檔案管理工作在新形勢下的規(guī)范化

劉秋君

摘 要：檔案管理在當(dāng)今的社會中發(fā)揮著重要的作用，不論是教育行業(yè)、人力行業(yè)都離不開檔案的管理。檔案管理在各行各業(yè)中都發(fā)揮著重要的作用，同時，它的存在也是當(dāng)今各行各業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)對員工考核時的重要決定之一。然而，在當(dāng)今的檔案管理工作中，它的管理制度還缺乏明顯的規(guī)范性，這使得檔案管理工作的效率低下，所以說，對于規(guī)范檔案管理工作是十分必要的，本文主要從三個方面逐步分析了檔案管理工作在新形勢下的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：新形勢；管理；規(guī)范化

檔案管理工作無論對教育行業(yè)，還是對于醫(yī)院行業(yè)來說都有著重要的影響。然而從我國目前檔案管理工作上看，我國的檔案管理在存在著一定的問題，檔案管理工作的缺乏規(guī)范性。我國醫(yī)療行業(yè)在檔案管理工作規(guī)范化方面進(jìn)行了一定的研究，并且在研究的過程中也取得了一定的成果。然而，隨著社會對醫(yī)療行業(yè)的越來越重視，檔案管理工作的需求量也是與日俱增，現(xiàn)在原有的檔案管理規(guī)范化的研究已經(jīng)不能滿足其他的需求了。因此，在今后的檔案管理工作中，還要進(jìn)一步加強(qiáng)對工作規(guī)范化的研究，從而提高檔案管理工作的效率，以及檔案管理質(zhì)量的提高。

1 規(guī)范婦檔案管理的必要性

1.1 規(guī)范檔案管理是新形勢下的要求

在我國日益發(fā)展的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，我國的醫(yī)療企業(yè)與其他行業(yè)一樣也在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展下發(fā)生了一系列的變化。如何將快速的適應(yīng)社會各行各業(yè)的發(fā)展，也是我們單位長期思考的問題。事業(yè)單位主要面臨的人員主要是患者，在同等單位的競爭下，只有將本單位的硬件設(shè)備完善才能擁有更多的患者去相信它。[1]檔案管理作為單位的發(fā)展資料記錄，在其發(fā)展的道路中，記載著各單位在建設(shè)中所做出的一切努力和取得成果，它對各單位的發(fā)展有著十分重要的參考價值。所以，這就要求我們在發(fā)展建設(shè)中，解決檔案的原始問題，是各單位長期發(fā)展所必須思考的問題。

1.2 加強(qiáng)檔案管理的自身發(fā)展

檔案管理是在各單位管理中的重要組成部分，對各單位來說，檔案管理的好壞直接影響到它的發(fā)展道路。只有將檔案所管理好，能讓其在以后的發(fā)展中面臨問題的出現(xiàn)時可以及時的進(jìn)行整理、歸檔，使單位在今后的發(fā)展中盡量少走彎路。同時，各單位檔案管理也是他們在創(chuàng)建單位企業(yè)文化的重要內(nèi)容，檔案管理的好壞有利于單位可以樹立良好的形象。對于相同工作性質(zhì)的單位而言，檔案的存在是其公司發(fā)展的經(jīng)驗或是績效考核的總結(jié)和依據(jù)，是各單位在日常運(yùn)行中的必要過程，所以，規(guī)范如今的檔案管理，是提高企業(yè)對本公司的各類情況了解的重要依據(jù)之一，也是更能夠加強(qiáng)各企業(yè)自身管理能力的重要體現(xiàn)?，F(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)普及程度加深，人們的生活習(xí)慣、工作等都發(fā)生很大的改變。例如人們在購物、醫(yī)療服務(wù)等方面都開始依靠網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行。對比之下，在檔案服務(wù)方面，傳統(tǒng)的方法主要是用戶到檔案館查閱，查閱速度慢、獲取信息慢。檔案的獲取途徑除了去檔案館以外，還可以從網(wǎng)絡(luò)途徑來獲取。由于從網(wǎng)絡(luò)獲取檔案資源的途徑不僅簡便、而且效率高、快捷，在網(wǎng)民暴增的時代，從網(wǎng)絡(luò)途徑獲取檔案資源的用戶增加，使檔案資源的價值得到更好地挖掘。

1.3 檔案管理的好壞有企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展

企業(yè)檔案的管理是各企業(yè)在日常經(jīng)營中必須進(jìn)行的活動，檔案管理是他們工作中的重要內(nèi)容，通過對企業(yè)文化的發(fā)展歷程、重要經(jīng)驗、基本情況等進(jìn)行回顧和整理，可以總結(jié)出豐富的企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展經(jīng)驗。[2]檔案中的資料不僅僅是企業(yè)發(fā)展過程中的精髓所在，而且還是他們企業(yè)在發(fā)展進(jìn)程中的智慧結(jié)晶，任何單位的發(fā)展絕不會是一帆風(fēng)順的，所以，對檔案整理可以從中總結(jié)出經(jīng)驗和教訓(xùn)，對今后的各行各業(yè)的發(fā)展都能做一個預(yù)期的規(guī)劃，從而有利于各行業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2 目前我國檔案管理存在的不足

