談信息時(shí)代科技檔案管理工作的幾點(diǎn)思路

摘 要：科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度不斷加快，科技檔案需要依據(jù)時(shí)代發(fā)展的趨勢不斷更新。為適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需要，科技檔案管理工作要求越來越高。做好科技檔案管理工作，需要各個(gè)方面的綜合加強(qiáng)，才可從根本上改善科技檔案管理的現(xiàn)狀，才能夠?qū)⒖茖W(xué)信息技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際，發(fā)揮出應(yīng)有的效果。本文就信息時(shí)代科技檔案管理工作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；科技檔案管理；思路

隨著經(jīng)濟(jì)增長速度逐步加快，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)成為推動社會發(fā)展的第一生產(chǎn)力。在現(xiàn)代社會中起著非常重要的作用。在科技事業(yè)不斷發(fā)展和強(qiáng)化的過程中，科技檔案管理工作越來越受到重視?？萍紮n案是各個(gè)企事業(yè)單位對生產(chǎn)、科研、基建以及管理活動等形成對國家和社會有保存價(jià)值，需要?dú)w檔保存的科技文件資料。信息化技術(shù)的發(fā)展為科技檔案管理提供了便利。計(jì)算機(jī)技術(shù)作為一種處理龐大、復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具，對實(shí)現(xiàn)科技檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化具有非常重要的意義。

1 科技檔案的特點(diǎn)

受到科學(xué)技術(shù)發(fā)展的特點(diǎn)，科技檔案具有其特殊性。首先，專業(yè)性?？茖W(xué)技術(shù)活動復(fù)雜，范圍廣泛，涉及多門學(xué)科[1]。特別是最近幾年，交叉學(xué)科現(xiàn)象越來越普遍，科學(xué)技術(shù)涉及對象的復(fù)雜程度也在不斷提升。發(fā)展科學(xué)技術(shù)的根本目的是服務(wù)生產(chǎn)與生活?？萍紮n案予以配合，需要將科學(xué)技術(shù)按照專業(yè)屬性進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，將復(fù)雜活動形成客觀的科技文件。因此，科技檔案依據(jù)的是不同類型科研生產(chǎn)技術(shù)活動進(jìn)行分類，專業(yè)性表現(xiàn)的非常顯著。其次，特殊性與針對性。不同類型的科學(xué)技術(shù)活動，需依據(jù)對象利用術(shù)語與符號表現(xiàn)出來。而科技檔案也就將這些特殊的符號特點(diǎn)記錄下來。同時(shí)科學(xué)技術(shù)展開為描述和使用的特殊需要，具有明確的規(guī)格與質(zhì)量。科技檔案是科研活動的實(shí)踐結(jié)果，同時(shí)也是科研人員指揮結(jié)晶，專業(yè)性與特殊性由此也就決定了科技檔案使用的針對性。最后，成套性。所有的科技生產(chǎn)活動都需依照相關(guān)的科學(xué)程序，保持相應(yīng)規(guī)律實(shí)施。而這些活動生產(chǎn)科技資料都需要有系統(tǒng)性。將資料歸檔，需要保持相應(yīng)的聯(lián)系，以此才可指導(dǎo)科研與生產(chǎn)。因此，成套性也是科技檔案的一項(xiàng)基本特點(diǎn)。

2 信息時(shí)代科技檔案管理的現(xiàn)狀

在信息技術(shù)快速發(fā)展下，科技檔案管理模式需要不斷更新，這樣才可滿足科技檔案發(fā)展的需要，才能夠體現(xiàn)科技檔案的本質(zhì)屬性。但分析科技檔案管理的現(xiàn)狀，效果并不理想。

首先，管理人員素質(zhì)較低。無論是對企業(yè)還是對單位，任何檔案均具有一定的機(jī)密性，科技檔案也不例外。要想科技檔案管理工作達(dá)到理想的效果，就必須要求管理人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)。而實(shí)際中，完成科技檔案管理工作的人員并不受到工作單位的重視，也有部分原因受到編制因素的影響，導(dǎo)致檔案管理人員出現(xiàn)頻繁流動的現(xiàn)象[2]。有的用人單位甚至出現(xiàn)兼職管理的現(xiàn)象。由于管理科技檔案的工作沒有接受系統(tǒng)性的培訓(xùn)，不具備與之相匹配的專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致在科技檔案歸檔、收集、整理期間出現(xiàn)多種差錯，難以高質(zhì)量完成該項(xiàng)工作，由此對科技檔案管理工作的水平產(chǎn)生影響。

