如何創(chuàng)新信息化時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作

張海霞

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)。利用信息技術(shù)創(chuàng)新學(xué)校的檔案管理工作，不僅能夠減少管理成本，還能夠提升工作效率。然而檔案工作信息化的建設(shè)還不夠成熟，其中尚有一些缺陷和難點(diǎn)，本文將從各個(gè)方面對(duì)創(chuàng)新學(xué)校檔案管理的工作進(jìn)行闡述，希望能給新時(shí)代背景下的學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)一定幫助。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理 創(chuàng)新 信息化

檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，伴隨著信息技術(shù)的普及，檔案管理工作開(kāi)始引入電子介質(zhì)管理，這是時(shí)代發(fā)展的必然。然而隨著信息化管理工作的建設(shè)，一些問(wèn)題也隨之顯現(xiàn)出來(lái)，下面將從學(xué)校檔案信息化管理的內(nèi)容和意義、學(xué)校檔案信息化管理的缺陷及難點(diǎn)、學(xué)校檔案信息化管理的創(chuàng)新方法三個(gè)方面來(lái)談學(xué)校檔案工作的創(chuàng)新。

一、信息化檔案管理的內(nèi)容和意義

信息化檔案管理是指運(yùn)用當(dāng)今時(shí)代的信息技術(shù)，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行歸類、采集、保管以及提供檔案資源提取等服務(wù)，簡(jiǎn)單說(shuō)就是將傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行數(shù)字化。通過(guò)信息化學(xué)校檔案管理，可以更加迅速地存取檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)還方便整合零散的歸檔數(shù)據(jù)。信息化檔案管理相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理減少了許多中間工作，極大地提高了工作效率，在提取和利用檔案資源時(shí)也更加快捷準(zhǔn)確，甚至通過(guò)信息化檔案中的數(shù)據(jù)，還可以迅速準(zhǔn)確地捕捉檔案資源中所涵蓋的信息內(nèi)容。比如通過(guò)對(duì)學(xué)生個(gè)人成績(jī)電子檔案進(jìn)行信息數(shù)據(jù)歸納，可以很容易得到某一個(gè)班或某一屆學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況，通過(guò)這些信息化檔案而得到的直觀數(shù)據(jù)，可以對(duì)某個(gè)時(shí)期的教學(xué)有更加清晰準(zhǔn)確的認(rèn)知，進(jìn)而以此來(lái)對(duì)學(xué)校的教學(xué)進(jìn)行調(diào)整。除此以外，信息化檔案管理還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)資源的共享，大大地減少了一些信息服務(wù)的成本，且能夠更好地服務(wù)于信息使用者。總的說(shuō)來(lái)，信息化學(xué)校的檔案管理工作具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義，隨著社會(huì)文明的進(jìn)步，信息時(shí)代的發(fā)展，將檔案管理工作信息化已經(jīng)成為必然。

二、信息化時(shí)代學(xué)校檔案管理工作中的缺陷

創(chuàng)新信息化時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作是因?yàn)楫?dāng)前的學(xué)校檔案管理工作中還有許多缺陷，故而學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)該主要圍繞彌補(bǔ)當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中的缺陷來(lái)進(jìn)行。那么，在當(dāng)前學(xué)校檔案管理中有哪些缺陷和不足呢，還有哪些可以創(chuàng)新的點(diǎn)呢？

（一）檔案管理人員能力不足

由于信息化時(shí)代的來(lái)臨，社會(huì)的進(jìn)步，一些檔案管理人員所擁有的管理知識(shí)漸漸落后于信息化檔案管理工作的需求。他們對(duì)電子介質(zhì)上的數(shù)據(jù)表達(dá)不甚了解，不會(huì)使用一些辦公軟件，在將傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)化歸檔時(shí)工作效率極低，甚至出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤或混亂的情況，比如在錄入一些統(tǒng)計(jì)圖或者圖表之時(shí)出現(xiàn)工作困難，這些由于檔案管理人員缺乏信息時(shí)代知識(shí)帶來(lái)的問(wèn)題都會(huì)對(duì)檔案管理工作造成嚴(yán)重影響。

（二）檔案數(shù)據(jù)化后帶來(lái)的信息風(fēng)險(xiǎn)

在信息化檔案管理的建設(shè)中，除了信息化檔案數(shù)據(jù)困難的問(wèn)題需要解決外，還有信息化檔案后帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題也需要解決。在學(xué)校檔案數(shù)據(jù)化后，這些檔案信息與其他網(wǎng)絡(luò)信息一樣會(huì)受到來(lái)自網(wǎng)絡(luò)病毒甚至黑客的威脅。網(wǎng)絡(luò)病毒的感染可能導(dǎo)致管理系統(tǒng)癱瘓，里面的數(shù)據(jù)崩潰，黑客入侵改動(dòng)存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)也是巨大的威脅，兩者都會(huì)對(duì)學(xué)校的檔案管理工作造成嚴(yán)重后果。

