關(guān)于交通運(yùn)輸檔案信息化建設(shè)的研究

王者興

摘 要：交通運(yùn)輸檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作的必然模式，本文在這一背景下，首先分析了信息化建設(shè)對(duì)交通運(yùn)輸檔案管理工作的積極作用，進(jìn)而對(duì)信息化建設(shè)存在的問(wèn)題進(jìn)行了研究，最后提出了相應(yīng)的實(shí)現(xiàn)和加強(qiáng)交通運(yùn)輸檔案管理信息化建設(shè)的方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；交通運(yùn)輸；方法

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)滲透到了各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活當(dāng)中，給人們的生活工作帶來(lái)了極大的便利。檔案管理工作一向較為繁雜，同樣可以借助信息技術(shù)化繁為簡(jiǎn)，提高檔案管理工作的效率。

1 交通運(yùn)輸檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的好處

交通運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)，簡(jiǎn)單來(lái)講，就是將以往的紙質(zhì)和歸檔保存的交通運(yùn)輸檔案實(shí)體，通過(guò)信息技術(shù)和相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，進(jìn)行數(shù)字化，并將其按照相應(yīng)的系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)建成一個(gè)檔案信息庫(kù)。

交通運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作有著以下幾個(gè)方面的好處：

1.1 有助于加強(qiáng)對(duì)檔案文件和信息的有效管理

交通運(yùn)輸檔案中包含了各種道路工程方面的資料檔案，這部分檔案相較于其他檔案，無(wú)論是數(shù)量和內(nèi)容上都較為復(fù)雜，整理、歸檔和調(diào)用時(shí)都比較麻煩。通過(guò)信息化和現(xiàn)代化的手段，可以將各項(xiàng)資料在建立過(guò)程中提前錄入，直接納入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理，有利于這部分檔案的靈活和有效管理和妥善保管，省去了大量的時(shí)間和精力。

1.2 可以解決查閱和借閱帶來(lái)的不便問(wèn)題

原來(lái)的交通運(yùn)輸相關(guān)檔案基本上都是紙質(zhì)的形態(tài)，長(zhǎng)期積累下數(shù)量較多，占據(jù)空間較大，一旦遇到需要查閱以前檔案的時(shí)候，就會(huì)非常不方便，特別是在相關(guān)單位需要借閱查看的時(shí)候，一方面借閱者對(duì)檔案的保護(hù)程度和借閱時(shí)長(zhǎng)，另一方面出現(xiàn)同一文件多方查閱的情況，就會(huì)非常麻煩。而進(jìn)行信息化建設(shè)后，查閱和借閱都可以通過(guò)電子平臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)，而且也能夠解決了遠(yuǎn)距離借閱和多方重復(fù)借閱的問(wèn)題，大大降低了檔案管理的難度。

1.3 有利于檔案管理服務(wù)水平，與時(shí)代接軌

交通運(yùn)輸領(lǐng)域的檔案管理工作帶有一定的服務(wù)性質(zhì)，想要提高檔案管理的服務(wù)水平，就需要對(duì)檔案管理方式加以改變，檔案管理的信息化建設(shè)，是在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的條件下順勢(shì)而生的，信息化的管理模式，能夠使交通運(yùn)輸檔案管理工作與時(shí)代接軌，順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展，對(duì)以后的交通運(yùn)輸工作也有著積極的意義。

2 檔案管理的信息化建設(shè)遇到的問(wèn)題

交通運(yùn)輸檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，在實(shí)施過(guò)程當(dāng)中，由于各單位情況不同，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，仍然處于不成熟的階段，因此也會(huì)遇到一些問(wèn)題。

首先，檔案管理人員缺乏信息化相關(guān)的知識(shí)和技能。雖然管理模式進(jìn)行了變更，但是檔案管理人員一般不會(huì)進(jìn)行調(diào)整，很多管理人員一方面對(duì)信息化不熟悉，在使用過(guò)程當(dāng)中存在問(wèn)題，另一方面有些管理人員學(xué)習(xí)能力有限或者是思想上轉(zhuǎn)變不過(guò)來(lái)，在檔案管理上仍然傾向于原有的管理模式。檔案管理人員的不專業(yè)，就導(dǎo)致了檔案管理的信息化建設(shè)的推廣以及使用價(jià)值受到局限。

其次，目前交通運(yùn)輸行業(yè)雖然有了信息化建設(shè)的意識(shí)，但是在具體建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)上，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，都是依照個(gè)人單位的理解去設(shè)置，這種情況不利于信息資源平臺(tái)的搭建，在各部門(mén)之間的資源共享上不能到位。