最后，信息化程度偏低。現(xiàn)代化社會，信息化時(shí)代，科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展。信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。即便部分用人單位在科技檔案管理工作中使用了計(jì)算機(jī)信息，但僅僅局限于檔案基本信息、目錄編制以及檔案轉(zhuǎn)發(fā)等方面，并沒有全面實(shí)現(xiàn)信息化管理。由于檔案信息化管理不具備整體性與系統(tǒng)化，由此導(dǎo)致科技檔案信息收集準(zhǔn)確性不高，全面性受到影響，且信息更新速度明顯落后，由此影響到科技檔案管理的質(zhì)量。

3 提高科技檔案管理效率的策略

研究分析可了解到科技檔案管理存在著較多的不足。這些不足之處對科技檔案管理的效率產(chǎn)生重要影響。因此，需要采取有效的策略，改善信息時(shí)代科技檔案管理現(xiàn)狀。

3.1 提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

與其他管理工作性質(zhì)相對比，科技檔案管理工作的專業(yè)性與技術(shù)性均非常強(qiáng)。而要想這項(xiàng)工作能夠達(dá)到理想的效果，那么管理人員就需要提高專業(yè)素養(yǎng)。觀察分析當(dāng)前科技檔案管理工作人員，兼職現(xiàn)象較為嚴(yán)重，普遍缺少檔案管理的專業(yè)知識與技能。為保證科技檔案管理工作的效率，工作人員就必須通過各方面加強(qiáng)專業(yè)管理知識，全面提高管理技能?；诖?，單位也可對管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)，以此全面提高科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識能力與現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。當(dāng)然，管理人員還應(yīng)不斷提高自身的修養(yǎng)、專業(yè)素質(zhì)以及政治素養(yǎng)，擴(kuò)充自身的知識面，促使科技檔案管理工作在實(shí)際中發(fā)揮作用。

3.2 加強(qiáng)現(xiàn)代化管理

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平的提高，科技檔案管理工作的信息化程度需要不斷提升，系統(tǒng)化管理機(jī)制的建立顯得較為重要，由此可促進(jìn)管理工作順利展開，促使科技檔案管理工作規(guī)范化與制度化特點(diǎn)更為顯著?，F(xiàn)代化的科技檔案管理工作，就必須對科技檔案材料的保存、保密、歸檔、鑒別以及轉(zhuǎn)遞進(jìn)行管理，并不斷完善人事材料，及時(shí)補(bǔ)充更新人事材料。管理人員在收集和管理人事材料的時(shí)候，應(yīng)做好鑒別工作，以此來保證檔案材料的準(zhǔn)確性與完備性，提高科技檔案材料的真實(shí)性與客觀性。

3.3 強(qiáng)化科技檔案管理的信息化建設(shè)

在信息化程度不斷提高的過程中，信息化技術(shù)應(yīng)用于科技檔案管理中已經(jīng)成為一種必然趨勢。建立全面、系統(tǒng)的信息化系統(tǒng)，有助于查閱科技檔案材料，提高工作效率，節(jié)約查閱資料所花費(fèi)的時(shí)間。在科技檔案管理的過程中，將計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)有效引入其中，可顯著提高科技檔案管理的工作效率[3]。但在此方面應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)的防范。信息化技術(shù)的應(yīng)用，必然會給信息帶來安全帶來潛在性的威脅。對此，建立信息化管理通知系統(tǒng)的同時(shí)，創(chuàng)建與之相應(yīng)的信息化安全維護(hù)系統(tǒng)，這樣就可從根本上保證科技檔案信息資料的機(jī)密性與安全性。信息化管理將是科技檔案發(fā)展的重要選擇。

4 結(jié)語

在了解科技檔案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，分析科技檔案管理工作的現(xiàn)狀，認(rèn)識到其中存在的不足，采取有效措施予以改善，提高科技檔案管理的效率，促使科技檔案管理更能夠適應(yīng)社會發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]趙光月.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息安全管理思路[J]. 黑龍江科技信息，2016，15（27）：786.

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[3]高善環(huán).談網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新思路[J].中國管理信息化，2016，19（19）：187-187.

作者簡介

謝衛(wèi)華（1977-），女，土家族，重慶黔江人，大學(xué)學(xué)歷，中級職稱，從事科技情報(bào)信息中心主任工作。