關(guān)于現(xiàn)今城市建設(shè)工程檔案管理工作的思考

吳曉麗

摘 要：城市建設(shè)工程檔案是城市在快速發(fā)展中的重要憑證與材料，是反映城市工程建設(shè)的重要參考依據(jù)。近年來(lái)，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市建設(shè)的范圍在不斷擴(kuò)大，對(duì)于城市建設(shè)工程檔案管理人員提出了更高的要求?？萍嫉倪M(jìn)步，信息化的發(fā)展，給傳統(tǒng)檔案管理模式與思維帶來(lái)了發(fā)展的春天，如今信息化檔案、數(shù)字化過程等現(xiàn)代檔案管理模式與思維已經(jīng)充分的融入到了城市建設(shè)工程檔案管理中。本文筆者就當(dāng)前城市建設(shè)工程檔案的管理現(xiàn)狀，立足信息化時(shí)代檔案管理的思維與模式，談?wù)劕F(xiàn)今城市建設(shè)工程檔案工作的一些思考和認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；工程；檔案管理；思考；信息化；發(fā)展

1 引言

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復(fù)雜性。城建檔案涉及了城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市環(huán)境保護(hù)、抗震防災(zāi)、城市規(guī)劃管理政策法規(guī)等數(shù)十個(gè)方面或?qū)I(yè)，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構(gòu)筑物、管線、設(shè)施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄，其復(fù)雜性可想而知。城市無(wú)論是興旺還是衰落，都在時(shí)刻經(jīng)歷著不斷變化的過程，而作為真實(shí)記錄城市發(fā)展變化過程的城市建設(shè)檔案，其保管的城建信息具有動(dòng)態(tài)性的特征。動(dòng)態(tài)性就是要求檔案管理能夠及時(shí)提供真實(shí)反映城市建設(shè)管理現(xiàn)狀的最新信息，發(fā)揮檔案信息的時(shí)效性作用。大到與城市相關(guān)的系統(tǒng)性基礎(chǔ)設(shè)施的改擴(kuò)建、尤其是地下系統(tǒng)的建設(shè)，中到某一個(gè)建設(shè)工程的改擴(kuò)建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設(shè)和法律依據(jù)，如果不能保證其準(zhǔn)確性和可靠性，將會(huì)給國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人造成重大經(jīng)濟(jì)損失，甚至引起災(zāi)害性事故。

2 當(dāng)前城市建設(shè)工程檔案的管理現(xiàn)狀

2.1 相關(guān)檔案管理人員的工作積極性不高

當(dāng)前，存在一部分的檔案管理人員自身的工作積極性不高，很多檔案管理人員思想意識(shí)松懈，制約檔案管理工作成效的提高。尤其是一些施工現(xiàn)場(chǎng)檔案采集與保存的工作人員，對(duì)于檔案管理的流程和認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案資料存在損毀和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。此外，還有一些企業(yè)對(duì)于檔案管理人員自身的專業(yè)性考察不夠，甚至一些非檔案管理專業(yè)畢業(yè)出身的人，去管理檔案資料，造成了檔案資料的管理混亂，成效不高。

2.2 現(xiàn)代化檔案管理的設(shè)施與配套不足

近年來(lái)，現(xiàn)代化檔案管理的模式，越來(lái)越成為很多企事業(yè)單位的發(fā)展方向。然而，還是存在一部企事業(yè)單位對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展認(rèn)識(shí)不足，相關(guān)的預(yù)算和自己投入不夠，導(dǎo)致了很多企事業(yè)單位的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)檔案管理中的“紙上談兵”，給檔案資料的查閱、調(diào)閱等一些列的后期檔案服務(wù)帶來(lái)了不便，檔案利用率和成效性不高。

2.3 檔案管理與模式缺乏現(xiàn)代檔案管理的思維與模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式往往重視對(duì)紙質(zhì)檔案資料的管理，沒有認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理對(duì)檔案資料采集、保存、后期服務(wù)帶來(lái)的巨大潛力。雖然現(xiàn)代化檔案模式的不斷發(fā)展，然而在思想模式和工作實(shí)踐中，很多管理人員依然沿用著傳統(tǒng)檔案管理的模式，對(duì)于信息化時(shí)代電子檔案管理與發(fā)展缺乏深入的認(rèn)識(shí)和了解。

