工程檔案整理的幾點(diǎn)思考

摘 要：工程檔案是對(duì)工程建設(shè)整個(gè)過(guò)程的真實(shí)記錄，反映了工程建設(shè)過(guò)程中所使用的各種材料、設(shè)備以及發(fā)生的各類事件等，對(duì)于工程建設(shè)具有重要的意義。工程檔案整理是在工程施工過(guò)程中同時(shí)進(jìn)行的，隨著工程施工的進(jìn)行不斷完善各項(xiàng)資料，當(dāng)工程竣工后，對(duì)工程檔案進(jìn)行移交。本文通過(guò)對(duì)工程檔案整理工作進(jìn)行詳盡的分析研究，指出了在檔案整理過(guò)程中的問(wèn)題所在，并對(duì)問(wèn)題進(jìn)行了透徹的分析，進(jìn)而提出了有針對(duì)性的改進(jìn)措置，希望能夠?qū)氖鹿こ虣n案整理的工作人員以一定的啟示，從而更好的完成工程檔案管理工作。

關(guān)鍵字：工程檔案；整理；改進(jìn)措施

1 前言

工程檔案是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的，是對(duì)整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，不僅是對(duì)工程建設(shè)者在工程中工作的記錄，還對(duì)后來(lái)工程的使用管理、檢測(cè)維護(hù)、改造擴(kuò)建等工作具有重要的參考價(jià)值。在工程建設(shè)過(guò)程中，有些工序都是即時(shí)發(fā)生的，如果當(dāng)時(shí)不進(jìn)行資料的收集整理，依靠后期進(jìn)行檔案資料的補(bǔ)充，將會(huì)嚴(yán)重影響檔案資料的完整性，因此，工程檔案資料要隨著工程施工的進(jìn)行同時(shí)收集整理。做好工程檔案的整理工作，可以更好的對(duì)工程資料進(jìn)行保管和利用，保障檔案信息資源價(jià)值的充分發(fā)揮。

2 工程檔案整理工作存在的問(wèn)題

2.1 缺乏專業(yè)的檔案整理人員

首先，某些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案整理工作不重視，認(rèn)為檔案整理工作就是工程資料收集整理的簡(jiǎn)單工作，導(dǎo)致對(duì)檔案整理人員的要求非常低，有些甚至沒(méi)有配有專門的檔案整理人員，檔案整理工作是由別的崗位人員來(lái)完成的。這就導(dǎo)致了工程檔案整理人員缺乏相應(yīng)的檔案整理業(yè)務(wù)知識(shí)，而且兼職的工程檔案整理員也很難保證將檔案整理工作保質(zhì)保量的完成。其次，單位對(duì)于工程檔案管理人員的培訓(xùn)力度也不足，尤其是對(duì)于新入職的員工僅僅進(jìn)行了簡(jiǎn)單的崗前培訓(xùn)，就讓其頂崗工作，由于缺乏實(shí)際的檔案整理工作經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行工程檔案整理的過(guò)程中會(huì)頻頻出錯(cuò)，嚴(yán)重影響檔案整理工作的順利進(jìn)行。最后，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案工作的不重視，導(dǎo)致工程檔案整理人員也不能積極主動(dòng)地去工作，以消極的心態(tài)去對(duì)待工作，導(dǎo)致在工作中沒(méi)有進(jìn)行自學(xué)，導(dǎo)致自身的專業(yè)水平很難提升。

2.2 檔案整理方法較落后

現(xiàn)今是一個(gè)高度信息化的社會(huì)，很多辦公軟件的出現(xiàn)極大地提高了人們的工作效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)，為人們的工作提供了極大地便利。但是在檔案管理工作中，沿用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案整理方法，導(dǎo)致整個(gè)檔案整理工作需要投入大量的人力和物力，但是工作效率卻沒(méi)有較大幅度的提升，嚴(yán)重影響了檔案管理工作水平的提升，不利于檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。雖然有些單位引入了先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，但是由于對(duì)檔案管理工作人員沒(méi)有進(jìn)行全面的培訓(xùn)，致使檔案管理工作人員在實(shí)際中使用檔案管理軟件的頻率較低，沒(méi)有充分的發(fā)揮出檔案管理軟件的真實(shí)價(jià)值。

