聲像檔案管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)對(duì)策

王月蓮

摘 要：聲像檔案是檔案信息的重要記錄載體，具有便于攜帶、內(nèi)容豐富、形象生動(dòng)、表現(xiàn)形式多樣化等諸多特點(diǎn)，是檔案資源的重要組成。在當(dāng)前的信息時(shí)代，聲像檔案類型越來(lái)越豐富，所發(fā)揮的作用也越來(lái)越大，利用率日漸提高。為有效加強(qiáng)聲像檔案的管理和利用，本文探討了聲像檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策。希望本文的研究能為相關(guān)檔案管理人員提供有益參考和借鑒，共同助力檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；管理問(wèn)題；改進(jìn)對(duì)策

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們?cè)桨l(fā)習(xí)慣于通過(guò)各類聲像設(shè)備來(lái)記錄社會(huì)事件及科教文衛(wèi)等各領(lǐng)域的活動(dòng)，由此形成了極具保存和利用價(jià)值的聲像檔案。這類檔案以影音、視頻、音頻、微縮膠片等資料為主，是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的有效補(bǔ)充，能夠客觀真實(shí)地反映歷史事件，具有很高的社會(huì)價(jià)值和歷史價(jià)值。因此，加強(qiáng)聲像檔案管理意義重大。

1 聲像檔案概述

聲像檔案是個(gè)人、組織和國(guó)家在社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中，將具備利用和保管價(jià)值的影片、視頻、音頻、照片等資源進(jìn)行科學(xué)歸檔管理所形成的新型檔案，是以不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說(shuō)明而形成的歷史記錄。聲像檔案與紙質(zhì)檔案具有很大的不同，現(xiàn)對(duì)其特點(diǎn)分析如下：

第一，直觀的形象性。聲像檔案中的音頻、視頻、照片等，皆是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況的客觀拍攝或錄制，因而其材料信息具有可視性，能直觀形象地呈現(xiàn)于人前。

第二，收集、保管之特殊性。聲像檔案多由磁性材料或感光材料制作而成，與紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案對(duì)環(huán)境的要求更高，不僅要求環(huán)境保持合理的溫度和濕度，還對(duì)光照、磁場(chǎng)等有一定要求，因而對(duì)其的收集及保管需特殊對(duì)待。

第三，是其他載體檔案資源的有效補(bǔ)充。聲像檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的有效補(bǔ)充，二者相輔相成、互為佐證。如以會(huì)議檔案為例，會(huì)議所形成的決議、會(huì)議記錄等，均為紙質(zhì)檔案，而參會(huì)人員的照片、會(huì)議情況錄制等則可以聲像檔案的形式保存下來(lái)，如此，結(jié)合紙質(zhì)檔案和聲像檔案則能使研究人員從不同方面了解到會(huì)議的整個(gè)過(guò)程和全貌，使研究結(jié)果更為真實(shí)、可信。

2 聲像檔案管理存在的問(wèn)題

（一）保管條件差，難以長(zhǎng)久保存

聲像檔案的制作材料具有一定特殊性，需要檔案管理人員制定與之相匹配的保管策略實(shí)施科學(xué)化管理。從當(dāng)前國(guó)內(nèi)大部分單位檔案管理工作的踐行情況來(lái)看，因未能對(duì)檔案管理工作給予足夠重視，許多部門(mén)的聲像檔案在保管過(guò)程中都未能與其他檔案區(qū)別對(duì)待，僅簡(jiǎn)單地將聲像檔案同其他類型檔案混同管理，故而在實(shí)踐中極易導(dǎo)致聲像檔案因保管不當(dāng)而發(fā)生損毀，諸如光盤(pán)表面出現(xiàn)劃痕而導(dǎo)致無(wú)法正常播放等問(wèn)題。

（二）歸檔不規(guī)范，資料流失嚴(yán)重

聲像檔案的歸檔工作必須遵循嚴(yán)格的歸檔原則，不僅要保存部分復(fù)制類或再加工類檔案，更要保存原始檔案。然而在實(shí)踐中，很多單位的檔案管理部門(mén)對(duì)此未能引起重視，在對(duì)聲像檔案進(jìn)行歸檔處理時(shí)過(guò)于隨意，如在收到各部門(mén)提交的照片檔案時(shí)將其隨意丟放，未能按照歸檔要求進(jìn)行分類保管，且對(duì)于原始底片不能做到有效歸檔，致使很多有價(jià)值的照片因沒(méi)能及時(shí)歸檔或底片丟失而失去保存與利用價(jià)值。錄音、錄像帶的歸檔管理則更令人擔(dān)憂，很多原始錄音與錄像都丟失了。此外，一些單位的各個(gè)部門(mén)與工作人員手中通常會(huì)存有部分聲像檔案，出于各種原因，如檔案的文獻(xiàn)價(jià)值較高等，這些聲像檔案往往難以及時(shí)交給檔案管理部門(mén)歸檔保存。