并且，有些單位在檔案管理的信息化建設(shè)中缺少相應(yīng)的硬件設(shè)施。數(shù)字化的檔案在使用管理當(dāng)中，依賴于各種設(shè)備，如磁介質(zhì)存儲(chǔ)設(shè)備、掃描儀等，但是有些單位為了節(jié)省投入，在設(shè)備項(xiàng)目或者數(shù)量上投入不夠，也就導(dǎo)致了信息化建設(shè)的實(shí)用性受到限制，不利于檔案管理工作的信息化進(jìn)程的推進(jìn)。

3 實(shí)現(xiàn)和加強(qiáng)交通運(yùn)輸檔案信息化建設(shè)的方法

3.1 建立和健全檔案信息化的系統(tǒng)和機(jī)制

檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，必定需要信息系統(tǒng)的支持，因此需要建立一個(gè)涵蓋了交通運(yùn)輸部門(mén)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)的檔案信息系統(tǒng)和平臺(tái)，真正能夠?qū)?shù)字化的檔案納入到檔案管理工作中，同時(shí)也為信息的查閱和分享提供了可能；同時(shí)在信息系統(tǒng)的技術(shù)上，不可能完全依靠檔案管理人員來(lái)完成，因此需要檔案管理人員和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行結(jié)合，形成一個(gè)相互交流和互助的平臺(tái)系統(tǒng)；檔案管理一旦涉及網(wǎng)絡(luò)必然會(huì)出現(xiàn)安全方面的問(wèn)題。因此必須要建立一個(gè)安全機(jī)制，加以網(wǎng)絡(luò)信息保護(hù)，使檔案資料的傳輸和共享過(guò)程中，降低泄露和被竊取的危險(xiǎn)。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)化

要想交通運(yùn)輸檔案的信息化建設(shè)能夠發(fā)揮其該有的作用，需要檔案管理人員具備相關(guān)的系統(tǒng)管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)技能、各種系統(tǒng)軟件的使用等技能，并且還需要一定的信息化意識(shí)，盡量安排在業(yè)務(wù)素質(zhì)上比較高的人員負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)下檔案管理工作，拒絕單位內(nèi)部兼職檔案管理，只有提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和意識(shí)，采用高素質(zhì)的檔案管理人才，才能夠加強(qiáng)和推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)和實(shí)施中的作用有效發(fā)揮。

3.3 完善交通運(yùn)輸檔案信息化硬件建設(shè)

想要打造健全且有效的信息化系統(tǒng)，必須要有完整的配套硬件設(shè)備，雖然整體再投入上花費(fèi)較高，但是信息化在投入使用后，給檔案管理帶來(lái)較大的便利、也有助于管理工作效率的提升，并且也在一定程度上節(jié)約了以前傳統(tǒng)管理方式帶來(lái)的人力物力成本，也能夠降低了檔案管理中存在的檔案保管風(fēng)險(xiǎn)，因此對(duì)信息化硬件的花費(fèi)明顯是比較值得的。

4 結(jié)束語(yǔ)

交通運(yùn)輸部門(mén)的檔案項(xiàng)目繁雜，且較為重要，因此對(duì)檔案管理工作的要求也較高。對(duì)其檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，一方面是順應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，同時(shí)更是為提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)交通運(yùn)輸工作的發(fā)展的重要手段。本文對(duì)其信息化建設(shè)的作用、問(wèn)題和建設(shè)以加強(qiáng)途徑進(jìn)行了分析和論述，希望能夠?yàn)榻煌ㄟ\(yùn)輸部門(mén)在今后的檔案信息化建設(shè)工作提供一定的理論支持。

參考文獻(xiàn)

[1]林永貴. 關(guān)于交通運(yùn)輸管理信息化建設(shè)的若干思考[J]. 科技展望，2017，（05）：14.

[2]周祖才. 交通科技項(xiàng)目檔案信息化管理研究[J]. 無(wú)線互聯(lián)科技，2017，（01）：117-119.

[3]張臘琴. 公路工程檔案規(guī)范管理淺析[J]. 黑龍江檔案，2014，（06）：119.

[4]李連梅. 交通運(yùn)輸部門(mén)人事檔案管理的信息化建設(shè)探析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012，（15）：132-133.

[5]李長(zhǎng)河. 檔案信息化建設(shè)有助于提升交通運(yùn)輸管理工作效率[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2011，（02）：28.