劉蔚：淺談檔案管理信息化建設

劉蔚

摘 要：檔案管理作為企事業(yè)單位工作中重要的組成部分，推動了企業(yè)的建設和發(fā)展。隨著，信息技術的快速發(fā)展，檔案傳統(tǒng)的管理模式已經難以滿足形勢的發(fā)展，弊端逐漸日益凸顯，對于中化地質礦山總局貴州地質勘查院的檔案管理工作來說，工作量大、范圍廣，加強其檔案管理信息化建設迫在眉睫，在檔案管理中應用先進的信息技術，大幅度提高檔案管理工作的效率，促進了各項工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設

如今，信息技術在各行各業(yè)的應用越來越廣泛，檔案管理工作也應該與時俱進，實現(xiàn)檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，它是以計算機技術為基礎的現(xiàn)代化管理手段，給檔案管理注入了新的血液，并在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。中化地質礦山總局貴州地質勘查院作為國有事業(yè)單位，將信息技術引入檔案管理工作，進一步提高工作水平，樹立良好的社會形象。所以加快檔案管理的信息化建設進程，具有重要的現(xiàn)實意義。

1 檔案管理信息化建設的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理在新形勢下暴露出了較多的問題，已經影響了檔案管理工作的發(fā)展，阻礙了其前進的腳步。首先對于一個單位來說，檔案管理的內容多且繁雜，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，既耗費時間又耗費精力，還特別容易出錯，嚴重影響了檔案管理的效率。其次，檔案基礎設施不足，對檔案的存儲不利，在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質檔案是主要的載體，時間一長，受潮、蟲害等給檔案管理造成了巨大的損失，嚴重者甚至出現(xiàn)了丟失檔案的情況，檔案的利用率較低。而檔案管理信息化建設，不僅能夠使以上問題得到妥善解決，還能夠發(fā)揮更多的作用。

2 信息技術在檔案管理中的優(yōu)越性

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息化檔案管理優(yōu)勢明顯。首先，對于信息量特別大的地質勘查院而言，不僅大幅度提升工作效率，而且檔案信息的存儲量更大，查閱也更加方便，能夠很好的滿足工作需求，同時，降低了成本，紙制品的消耗得以減少，人員編制得以精簡，其次，把工作人員從繁重的工作中解脫出來，減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，以更高的熱情投入到工作中去。另外，地質勘查院的檔案管理工作涉及的范圍比較廣，既繁瑣又復雜，利用信息化手段進行管理，可以使工作更加規(guī)范、更加嚴格。還有，實現(xiàn)了資源共享。網絡為人們提供了一個開放的交流平臺，借助發(fā)達的網絡技術實現(xiàn)資源共享，利于工作的開展。

3 檔案信息化建設面臨的問題

1、管理方式落后

隨著工作內容不斷細化，檔案的數(shù)量增長較快，傳統(tǒng)的檔案管理已經滯后，如果一味停留在老路上，不僅管理效率無從談起，反而給管理部門增加了負擔，不利于工作的開展，因此，急需改變這種現(xiàn)狀，加快檔案管理信息化建設，提高管理效率，使檔案的價值實現(xiàn)最大化。

2、制度不完善，工作不規(guī)范

主要表現(xiàn)在職責不夠明確，在工作中做事推諉，缺乏主動性，導致檔案管理隨意性大、比較盲目，使得很多有價值的資料收集、歸檔不及時，造成資源浪費，問題頻頻出現(xiàn)，另外，由于人為原因，使檔案破損嚴重，喪失了檔案資料的價值與功能，對單位來說損失不小。

3、意識淡薄，人員素質低

由于檔案管理工作不能夠直接產生經濟效益，所以對檔案工作重視程度不夠，雖已有改觀，但收效甚微，使檔案的利用率較低，適應不了新形勢的發(fā)展趨勢，其次，缺少專業(yè)的管理人員也是檔案現(xiàn)代化管理水平低的一個重要原因。往往從事檔案管理的工作人員年齡比較大，接受新鮮事物慢，知識老化嚴重，對計算機技術掌握不熟練，工作態(tài)度也存在很大的問題，基本上是以此消磨時間，不能為檔案管理的實際工作帶來有益的幫助。