（三）檔案格式不統(tǒng)一，資源難共享

聲像檔案不同于紙質(zhì)檔案的原因在于其由聲音、視頻、圖片所構(gòu)成，需要制作成一定的格式才能進(jìn)行查閱、保存和共享。然而，當(dāng)前部分單位的聲像資料在產(chǎn)生時(shí)沒(méi)有專業(yè)的攝錄人員到場(chǎng)，相關(guān)人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，不會(huì)考慮圖像像素的大小、存儲(chǔ)的格式、正光側(cè)光逆光等問(wèn)題，導(dǎo)致拍攝出的影像質(zhì)量不高，沒(méi)有形成統(tǒng)一的格式，直接影響了聲像檔案的質(zhì)量，降低了聲像檔案的數(shù)字化工作效率。更為關(guān)鍵的是，由于聲像檔案格式不統(tǒng)一，導(dǎo)致各單位各部門(mén)的聲像檔案資源不能夠共享，影響了聲像檔案的高效利用。

3 聲像檔案管理的改進(jìn)對(duì)策

（一）改善保管環(huán)境，實(shí)施科學(xué)化管理

聲像檔案對(duì)于保管環(huán)境具有一定要求?！堵曄駲n案管理辦法》明確規(guī)定，照片檔案的保管環(huán)境溫度為14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持在37.5%-67.5%之間，錄音、錄像帶庫(kù)溫應(yīng)保持18-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持在40%-60%之間。對(duì)于照片底片、錄音錄像帶等不得進(jìn)行平放，同時(shí)應(yīng)基于防磁化的考慮，將之保存于專用的防磁柜內(nèi)?？紤]到大部分單位受辦公條件的限制，且無(wú)法確保相關(guān)設(shè)施添置到位，需要檔案管理部門(mén)利用現(xiàn)有條件對(duì)聲像檔案進(jìn)行合理保管：（1）將聲像檔案進(jìn)行獨(dú)立保管；（2）利用溫濕度表，對(duì)檔案室內(nèi)的溫度與濕度進(jìn)行嚴(yán)格控制，同時(shí)應(yīng)當(dāng)避免光源直射和磁場(chǎng)影響，從而延長(zhǎng)檔案使用周期。此外，聲像檔案要定期倒帶、復(fù)制和轉(zhuǎn)存處理，錄音錄像帶等磁性載體檔案倒帶間隔為4年，每十年復(fù)制一次，光盤(pán)等數(shù)字存儲(chǔ)載體保存的聲像檔案一般4年轉(zhuǎn)存一次，原盤(pán)同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。各單位檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)備份，以免因檔案損毀而造成無(wú)法挽回的后果。

（二）規(guī)范歸檔流程，提高管理實(shí)效

面對(duì)部分單位檔案管理工作存在的諸多亂象，最為行之有效的方法便是制定嚴(yán)格的制度，實(shí)施規(guī)范化管理。具體而言，可從如下方面著手：（1）采取分年度整理，把一組具有共同主題、內(nèi)容關(guān)系密切的若干份聲像資料排列在一起，對(duì)每份聲像資料編號(hào)，按介子類型、問(wèn)題、案卷號(hào)組成案卷集中編放。（2）按案卷編寫(xiě)文字說(shuō)明，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，并利用一系列手段完善檔案編制模式。如在重大活動(dòng)中，一般會(huì)形成文字、照片、錄像、錄音、領(lǐng)導(dǎo)題詞等檔案，在立卷編號(hào)時(shí)，如果按介子類型分別立卷編號(hào)，會(huì)將這些檔案之間的聯(lián)系割裂開(kāi)來(lái)，不便于展現(xiàn)整個(gè)活動(dòng)的全貌。為了彌補(bǔ)這一分類方法的不足，可對(duì)聲像檔案以及與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案制作參見(jiàn)號(hào)或指引卡，編制對(duì)應(yīng)目錄，便于查詢和利用。此外，各單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)確保制定的各項(xiàng)制度在實(shí)際工作中得到真正落實(shí)，如此才能使聲像檔案得到最大化利用，有效提高檔案管理工作實(shí)效。

（三）統(tǒng)一檔案格式，提升檔案利用率

檔案管理工作的目的在于為利用者提供足夠的素材。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)聲像檔案的線上分享與利用，提升檔案的利用效率，避免其在檔案室中“沉睡”。為此，各單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)創(chuàng)設(shè)檔案資源信息庫(kù)，將聲像檔案資源的內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫(kù)之中。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)對(duì)不同類型、不同內(nèi)容的聲像檔案進(jìn)行分類管理，并建構(gòu)不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用。為了使數(shù)據(jù)庫(kù)的利用價(jià)值更高，在建設(shè)過(guò)程中，檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)單位實(shí)際情況制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)庫(kù)管理制度，確保數(shù)據(jù)庫(kù)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，以便在此基礎(chǔ)上使聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)設(shè)目的得以真正實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

聲像檔案是對(duì)具體事件的客觀記錄，是對(duì)紙質(zhì)檔案的有效補(bǔ)充，能為研究者提供更全面的研究素材。因此，各檔案部門(mén)應(yīng)重視聲像檔案的管理工作，實(shí)施科學(xué)化管理，以確保聲像檔案的有效利用，提高檔案管理工作實(shí)效。

參考文獻(xiàn)

[1]閆馨予.國(guó)有企業(yè)聲像檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016（6）.

[2]黃濤.加強(qiáng)企業(yè)聲像檔案管理的對(duì)策[J].城建檔案，2016（7）.

[3]吉秋仙.事業(yè)單位聲像檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策[J].陜西檔案，2015（4）.

[4]陳秋香.推進(jìn)聲像檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（9）.