長期以來，各單位檔案管理的觀念落后，對檔案管理的重視程度不高，使得各單位的檔案管理人員不能很好的意識到檔案管理的重要性，從而導(dǎo)致他們在工作中缺乏積極性、主動性和創(chuàng)造性，最終就影響了檔案管理工作規(guī)范化的開展。在以往傳統(tǒng)的檔案管理中，從事檔案管理的工作人員大部分都是沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)過檔案管理學(xué)。所以在開展工作時，他們既對工作缺乏熱情，又對所完成的檔案工作服務(wù)不高，加之檔案管理人員流動性較大，進(jìn)而就影響了各企業(yè)的檔案管理工作規(guī)范化的開展檔案管理是企業(yè)開展工作、管理方面的原始記錄，其在企業(yè)中心的日常工作、糾紛、決策等方面具有重要的參考價值。因此，企業(yè)的檔案的管理尤為重要。隨著數(shù)據(jù)化時代的到來，檔案管理工作發(fā)生很大的改變，給檔案的管理帶來更大的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)主要分析數(shù)據(jù)化時代下檔案的現(xiàn)狀。同時，目前針對各企業(yè)檔案管理的技術(shù)看，他們的設(shè)備比較陳舊，這也是影響檔案管理規(guī)范化的問題之一。

3 新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的措施

由上可知，規(guī)范檔案管理對于各行各業(yè)的發(fā)展都有著十分重要的作用。然而，在目前的管理中看我國嗯檔案的管理確實(shí)存在著一些問題。所以，在新形勢下，如何加強(qiáng)各單位檔案管理規(guī)范化十分有必要。檔案數(shù)據(jù)發(fā)生很大的變化，從以往的紙質(zhì)數(shù)據(jù)擴(kuò)展到現(xiàn)在的視頻、電子數(shù)據(jù)等新數(shù)據(jù)類型，采集方式比傳統(tǒng)更多，檔案數(shù)據(jù)材料急劇增加，涉及面廣，內(nèi)容更加豐富。數(shù)據(jù)資源種類和數(shù)據(jù)信息量的增加，給檔案的保存方面帶來一定的挑戰(zhàn)。在數(shù)據(jù)化時代，檔案的信息收集和以往不同，現(xiàn)階段檔案收集可以來源于網(wǎng)絡(luò)，加上現(xiàn)階段網(wǎng)民爆發(fā)式增長，檔案信息收集不斷平民化、廣泛化。對此，筆者在新形勢下如何加強(qiáng)各企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化中做了一些相關(guān)研究，希望能夠為我國檔案管理工作規(guī)范化水平的提高而做出一些貢獻(xiàn)。

3.1 提高對各行各業(yè)檔案管理的重視度

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該提高對本單位檔案管理的重視程度，要認(rèn)識到檔案管理的價值和意義，從而擺正對檔案管理工作的態(tài)度，促進(jìn)本單位檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。

3.2 全面普查

定時、定點(diǎn)清理一些保存時間長、無標(biāo)題不規(guī)范、重份、缺頁無用的資料。其次加強(qiáng)檔案管理人員及時將已更新的信息錄入計算機(jī)中。[3]

3.3 健全單位檔案管理規(guī)章制度

單位檔案管理工作規(guī)范化是需要有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度來保障，因此，各單位要制定出明確的檔案管理制度，例如：檔案借閱保密制度、整理歸檔制度、鑒定銷毀制度、庫房管理制度等，要使單位的各個部門都充分重視檔案管理制度的完善工作。

3.4 積極引進(jìn)信息技術(shù)

利用計算機(jī)進(jìn)行儲存、編目、檢索、查閱檔案資料，減輕工作人員勞動強(qiáng)度，節(jié)省空間，提高工作效率，使得檔案案卷整齊規(guī)范，便于查找。

3.5 將檔案分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于資料基礎(chǔ)較好且具備全因目錄的，直接進(jìn)行分類標(biāo)引，對于特殊形式的檔案則通過計算機(jī)程序?qū)⑾嚓P(guān)姓名、時間、地址等信息用資料目錄錄入，然后獲得分類號，提高著錄速度，便于查詢。

3.6 提高檔案管理員的整體素質(zhì)

企業(yè)定期對檔案管理人員進(jìn)行全面的專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平能力，并要求單位的檔案管理人員積極主動提升自身素質(zhì)，在實(shí)踐中小斷自我總結(jié)完善，提高檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和綜介素質(zhì)。[4]

4 結(jié)語

綜上所述，新形勢下單位檔案管理工作規(guī)范化的研究對于他們的檔案管理發(fā)展來說有著不可忽視的作用。然而，各行各業(yè)檔案管理想要向著規(guī)范化的方向發(fā)展，還有著很長的路。所以，在今后的我國的檔案管理中，要時刻加強(qiáng)對管理人員工作規(guī)范化的研究，并且要從本企業(yè)管理的多個角度，多個方面進(jìn)行研究，從而才能研究出更好、更有效的能夠促使檔案管理工作向著更加規(guī)范化方向發(fā)展的方法和措施。

參考文獻(xiàn)

[1]張麗敏.淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化[J].中文信息，2013，（9）：14.

[2]楊華，鄒麗欣，梁秀雪.實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)該怎樣做[J].民營科技，2013， （13）：172.

[3]周亞娟.淺談如何推進(jìn)廣電行業(yè)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].黑河學(xué)刊，2014，（3）：133.

[4]邱迎春，開平.高等藝術(shù)院校人事檔案管理探討[J].四川檔案，2012（12）