關(guān)于電子檔案的整理與保護(hù)分析

莫佩玲

摘 要：隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案的整理與保護(hù)發(fā)生極大變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存變?yōu)楝F(xiàn)如今的電子方式保存，并產(chǎn)生眾多保存形式。為了更好的適應(yīng)發(fā)展變化，檔案管理人員必須與時俱進(jìn)，只有摒棄傳統(tǒng)觀念，加強技術(shù)創(chuàng)新，才能使電子檔案的整理保存工作取得長足進(jìn)步。本文通過對電子檔案的相關(guān)分析，對整理與保護(hù)工作提出建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案；整理；保護(hù)

近年來計算機技術(shù)被廣泛應(yīng)用，人們正朝著數(shù)字化時代大步前進(jìn)，愈來愈多的高新技術(shù)出現(xiàn)，使得人們的生活變得方便。對于檔案管理部門而言，電子技術(shù)的產(chǎn)生極大改善了檔案的整理與保護(hù)方式，提高了部門人員的工作效率。然而其中也存在諸多負(fù)面問題，因此相關(guān)部門必須采取相關(guān)技術(shù)手段，加強對電子檔案的管理。

1 電子檔案相關(guān)概述

電子檔案即是指通過計算機、電子磁盤及光盤等電子設(shè)備記錄而成的檔案內(nèi)容，其載體與紙質(zhì)檔案載體相對應(yīng)，以案卷為單位。虛擬檔案即是將文字檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樽止?jié)保存與計算機等電子設(shè)備中，便于用戶通過大屏幕進(jìn)行查閱。隨著信息化的而不斷發(fā)展，若仍然采用紙質(zhì)檔案的管理方式，必然會與社會發(fā)展脫節(jié)，不利于檔案的保存，因此在實際的檔案整理與保存工作中，必須通過相關(guān)技術(shù)手段加強管理，運用科學(xué)合理的方式提高電子檔案的管理水平。

2 電子檔案的整理

電子檔案的形式多種多樣，電子檔案的歸檔類型主要包括磁盤、磁帶等。因此為更好的進(jìn)行電子檔案管理工作，必須對電子檔案的類型有深刻認(rèn)識。主要包括以下幾種類型：

2.1 文書電子檔案的整理

第一，內(nèi)部文件。多數(shù)情況下，檔案管理者進(jìn)行內(nèi)部文件整理與保存時，首次必須按照檔案的保管期限進(jìn)行組盤，并且需要對保存期限不同的檔案進(jìn)行定期復(fù)制，避免因為電子設(shè)備的損壞而導(dǎo)致檔案信息無法讀取，以延長檔案的保存壽命。其次對檔案進(jìn)行分類，將同一部門的檔案進(jìn)行同一保存，在節(jié)省保存空間的同時，也便于部門管理者進(jìn)行查閱。除此之外對于易保存的檔案需統(tǒng)一進(jìn)行命名，建立文件目錄，便于日后的查找。

第二，外部文件。對于外來文件的處理，首先文書室需將其進(jìn)行電子掃描，之后將得到的電子影像傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中，進(jìn)行后續(xù)的批辦、公文傳遞等工作。普通的電子文件由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行操作管理，而較為特殊的電子檔案則需通過承辦部門統(tǒng)一管理，根據(jù)相關(guān)文件的重要程度來確定保管的時間與級別，并傳輸給檔案管理部門，經(jīng)過管理人員的仔細(xì)審查后標(biāo)出相應(yīng)管理信息，最終放置的檔案庫中進(jìn)行保存。

2.2 科技電子文件歸檔

科技電子的種類較為繁多，對于傳統(tǒng)方式而言，其整理保存工作具有相當(dāng)大的難度性，同時工作效率低下。而隨著技術(shù)手段的不斷發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理人員可通過對不同檔案進(jìn)行快速分類，按照項目類型進(jìn)行統(tǒng)一保存。

第一，設(shè)備檔案。由于受到空間距離的限制，外商在向國內(nèi)企業(yè)進(jìn)行設(shè)備說明時，通常將資料及圖紙運用電子的方式發(fā)送給國內(nèi)的企業(yè)，并且國內(nèi)設(shè)計院的產(chǎn)品也逐漸面向CAD發(fā)展，因此，在購置設(shè)備時必須的合同條款中提出明確的電子文件的要求。

第二，基建檔案。由于基建檔案全部由計算機打印，因此檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理操作時，將紙質(zhì)內(nèi)容掃描后，必須將檔案的圖號與卷號進(jìn)行連接，以便于日后一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接中斷，仍可以滿足與用戶的查找，避免出現(xiàn)等待的情況。

第三，會計電子文件整理。會計主要管理的工作為工資條與賬簿。首先，對于工資條，其數(shù)據(jù)主要以電子光盤形式保存，附有紙質(zhì)的工資匯總表，包括單名稱、人數(shù)以及工資明細(xì)等，同時必須附加移交清單，作為財務(wù)部門與檔案管理部門交接的憑證，便于保存與查詢。其次，對與賬簿，傳統(tǒng)的記錄方式采用人為記錄，勢必產(chǎn)生一定的錯誤性，并且會縮短賬簿的保存時間。而通過手段的革新，現(xiàn)代會計賬簿已被錄入至電腦中，工作人員所能見到的知識其計算機打印件，即便進(jìn)行了篡改，仍然可通過原紀(jì)錄進(jìn)行查詢。在進(jìn)行賬簿管存是需使用賬簿交接表，將信息完善便于日后查閱。

