工作服務(wù)。

1 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理的重要性

經(jīng)濟(jì)運(yùn)作是單位存在的生命之源，而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量直接影響著單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)作情況。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案來說，其是單位在長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)資料，代表了本單位財(cái)務(wù)情況，對(duì)后續(xù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的展開和管理均具有重要指導(dǎo)意義。電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效實(shí)施，可以提高信息處理的速率和質(zhì)量，為各部門下一階段的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，同時(shí)新型技術(shù)的應(yīng)用，還可以有效解決勞動(dòng)力，控制成本投入，提高會(huì)計(jì)信息的綜合利用效果。但是電子會(huì)計(jì)檔案管理、應(yīng)用以及保存等工作的實(shí)現(xiàn)，均需要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為載體，這樣就決定了檔案信息的不安全性，在任何階段均有可能會(huì)受到外部因素影響而出現(xiàn)問題，造成檔案信息損毀或者失真?；趩挝贿\(yùn)營(yíng)需求，必須要加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存的重視，采取措施來避免保存過程中受到的損傷。

2 電子會(huì)計(jì)檔案信息的特點(diǎn)

2.1 信息保存期延長(zhǎng)

新法規(guī)中規(guī)定會(huì)計(jì)檔案定期保管年限更改為10年和30年兩類，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)年限進(jìn)行了適當(dāng)延長(zhǎng)。在此背景下，怎樣才能實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存，已經(jīng)成為行業(yè)研究要點(diǎn)。在應(yīng)用各項(xiàng)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行保存時(shí)，還要注意在后期階段，是否存在系統(tǒng)以及平臺(tái)來有效讀取原有數(shù)據(jù)檔案信息，保證各類檔案信息可以充分發(fā)揮其所具有的指導(dǎo)信息。

2.2 信息保存要求高

現(xiàn)在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)檔案信息管理工作的實(shí)施也具有一定推動(dòng)作用，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化和數(shù)字化發(fā)展。在此背景下，不存在紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的原生電子會(huì)計(jì)檔案持續(xù)出現(xiàn)和增加，在一定程度上加大了檔案信息保存管理的難度。新《辦法》規(guī)定單位生成以及外部接收的電子會(huì)計(jì)檔案信息，可以利用電子形式進(jìn)行保存，需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)軟件技術(shù)作為支持。但是在此過程中，一旦原生電子會(huì)計(jì)檔案保存存在缺陷，勢(shì)必也會(huì)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存產(chǎn)生不良影響。

2.3 信息內(nèi)容復(fù)雜性

想要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存，需要對(duì)其具有的特點(diǎn)進(jìn)行分析，因?yàn)槠鋾?huì)涉及到多方主體，需要科學(xué)性高的組織者對(duì)各類檔案資料進(jìn)行統(tǒng)籌管理，同時(shí)還要求具有較高專業(yè)技能水平的工作人員參與管理。另外，基于電子會(huì)計(jì)檔案保存載體特點(diǎn)，還需要已經(jīng)相對(duì)成熟的系統(tǒng)和軟硬件作為基礎(chǔ)，單位需要與專業(yè)系統(tǒng)、軟件開發(fā)商保持有效聯(lián)系。假如在此過程中存在任何問題，均會(huì)加大會(huì)計(jì)檔案信息保存風(fēng)險(xiǎn)性，導(dǎo)致其在長(zhǎng)期保存過程中受到破壞，造成信息失真。

3 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理中存在的問題

3.1 配件支持問題

因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存需要有可靠性高的軟硬件作為支持，但是就現(xiàn)狀來看，很多單位此方面建設(shè)不到位?，F(xiàn)用檔案信息保存和利用載體的服務(wù)器、硬件外圍設(shè)備以及終端均需要進(jìn)行更換和升級(jí)，以及財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)也需要進(jìn)行更新。

3.2 管理工作問題

雖然對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息管理的重視不斷提高，但是因?yàn)榧夹g(shù)水平限制，目前管理工作在實(shí)際開展中還存在較大缺陷。很多具有會(huì)計(jì)等財(cái)經(jīng)專業(yè)學(xué)歷的財(cái)務(wù)人員，并沒有檔案學(xué)專業(yè)背景，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容以及要求了解不全面。同時(shí)，管理制度缺失也是限制管理工作有效展開的主要因素，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存中出現(xiàn)丟失、泄密、無法讀取等問題，無法作為指導(dǎo)文件應(yīng)用。

3.3 專業(yè)技術(shù)問題

電子會(huì)計(jì)檔案信息的長(zhǎng)期保存，關(guān)鍵是要保證其完整性和安全性，即在保存階段不會(huì)被篡改、竊取，保證在后期應(yīng)用中可以順利讀取。但是現(xiàn)在參與財(cái)務(wù)管理工作的人員，并不具備專業(yè)信息背景，無法高效應(yīng)用各項(xiàng)信息技術(shù)，在對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)以及保存系統(tǒng)進(jìn)行操作時(shí)，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槿藶槭д`加大保存風(fēng)險(xiǎn)。

3 電子會(huì)計(jì)檔案信息管理優(yōu)化措施

3.1 提高人員綜合素質(zhì)

所有保存管理工作的實(shí)施，均需要由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，這樣單位就需要安排專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)精神較高的人員負(fù)責(zé)，降低人為因素對(duì)保存工作的影響。對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其在掌握財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)的同時(shí)，提高信息安全意識(shí)，自主學(xué)習(xí)并掌握信息技術(shù)，提高自身信息處理能力，可以根據(jù)實(shí)際工作要求熟練操作不同電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。同時(shí)，還應(yīng)提高對(duì)電子信息檔案長(zhǎng)期保存工作的重視，應(yīng)用措施來提高檔案保存安全性，并可以根據(jù)實(shí)際需要快速檢索查找所需檔案信息，為單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的展開提供信息支持。

3.2 完善各項(xiàng)規(guī)章制度

要針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存工作要求，制定完善管理制度，對(duì)管理工作的張開提供保障。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作相比，電子會(huì)計(jì)工作中電子憑證長(zhǎng)期保存難度更大，因此必須要有專門的制度對(duì)管理行為進(jìn)行約束，明確管理人員職責(zé)，保證各項(xiàng)管理措施的有效落實(shí)。并通過獎(jiǎng)懲制度的落實(shí)，來提高工作人員主觀能動(dòng)性，互動(dòng)按照要求開展管理作業(yè)。

3.3 優(yōu)化專業(yè)技術(shù)系統(tǒng)

要建立功能完善的系統(tǒng)，并保證各項(xiàng)配套軟硬件的落實(shí)，定期對(duì)操作系統(tǒng)進(jìn)行更新。物理方面要做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)防火、防水、防盜、防震，安排人員對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行不定期巡查，避免外力對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生影響。提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)以及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)運(yùn)行安全性，可以準(zhǔn)確快速的讀取全部資料信息，并輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)財(cái)薄等會(huì)計(jì)資料。另外，還要基于電子檔案信息長(zhǎng)期管理要求，設(shè)置經(jīng)辦、審核、審批等審簽程序，保證檔案信息應(yīng)用完整性。

4 結(jié)束語

綜上所述，社會(huì)在不斷的發(fā)展進(jìn)步中，會(huì)計(jì)檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，不斷完善相關(guān)制度，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，并從實(shí)際上采取有效措施，積極探索會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理模式，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的完整化、規(guī)范化、科學(xué)化，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存問題探討[J].張秋芬.黑龍江科技信息.2016（28）