（三）沒(méi)有健全的管理制度

學(xué)校檔案管理信息化后，往往會(huì)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)共享檔案數(shù)據(jù)，這會(huì)使得檔案信息的取用更加方便快捷，大大提高了工作效率，但同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致取用數(shù)據(jù)的人數(shù)增加。面對(duì)這樣的新情況，如果沒(méi)有健全的管理系統(tǒng)，就會(huì)導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作變得復(fù)雜和混亂，一些數(shù)據(jù)可能會(huì)因此泄露和流失，卻還找不到責(zé)任人。而由于學(xué)校信息化檔案管理的工作大都還處于建設(shè)之中，并沒(méi)有健全的管理制度，往往也沒(méi)有明確的責(zé)任人，故而檔案數(shù)據(jù)的流失和泄露也成了檔案管理工作信息化后亟待解決的問(wèn)題。

（四）檔案管理信息化的深度不夠

另外，由于信息化學(xué)校檔案管理工作的建設(shè)還不夠完善，當(dāng)前學(xué)校檔案工作信息化的深度還不夠。雖然相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作信息化檔案管理工作已經(jīng)取得了巨大的進(jìn)步，但還沒(méi)有徹底達(dá)到信息化學(xué)校檔案管理工作后能夠達(dá)到的真正高度。比如，信息化學(xué)校檔案管理工作還僅僅處在簡(jiǎn)單的信息數(shù)據(jù)管理方面，沒(méi)有將信息化檔案數(shù)據(jù)后帶來(lái)的好處滲透到其他方面，這也是一個(gè)很有價(jià)值值得創(chuàng)新的點(diǎn)。

三、學(xué)校檔案信息化管理的創(chuàng)新方法

針對(duì)上面提到的信息化時(shí)代學(xué)校檔案管理工作中的缺陷，有以下創(chuàng)新方法：首先，需要對(duì)負(fù)責(zé)學(xué)校檔案管理工作人員中一些信息時(shí)代知識(shí)不足的人展開(kāi)培訓(xùn)。只有檔案管理人員擁有足夠的專業(yè)知識(shí)，才能夠真正地將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，才能在當(dāng)今信息化時(shí)代的背景下創(chuàng)新學(xué)校的檔案管理工作。其次，需要采購(gòu)正規(guī)的信息管理系統(tǒng)，以減少傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)化后帶來(lái)的信息風(fēng)險(xiǎn)，為了防止網(wǎng)絡(luò)病毒的侵染和黑客的入侵，在將檔案數(shù)據(jù)接入共享系統(tǒng)之前需要進(jìn)行備份，對(duì)于極其重要的保密檔案則要進(jìn)行系統(tǒng)隔離，加強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)。再次，還要建立健全的信息化檔案管理制度，規(guī)范檔案管理數(shù)據(jù)的取用，明確信息化檔案管理的責(zé)任人，對(duì)于一些重要檔案數(shù)據(jù)的取用，應(yīng)以技術(shù)手段進(jìn)行記錄。最后，在學(xué)校檔案信息化檔案管理的深度上還可以有一定的創(chuàng)新，這樣的創(chuàng)新不拘束于學(xué)校檔案管理本身，例如通過(guò)信息化檔案管理系統(tǒng)將學(xué)生的考試成績(jī)直接以微信的方式及時(shí)反饋給學(xué)生，或者及時(shí)提醒學(xué)生選課，簡(jiǎn)單說(shuō)就是將信息化的檔案管理系統(tǒng)與其他信息平臺(tái)對(duì)接，徹底發(fā)掘?qū)W校檔案信息化管理后帶來(lái)的好處，通過(guò)這樣的手段，可以使學(xué)校的檔案管理工作緊跟信息化時(shí)代的步伐。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)代的前進(jìn)，信息化技術(shù)的普及，學(xué)校的檔案管理工作也需要緊跟時(shí)代步伐進(jìn)行創(chuàng)新，這實(shí)際上是一個(gè)還處在建設(shè)之中的新領(lǐng)域。故而，在創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作的過(guò)程中，需要從多角度全面考慮。既要著眼信息化檔案管理后帶來(lái)的好處而積極改革創(chuàng)新，也要看到信息化檔案管理中存在的缺陷，并立足實(shí)際去解決那些新產(chǎn)生的問(wèn)題，同時(shí)再充分開(kāi)發(fā)信息化檔案管理帶來(lái)的好處。做到了以上幾點(diǎn)，學(xué)校的檔案管理工作才能在新時(shí)代的背景下不斷創(chuàng)新，充滿活力，緊跟時(shí)代的步伐，順利揚(yáng)帆前行。

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