新形式下檔案數(shù)字化建設(shè)若干問(wèn)題的思考

摘 要：2015年國(guó)家提出“互聯(lián)網(wǎng)+”概念，檔案管理工作步入了數(shù)字化時(shí)代，利用現(xiàn)代化技術(shù)有效管理各種信息資源，檔案數(shù)字化建設(shè)普及推廣已成為當(dāng)務(wù)之急。本人結(jié)合工作實(shí)際，就檔案數(shù)字化建設(shè)做幾點(diǎn)淺顯的探討。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；建設(shè)

1 我國(guó)檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀

國(guó)外早在20世紀(jì)80年代就開(kāi)始了檔案材料的數(shù)字化處理，我國(guó)開(kāi)始于20世紀(jì)90年代末。目前，我國(guó)檔案信息化管理正處于快速發(fā)展時(shí)期，全國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館大都進(jìn)行過(guò)至少一次的全館檔案信息的數(shù)字化，但是效果卻不盡如人意。

2 存在的主要問(wèn)題

1、理解認(rèn)識(shí)達(dá)不到一定的高度

許多人認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有實(shí)質(zhì)上的意義，它只是保管一類(lèi)的工作，沒(méi)有過(guò)多的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，在需要的時(shí)候能查詢的到相關(guān)資料就行，對(duì)檔案管理不關(guān)心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性。

2、檔案管理工作方式單一滯后

在檔案管理工作中，很多單位、部門(mén)的管理都沒(méi)有一套完整而獨(dú)立的檔案管理軟件，都還是依靠人工完成，效率比較低。在錄入上，有時(shí)為了趕進(jìn)度只是錄入了最基本的信息或只機(jī)械地將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化采集，這種情況很容易導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)不完整，造成檔案歸檔不及時(shí)，檔案漏掃、資料遺漏等問(wèn)題，從而不能有效利用。

3、缺乏檔案數(shù)字化方面人才

我國(guó)的檔案管理工作有著專(zhuān)業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)，需要專(zhuān)職人員去保管，但往往在實(shí)際操作中，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這方面的管理工作不是太重視，很少去培養(yǎng)這樣一個(gè)專(zhuān)業(yè)人才，很多單位保管這些資料的人員還兼職著其他的工作。一旦出現(xiàn)檔案問(wèn)題，管理人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和能力對(duì)問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的處理，無(wú)法充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，致使檔案工作還停留在原始、粗放的工作層面，絲毫沒(méi)有技術(shù)含量可言。

4、資源結(jié)構(gòu)不合理

在檔案信息化建設(shè)中，數(shù)字資源短缺且資源結(jié)構(gòu)不合理的問(wèn)題相當(dāng)嚴(yán)重，受紙質(zhì)版檔案的限制，數(shù)字檔案資源及其結(jié)構(gòu)亟待豐富、優(yōu)化，如不及時(shí)解決該問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量及進(jìn)程帶來(lái)負(fù)面影響。

5、注重?cái)?shù)據(jù)的存儲(chǔ)與維護(hù)問(wèn)題，確保電子文件真實(shí)性與安全性

檔案管理信息化建設(shè)需做好其安全防范工作，對(duì)系統(tǒng)管理進(jìn)行重點(diǎn)維護(hù)，最大程度上保障數(shù)據(jù)信息安全，確保檔案信息資源的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和有效性。由于信息化檔案管理存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因此對(duì)于保護(hù)手段的要求較高，管理者需重點(diǎn)做好安全防范工作，比如可定期進(jìn)行殺毒，安裝防火墻進(jìn)行預(yù)防等，確保電子檔案安全可靠。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考與建議

1、加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，加強(qiáng)人員隊(duì)伍的建設(shè)

傳統(tǒng)檔案管理容易將工作重點(diǎn)集中于檔案保存、檢索與使用中，沒(méi)能充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來(lái)的快捷，所以檔案的數(shù)字化建設(shè)是目前工作的重要任務(wù)，檔案管理工作人員要及時(shí)的錄入人員的信息，做到實(shí)時(shí)更新，不斷提高檔案信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性，這就需要提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好材料的歸檔、保存、傳閱等工作。