4 推進檔案管理信息化建設的對策和建議

1、加大宣傳力度，增強檔案意識

檔案管理工作不能夠直接產生經濟效益，雖然表面看起來是這樣，但是深入的思考一下，會發(fā)現(xiàn)單位的其他工作或多或少的與檔案資料掛鉤，所以檔案管理為其他工作提供便利，幫助其創(chuàng)造效益，對企業(yè)的工作具有明顯的幫助作用，所以，要從思想上轉變觀念，從上至下都要高度重視，積極對待，充分認識到檔案管理信息化的重要性，使檔案管理工作取得實效，發(fā)揮出應有的作用。企業(yè)要通過多種形式加強宣傳，讓員工和領導逐漸接受信息化檔案管理方式，提高大家的認識，為檔案管理實現(xiàn)信息化、提高檔案管理水平奠定堅實的思想基礎。

2、深化檔案改革，升級管理方式

檔案資料種類豐富，將信息技術引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的信息化。信息存貯技術，成為檔案信息化管理的基礎，不僅提升了存儲空間的涵蓋量，使信息的存儲更豐富，而且能夠做到與快速檢索的有機結合；在檔案管理中應用多媒體技術，檢索結果的準確性提高了，信息檢索的流程簡便了，減少了不必要的煩瑣，大大提高了檔案的利用率，同時打破了時間空間的限制，有效的實現(xiàn)了資源共享；條形碼技術主要解決的是檔案管理中出現(xiàn)的缺檔、擺放錯誤等問題。其操作簡便，信息查找的時間縮短了，也減輕了工作人員的勞動強度；漢字識別技術實現(xiàn)了文字的自動輸入，既省力又快捷又高效，不但減少了重復工作，更加便于信息的存儲和查找。檔案的信息化管理是發(fā)展的必然趨勢，給工作提供了極大的便利，使檔案管理工作的效率大大提高

3、提升檔案管理工作人員的整體素質

實施檔案信息化建設，人才隊伍的建設是問題的關鍵。檔案管理人員業(yè)務水平的高低直接影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，因此對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要對檔案專業(yè)知識熟悉，還要努力掌握計算機技術、網絡技術等，這與檔案管理信息化建設息息相關，這樣才能適應新時期檔案工作的要求。企業(yè)要挑選責任心強、能力強、做事嚴謹?shù)膯T工從事檔案管理工作。要不斷對他們進行業(yè)務培訓，加強學習，提高其業(yè)務能力，提高工作人員的整體素質，提高檔案管理工作的效率和工作質量。另外，通過培訓，使檔案工作人員了解檔案工作的需求形勢，使檔案管理工作適應形勢發(fā)展的需要，促進檔案資源的開發(fā)和利用。

4、健全檔案管理制度，為檔案管理現(xiàn)代化提供保障

目前檔案管理工作制度不夠健全，嚴重制約了檔案管理工作的科學發(fā)展，所以應積極完善、健全檔案管理制度，使檔案管理更加規(guī)范、更加科學。結合單位的實際情況，制定獎懲制度等，調動工作的積極性，使檔案管理更加規(guī)范化、科學化，做到有章可循，有法可依，進一步提高檔案的服務功能和利用率。

5 結語

檔案信息化使檔案載體、檔案工作、檔案利用等方面都發(fā)生了巨大改變，解決了傳統(tǒng)檔案的弊端，因此，提升檔案管理的信息化就成為必然，使檔案管理工作更好的推動企業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮其高效、便捷的服務功能，在新形勢下，采取積極有效的措施，加快檔案管理信息化建設，使檔案管理更加科學化、規(guī)范化，更好地適應新時代的發(fā)展。

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