2.3 工程檔案整理制度不完善

很多單位對(duì)工程檔案整理工作不重視，沒(méi)有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和工程項(xiàng)目的要求制定相應(yīng)的工程檔案整理制度。完善工程檔案管理制度，對(duì)于保障檔案整理過(guò)程中的規(guī)范性和科學(xué)性具有重要現(xiàn)實(shí)的意義。唯有制定科學(xué)合理的檔案管理制度才能規(guī)范檔案管理人員的工作，從而確保檔案管理工作的正確進(jìn)行。由于缺乏相應(yīng)的管理制度，很多檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理工作時(shí)，全憑自己的主觀意識(shí)進(jìn)行檔案的收集整理，在檔案的整理過(guò)程中缺乏科學(xué)性與合理性。由于缺少檔案管理制度的規(guī)范作用，檔案整理人員在工作中隨機(jī)性較大，不能正確的約束自己在工作中行為，導(dǎo)致工程檔案整理工作不能全面的進(jìn)行展開(kāi)，導(dǎo)致檔案整理的不全面。

3 工程檔案整理工作改進(jìn)措施

3.1 加強(qiáng)檔案整理人員的培養(yǎng)

企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)培訓(xùn)不斷的提高檔案管理人員的專業(yè)水平，從而保障工程檔案整理工作的順利進(jìn)行。培訓(xùn)的方式可以多種多樣，例如，在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)展檔案整理工作的知識(shí)競(jìng)賽、邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)著名的檔案管理專家進(jìn)行檔案管理講座、開(kāi)設(shè)檔案管理培訓(xùn)課程等。檔案培訓(xùn)工作要持續(xù)不間斷，同時(shí)定期要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，檢驗(yàn)檔案整理培訓(xùn)的成果和發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)中的漏洞，進(jìn)而不斷完善檔案管理培訓(xùn)課程，從而為檔案管理人員提供更加優(yōu)質(zhì)的課程，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)水平的不斷提高。

3.2 改進(jìn)檔案管理工作方法

傳統(tǒng)的工程檔案整理方法已經(jīng)與現(xiàn)在復(fù)雜、快節(jié)奏的工程施工不相適應(yīng)了，很難滿足現(xiàn)在工程施工中檔案整理工作的需要。因此，通過(guò)分析企業(yè)的實(shí)際情況和工程檔案整理工作的需求，對(duì)傳統(tǒng)的工程檔案整理方法進(jìn)行改良，取其精華，去其糟粕。傳統(tǒng)方法中仍舊適用的應(yīng)該繼續(xù)在檔案管理工作中推行，對(duì)于陳舊落后的方法要進(jìn)行淘汰處理。在對(duì)傳統(tǒng)方法進(jìn)行改進(jìn)的同時(shí)，還要引入先進(jìn)科學(xué)的整理方法，例如，采用檔案整理軟件、制定先進(jìn)的資料收集表格等。加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)科學(xué)方法的引入和學(xué)習(xí)，不斷提升檔案整理工作的水平，從而保障檔案整理工作的順利進(jìn)行。

3.3 健全工程檔案管理制度

在工程檔案整理的過(guò)程中，要根據(jù)實(shí)際情況綜合考慮、統(tǒng)籌規(guī)劃，制定出符合企業(yè)和工程建設(shè)檔案整理需求的管理制度。檔案管理制度是檔案管理人員在進(jìn)行檔案資料收集整理過(guò)程中，必須遵守的基本制度，也是工程檔案整理工作順利進(jìn)行的保障。檔案管理制度制定的目的是為了確保檔案整理工作的順利進(jìn)行，因此，在實(shí)際檔案管理工作中，還要對(duì)工程檔案整理工作人員執(zhí)行檔案管理制度的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)于檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檢查人員要及時(shí)督促相關(guān)檔案整理人員進(jìn)行整改，進(jìn)而確保工程檔案管理制度能夠真正的落到實(shí)處，每個(gè)從事工程檔案整理的工作人員能夠認(rèn)真的按照制度的要求進(jìn)行檔案的收集整理工作，從而提高工程檔案整理工作的水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，工程檔案整理工作對(duì)于工程項(xiàng)目具有非常重要的作用，不僅是工程項(xiàng)目進(jìn)行情況的真實(shí)記錄，還能夠?qū)こ添?xiàng)目以后的改擴(kuò)建等工作提供資料支持，因此，從事工程檔案整理的工作人員一定要確保工程檔案的真實(shí)性和完整性。本文通過(guò)對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，檔案資料的收集整理進(jìn)行詳盡的分析研究，指出了工程檔案整理過(guò)程中存在的問(wèn)題，然后對(duì)現(xiàn)存的問(wèn)題進(jìn)行了深入的研究分析，進(jìn)而制定出有針對(duì)性的整改措施，對(duì)于工程檔案整理工作的順利開(kāi)展具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，工程檔案的整理工作是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，需要我們?nèi)w檔案管理工作者從日常的工作中做起，逐漸提升自身的檔案管理水平，從而促進(jìn)我國(guó)工程檔案管理水平的不斷提高。

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作者簡(jiǎn)介

王芳（1970-），女，山東，本科，畢業(yè)于中央廣播電視大學(xué)，助理館員；研究方向：工程檔案。