談計算機在期刊管理中的應用

袁雪萍

摘 要：隨著計算機技術的發(fā)展，相關技術已經應用到很多行業(yè)，并且在期刊管理中也及時更新著管理理念，本文對計算機在期刊管理中的系統(tǒng)開發(fā)以及具體實踐進行分析，希望能夠更好地利用計算機技術將期刊管理的質量提高，同時也希望為相關工作者的研究提供借鑒。

關鍵詞：期刊工作；計算機技術；期刊管理；開發(fā)

期刊相對于書籍或者是報紙有其獨特的特點，首先因為期刊的篇幅較短，而且在知識上具有較強的新穎性，因此其主要特點就是出版周期短，而且影響范圍大，其次就是因為期刊具有一定的實效性，因此得到了很多讀者的喜愛，成為目前讀者們搜集信息的主要渠道。同時期刊作為圖書館的一部分，其收集管理工作也相當重要。當前世界上的期刊種類已經有幾十萬種，正是因為期刊的種類繁雜，數量繁多，因此對于其訂購、整理等問題就需要建立一個高效的管理系統(tǒng)，這需要得到期刊管理工作者的重視。

近些今年隨著計算機技術的快速發(fā)展，很多先進的技術都被應用到了圖書管理，而且正是由于計算機技術加入到了期刊管理中，使得相關工作發(fā)生了實質性的變化，不僅是在工作效率上還是工作質量上都有所提高。我國在上世紀七十年代就意識到計算機技術的重要性，因此將之引入到數據庫管理當中，當時最早建立了中文文獻庫。進入八十年代后，我國的數據庫已經繁衍到280種，再加上計算機技術的普及，很多機檢技術也隨之更新，使得國內的高校、國家機關的等地建立了較為廣泛圖書館信息網絡，并且通過整個網絡將圖書館的資源進行共享。因此在當時手工管理圖書館資源的年代引入計算機技術有著積極的現實意義。

在我國圖書館資源的管理過程中，將計算機引用到期刊管理工作主要有兩種方式。第一種就是購置性能符合要求的計算機，然后將期刊的等相關資源錄入計算機內，再通過計算機技術對相關資源進行高效的管理，然后將信息資源進行整合，從而實現期刊管理一體化。另一中方式就是先將管理數據標準化，再根據數據來擬定相應的軟件，從而購置相應的計算機更好地滿足要求。通過后者就可以在購入計算機后迅速將之投入工作，從而將期刊管理的效率最大化。目前對于計算機購置的方式主要都是第一種，雖然這種工作自動化程度高，但是規(guī)模較大，需要投入相對較多的資金，這也是其存在的主要缺陷。第二種方法是根據圖書館的資源以及資金能力，從而更好地調試、安裝軟件，不僅靈活、快捷，而且對資金的要求較少。

在引進管理計算機時就應該需要專業(yè)的人才來進行，他們既需要熟悉期刊管理相關的業(yè)務，也需要具備一定的計算機軟件開發(fā)能力，從而更好地提高期刊管理質量。在進行期刊管理的軟件編程時，需要提前將管理工作做出一個規(guī)劃，并且內容要詳盡，根據這些內容編制成的軟件才具有一定的工作效率。在對期刊管理軟件的變成上需要注意以下幾點。

（1）數據采集。

這是在建立管理系統(tǒng)時規(guī)模最大的一個步驟，并且也相當重要。對于期刊工作人員來說，需要主要將館藏的所有期刊進行分類，并且將期刊的名稱、編碼、郵發(fā)代號以及價格等內容都錄入計算機內，確保這些基本信息數字化，從而建立一個較為完備的期刊館藏數據庫。工作中要認真負責，工作人員要具有責任心，否則很小的失誤將會引起不可預料的后果。這項工作的規(guī)模較大，需要對數據進行錄入、修改以及刪除等，因此一定要做好這項基本工作。