3 電子檔案的保護(hù)

由于電子檔案多采用脫機形式進(jìn)行保存，因此在實際的電子檔案整理與保存工作中必須加大對軟磁盤或光盤的保護(hù)力度，確保信息可被有效讀取。然而由于電子磁盤在保存時易受到諸多因素的不利影響，因此必須做好相關(guān)保護(hù)工作以延長電子檔案的保存壽命。

3.1 對軟磁盤的保護(hù)

第一，規(guī)范管理條件。由于軟磁盤較易受到空氣中不良物質(zhì)的影響而出現(xiàn)損壞，因此檔案管理部門在進(jìn)行電子檔案的保存時，必須建立與完善相關(guān)的條件，將軟磁盤放置于溫度與濕度適合的環(huán)境中，以免受到外界因素的影響。

第二，加強對加密盤管理。為避免未授權(quán)限人員的查閱，通常在進(jìn)行電子檔案管理時會對軟磁盤進(jìn)行加密管理或隱藏文件名。然而隨著時間的流逝，檔案管理人員會出現(xiàn)遺忘現(xiàn)象，忘記密碼與文件名，導(dǎo)致無法對磁盤進(jìn)行數(shù)據(jù)解讀，影響相關(guān)人員的使用。為此，在進(jìn)行檔案保存時，需設(shè)置文件名可見，在將文件進(jìn)行歸檔保存。

第三，加強對軟件質(zhì)量把關(guān)。若需確保電子檔案能夠長期進(jìn)行保存且不損壞，在進(jìn)行軟磁盤購買時必須加大對軟磁盤的質(zhì)量檢驗，對于優(yōu)質(zhì)的軟磁盤而言，其保存壽命將超過十年，且保證數(shù)據(jù)的完整性，而劣質(zhì)軟磁盤對于數(shù)據(jù)的保存最多只可支撐一年之久，且無法確保數(shù)據(jù)的完好性，從而嚴(yán)重影響管理人員的正常使用。

第四，加強對病毒的防范。計算機病毒四處橫行，只要是對計算機加以使用，必然會增加中病毒的風(fēng)險，因此，若需保護(hù)軟磁盤不收計算機病毒的影響，保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性，相關(guān)管理人員必須定期對計算機進(jìn)行清理，運用展業(yè)的殺毒軟件確保病毒的徹底清除，確保軟磁盤時刻處于安全環(huán)境。

3.2 對光盤的保護(hù)

不論是何種電子設(shè)備具有其相應(yīng)的使用壽命，若頻繁使用，必然加快其損壞進(jìn)程，且將光盤置于空氣中時極易受到各種因素影響，因此必須適當(dāng)減少使用次數(shù)，進(jìn)行合理的保存。

第一，規(guī)范使用時間。由于激光光能的穩(wěn)定性與光盤的使用時間呈正相關(guān)，因此光盤的使用時間過長會對光盤造成嚴(yán)重?fù)p害。為此使用者必須規(guī)范光盤的使用時間，減少光盤的受損害度，延長光盤的保存壽命。

第二，保證好空氣的溫度與濕度。若空氣的濕度過大，勢必會產(chǎn)生大量水氣，落至于光盤之上，則會出現(xiàn)嚴(yán)重的印記；同時若出現(xiàn)較高或較低的溫度，極易使光盤出現(xiàn)氧化甚至變形。上述兩點因素會導(dǎo)致出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞而無法正使用。

第三，做好避光工作。由于磁盤的材質(zhì)多為塑料，因此在長時間的光照下極易出現(xiàn)老化情況，因此為保證磁盤的完好性應(yīng)避免使其陽光照射。

3.3 對工作人員的管理

一切的電子設(shè)備最終需要人進(jìn)行操作，即便對相關(guān)電子設(shè)備進(jìn)行保護(hù)，然而一旦出現(xiàn)人為操作失誤，也必然會造成檔案的損失。因此必須加強對人員的管理。首先，加強對工作人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。諸多檔案部門的管理層中仍然存在年齡較大之人，受生活時代的局限，較難接受新技術(shù)，仍然采用傳統(tǒng)的舊方式，對工作造成一定的不良影響。為此必須加強對此類人的技能培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代技術(shù)手段，運用新技術(shù)進(jìn)行檔案的管理工作，既保證檔案的安全又提高工作效率。其次，完善相應(yīng)管理制度。對于目前的檔案管理工作而言，及時相關(guān)部門三令五申，若能夠存在諸多違規(guī)操作，原因正是由于制度的缺失。因此，國家相關(guān)部門必須加強對制度的建設(shè)力度，完善相關(guān)機制，對違規(guī)操作進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

4 結(jié)束語

隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案的整理與保存提供了極大便利性，不僅提高了保護(hù)的安全程度，更提高了檔案管理人員的工作效率。然而我們也必須清楚的明確電子檔案管理中的相關(guān)問題，通過相應(yīng)的解決辦法對電子檔案的保存工作進(jìn)行管理。

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