3 提高城市建設(shè)工程檔案管理成效的思考

3.1 提高認(rèn)識(shí)，凸顯檔案管理人員自身的主觀能動(dòng)性

任何管理行為的發(fā)生，都離不開人的因素。在現(xiàn)今城建工程檔案資料的管理中，管理人員自身的管理思維和認(rèn)識(shí)是制約和影響檔案管理成效提高的重要認(rèn)識(shí)。所以，我們首先就是要解決人的問題。作為檔案管理的主管部門，應(yīng)該切實(shí)的提高每一個(gè)檔案管理人員自身的思想認(rèn)識(shí)，樹立良好的檔案管理視角和思維，以積極主動(dòng)的工作心態(tài)，投入到企事業(yè)單位檔案管理工作中。

3.2 重視制度建設(shè)與完善，發(fā)揮崗位的職能性

制度的建設(shè)和完善，是充分保障檔案管理工作成效提高的重要因素。在城建工程檔案管理中，作為檔案管理的主管部門，應(yīng)該切實(shí)的重視檔案管理的制度建設(shè)與完善，細(xì)化崗位的要求與原則，充分的發(fā)揮崗位的職能性與職責(zé)性。堅(jiān)持以制度管人、以制度約束人，做到有制度必須依靠、有制度可以依靠、違反制度要追究、追究過程要嚴(yán)肅的模式，促進(jìn)每一個(gè)檔案管理人員從自身做起，提高每一個(gè)檔案管理崗位的成效性，推動(dòng)城建工程檔案管理的健康穩(wěn)定發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)資金投入，加快建設(shè)現(xiàn)代檔案管理

好馬配好鞍?？此仆嫘Φ囊痪湓?，確是對(duì)現(xiàn)代檔案管理配套與投入的深刻寫照。未來(lái)推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展，企事業(yè)單位應(yīng)該切實(shí)的加強(qiáng)資金投入，推動(dòng)現(xiàn)代化視角下檔案管理事業(yè)的發(fā)展。比如盡快投入數(shù)字化檔案管理設(shè)施，加快建設(shè)數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)，避免紙質(zhì)檔檔案原件在不斷的調(diào)閱中受到的損毀風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)電子化檔案的發(fā)展也保證了檔案資料后期服務(wù)的便捷性與一致性。

3.4 科學(xué)的對(duì)每一個(gè)檔案管理人員進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)

科學(xué)的考核與評(píng)價(jià)對(duì)衡量每一個(gè)檔案管理人員自身服務(wù)的重要標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)今城市建設(shè)工程檔案資料的管理中，相關(guān)主管部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)粗狂的考核模式，細(xì)化考核的內(nèi)容與條款，把關(guān)乎到每一個(gè)檔案管理過程、行為、思維、觀念都納入到考核與評(píng)價(jià)的體系中去，形成一個(gè)公平、公正、科學(xué)的考核生態(tài)圈，并且把考核的結(jié)果與每一個(gè)檔案管理人員自身的福利、待遇等相掛鉤，推動(dòng)檔案管理成效的不斷提高。

3.5 信息時(shí)代下檔案管理人員自身的發(fā)展

現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展下，每一個(gè)檔案管理人員應(yīng)該切實(shí)的重視自身檔案管理素質(zhì)與專業(yè)水平的提高。比如現(xiàn)階段，每一個(gè)檔案管理人員可以利用信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行相關(guān)檔案管理的技能培訓(xùn)與再學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的專業(yè)素質(zhì)、拓展管理視野，為推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，切實(shí)的提高城市建設(shè)工程檔案管理成效具有重要的意義與作用。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，城市建設(shè)工程檔案管理也應(yīng)該隨之開始改革與創(chuàng)新。切實(shí)的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的“紙上談兵”，以信息化視野下的信息檔案與電子檔案作為今后城市建設(shè)工程檔案的重要發(fā)展方向。此外，作為城市建設(shè)工程檔案管理的主管部門，應(yīng)該切實(shí)的落實(shí)相關(guān)檔案管理措施與規(guī)范的細(xì)化，提高檔案管理崗位的職能性與職責(zé)性，充分發(fā)揮每一個(gè)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性和積極性，充分的為現(xiàn)今城市建設(shè)工程檔案管理工作發(fā)揮自己應(yīng)有的作用。

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