2、強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度

第一、關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入資金和精力配置設(shè)備，彌補(bǔ)數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足帶來(lái)的一系列問(wèn)題，培養(yǎng)專(zhuān)職人員，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃；

第二、單位分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，及時(shí)解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題，從而提高檔案的現(xiàn)代化管理工作。

第三、檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)做好頂層設(shè)計(jì)。為讓檔案數(shù)字化建設(shè)在各部門(mén)得到切實(shí)推廣，筆者認(rèn)為各部門(mén)應(yīng)立足實(shí)際做好檔案數(shù)字化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)，避免貪大求全。

具體可從以下幾點(diǎn)著手：1、注重檔案數(shù)字化系統(tǒng)用戶操作的實(shí)用性，簡(jiǎn)易性；2、規(guī)范檔案數(shù)字化操作流程，檔案數(shù)字化工作中，“補(bǔ)掃”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給該項(xiàng)工作造成重大壓力，應(yīng)根據(jù)實(shí)際，切實(shí)制定一整套規(guī)范化的操作流程，避免漏掃等情況的發(fā)生。

第四、要大力加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理人才培養(yǎng)。廣大基層事業(yè)單位人員普遍年齡偏大，學(xué)歷偏低，專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，計(jì)算機(jī)操作水平一般。檔案從業(yè)人員已經(jīng)不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)需要，應(yīng)著力培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的管理型和技術(shù)型人才。

第五、應(yīng)積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視與支持。只有得到領(lǐng)導(dǎo)高度重視，才能在人、財(cái)、物等多方面得以充分保障，才能讓檔案數(shù)字化工作得以有效落實(shí)。如果各職能部門(mén)都能通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查閱或利用所需要的電子文檔原文信息，而不再受檔案原文不能共享的限制，不僅有效地保護(hù)檔案實(shí)體的安全，而且還能提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4 檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)

對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，往往檔案管理工作的對(duì)象均是數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜，并且關(guān)系到單位方方面面。如若離開(kāi)了信息化技術(shù)，單靠人力來(lái)進(jìn)行整理與分析，無(wú)疑檔案的整理與存檔均是一項(xiàng)龐大的工程，然而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是用傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時(shí)，就要拆卷，有要對(duì)卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫(xiě)，重新編號(hào)、重新裝訂，而利用計(jì)算機(jī)立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時(shí)，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了；二是人工立卷歸檔時(shí)，經(jīng)常需要對(duì)文件進(jìn)行接邊的切邊，稍不留神，就會(huì)破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字，而使用計(jì)算機(jī)立卷歸檔，不僅降低了檔案工作人員的工作量還提高了工作效率和工作質(zhì)量，既能完整地保存文件的全貌，又能按時(shí)完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來(lái)，集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案是人類(lèi)在社會(huì)生活實(shí)踐中逐漸形成的認(rèn)識(shí)和改造世界的一種歷史記錄，是最基礎(chǔ)的社會(huì)信息資源。它客觀地記錄了人們?cè)谡?、?jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等各個(gè)方面的歷史發(fā)展過(guò)程，匯集著豐富的、大量的各方面的知識(shí)。數(shù)字化檔案管理是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，隨著信息時(shí)代的到來(lái)及信息技術(shù)的全面發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理走向數(shù)字化發(fā)展道路是必然選擇，然而檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一蹴而就，也不能只是更新設(shè)備，而要憑借長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光、合理的規(guī)劃、在工作中需要立足實(shí)際、講求實(shí)效、分步實(shí)施，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視與支持及可行的方案有效地解決問(wèn)題，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位要不斷探究和創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理策略，通過(guò)優(yōu)化系統(tǒng)性等策略確保數(shù)字化檔案管理的持續(xù)性發(fā)展，以創(chuàng)新開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)思維，把大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)資源、創(chuàng)新思維、技術(shù)革新運(yùn)用到檔案管理中去，以最大的方式更好地為國(guó)守史，為黨管檔，為民服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

朱婧，女，湖北丹江口市，湖北省丹江口市農(nóng)村公路管理局工作，研究方向：檔案管理。