（2）期刊采購。

對于期刊的采購，主要就包括期刊的預定、采購訂單打印以及采購內容匯總等。在完成上述工作后，往常的期刊采購工作就可以在已經建立好的數據庫的技術上實現對數據內容的修改或者是刪除。要能夠將采購訂單的軟件打印出來，并且能夠對采購的總體內容有一個統(tǒng)計、規(guī)劃。

（3）期刊登記。

期刊登記包括對期刊預采購的登記以及期刊采購登記，這包括驗收、加工、館藏統(tǒng)計以及期刊打印等方面，對于這個工作過程的要求較高。每當有新的期刊到貨，就需要在上架前對架號登記，對期刊數據庫中的館藏、以及數量財產等進行統(tǒng)計，這樣對于整個期刊才有較為規(guī)模的管理，在最終統(tǒng)計或者是驗收時就能夠通過計算機將相關信息調出來，從而更好地完成裝訂加工等工作。

（4）期刊流通。

在功能上還要包括期刊的外借、歸還以及查詢等錄入工作，這也就是期刊的流通管理。其中主要就是針對一些過期的期刊以及期刊的流通進行應用，從而在對外借、歸還的期刊進行精確的統(tǒng)計，對讀者借閱的信息進行分析，才能制定更好地目標。再根據一定的反饋來提高期刊管理的讀者服務。

（5）后期維護

在軟件的編程時不僅要考慮到對工作效率的提高，還需要設計一定的接口方便與日后的維護。其中主要包括口令維護、數據庫備份以及庫重新索引等功能。這不僅保證能夠及時地對期刊管理系統(tǒng)進行維護，還能更好地保證相關軟件的安全性，提高期刊管理工作的質量。

通過建立有效地期刊管理系統(tǒng)，才能更好地提高管理質量，并且將相關工作簡單化。以上系統(tǒng)在進行期刊管理時主要具備以下的特點。

①應該在資金支持的條件下，對現刊部和過刊部都配置屬于自己的計算機管理系統(tǒng)，這樣才能做到期刊管理的高效化，不同的部門就可以在自己的計算機上對期刊進行登記、管理等工作，并且將相關信息進行登記、打印，這樣可以在解放人力的基礎上提高工作的效率，而且其將打印的目錄更加美觀、簡單，符合用戶的需求。在現刊和過刊進行交接就可以通過二者系統(tǒng)的檢索、驗收等工作來減少工作繁瑣的手續(xù)，而且能大大提高管理工作的安全性。

②傳統(tǒng)的期刊采購都是通過人工記錄的方法，在通過復印來進行登記，這種工作不僅耗費大量的人力，還有可能會出現差錯，因此使用計算機來管理期刊系統(tǒng)，就可以在節(jié)省資金的基礎上更準確地進行核對等工作。對于數據庫中原本就含有的期刊可以選擇性訂購，防止出現資源浪費等現象。而對于新出版的期刊，就可以將相關信息存儲到數據庫中，這樣在保證訂購新的期刊的基礎上實現了對原有數據的更新。這種計算機管理方式在很大程度上解放了人力，使采購工作簡單化。

③在對期刊進行登記、查閱時，計算機管理系統(tǒng)就可以將相關工作簡單化。可以通過模糊檢索，或者是期刊名稱、編碼以及郵發(fā)代號進行檢索，方便人們對信息資源的查詢。因此對于期刊的登記要求就更高，需要將錄入工作標準化，從而更好地實現統(tǒng)一搜索。

總之通過在期刊管理工作中引入計算機技術，是科學技術不斷發(fā)展的必然趨勢。當前國內的很多圖書館不僅是在意識上還是在行動上都較為積極，及時地引進工作人員與先進的計算機管理系統(tǒng)，再配備較為完善的期刊管理軟件，將管理工作高效化。因此要能夠加大對于計算機管理系統(tǒng)的投入，從而讓其更好地順應時代的發(fā)展，為期刊管理工作做出積極的貢獻。

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