建筑企業(yè)檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：近年來(lái)隨著我國(guó)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，檔案管理在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中受到的重視程度不斷提高。檔案管理水平的提升，為企業(yè)和單位發(fā)展提供了更多資料。建筑企業(yè)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的檔案信息越來(lái)越多，管理任務(wù)也越來(lái)越重，本文對(duì)建筑企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策進(jìn)行分析與探討。

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè)檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中所形成的重要資料，包括很多類別，比如單位經(jīng)營(yíng)檔案、科技檔案等，檔案的收集、整理和應(yīng)用，是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的重要內(nèi)容，是為社會(huì)發(fā)展、教育發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的資源和信息支持的重要途徑。對(duì)于建筑企業(yè)而言，傳統(tǒng)發(fā)展過(guò)程中檔案管理工作受到的重視程度不高，有的企業(yè)只注重經(jīng)濟(jì)效益，忽視了對(duì)檔案部門的建設(shè)，導(dǎo)致建筑企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的檔案出現(xiàn)流失，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成一定影響。新時(shí)期必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，尤其是要加強(qiáng)檔案管理工作制度的完善，確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，為建筑企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供更多依據(jù)和資料。

1 建筑企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作混亂

在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該要有一個(gè)明確的目標(biāo)，比如對(duì)檔案類型、檔案的保存形式、檔案的用途等都要進(jìn)行確定，然后按照不同的檔案類型進(jìn)行分類收集、整理、管理、利用。在建筑企業(yè)發(fā)展過(guò)程中很多檔案管理目標(biāo)不夠明確，因此導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作比較混亂。

（二）檔案管理體系不健全

當(dāng)前很多建筑企業(yè)檔案管理過(guò)程中，管理體系不夠健全，是一個(gè)十分嚴(yán)重的問(wèn)題。大多數(shù)的建筑企業(yè)都比較重視各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)的開展，對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，因此導(dǎo)致各種檔案管理體系不夠完善，比如在進(jìn)行檔案管理時(shí)隨意調(diào)用工作人員負(fù)責(zé)檔案管理這項(xiàng)工作，沒(méi)有專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，在工作時(shí)對(duì)公證文書立卷、歸檔和保管等工作的執(zhí)行不到位。

（三）信息化程度不高

隨著建筑企業(yè)檔案管理制度不斷改革，建筑企業(yè)負(fù)責(zé)人必須重視檔案管理體系和引入先進(jìn)的管理技術(shù)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，當(dāng)前很多建筑企業(yè)的檔案管理工作的信息化程度不高，一方面，缺乏相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，例如網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)的建立不完善、計(jì)算機(jī)設(shè)備的配備不足，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理水平較低。另一方面，缺乏信息技術(shù)人才，當(dāng)前有的檔案管理人員綜合能力水平較低，對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)不夠，不能借助各種信息技術(shù)手段對(duì)各種檔案管理問(wèn)題進(jìn)行解決，因此導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范。

2 建筑企業(yè)檔案管理工作策略

隨著建筑企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量越來(lái)越多、類別越來(lái)越復(fù)雜，檔案管理不僅能促進(jìn)建筑企業(yè)對(duì)自身活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范，還能間接促進(jìn)建筑行業(yè)快速轉(zhuǎn)型發(fā)展。如何加強(qiáng)檔案管理成為當(dāng)前建筑企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重點(diǎn)，在加強(qiáng)檔案管理的過(guò)程中可以從以下幾個(gè)方面出發(fā)。

（一）明確建筑企業(yè)檔案管理目標(biāo)

在新時(shí)期，建筑企業(yè)管理者應(yīng)該要根據(jù)建筑企業(yè)的發(fā)展情況制定一套完整的管理目標(biāo)，對(duì)檔案管理工作加以重視，對(duì)于檔案管理工作而言，要進(jìn)行系統(tǒng)性規(guī)劃，單位的檔案管理部門要結(jié)合單位的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)檔案管理目標(biāo)進(jìn)行制定，首先要制定階段性目標(biāo)，如在一定時(shí)期內(nèi)要對(duì)建筑企業(yè)的所有檔案進(jìn)行歸類整理、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理等，從而使得檔案管理部門可以根據(jù)這些目標(biāo)進(jìn)行工作調(diào)整，對(duì)檔案管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題和障礙進(jìn)行解決。其次，要制定整體目標(biāo)，檔案管理的整體目標(biāo)要結(jié)合建筑企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)當(dāng)前建筑企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行分析，并且從檔案管理角度著手，提出解決建議和方案，促進(jìn)建筑企業(yè)的快速發(fā)展。

（二）完善檔案管理制度

1、完善建筑工程檔案保管制度。在建筑企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，建筑工程檔案是十分重要的內(nèi)容，企業(yè)參與建設(shè)的工程項(xiàng)目繁多，每一個(gè)項(xiàng)目都有獨(dú)特的特點(diǎn)，企業(yè)在建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中可能存在一些問(wèn)題，對(duì)工程檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄、保管，有助于企業(yè)及時(shí)對(duì)以前的工作過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)自身存在的問(wèn)題，并且積極對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行解決，以提高企業(yè)的發(fā)展水平。為了更好地確保工程檔案管理和工作的高效進(jìn)行，企業(yè)必須要根據(jù)自身目前實(shí)際的情況，及時(shí)建立健全工程檔案保管制度。例如，建筑企業(yè)應(yīng)該要成立專門的檔案管理部門，在檔案管理過(guò)程中由于一些不規(guī)范的操作行為，會(huì)導(dǎo)致檔案丟失、被盜竊等，在檔案管理過(guò)程中應(yīng)該要積極加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理，檔案管理人員應(yīng)該要具備安全意識(shí)，從而確保建筑企業(yè)檔案的完整性、規(guī)范性。

2、積極加強(qiáng)責(zé)任制度的完善，檔案管理人員要肩負(fù)檔案管理的直接責(zé)任，一旦出現(xiàn)檔案泄露、損毀等問(wèn)題，要找到相應(yīng)的責(zé)任人對(duì)問(wèn)題進(jìn)行解決。

3、對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。在建筑企業(yè)檔案管理過(guò)程中，各種檔案管理的階段性目標(biāo)以及管理方式都應(yīng)該要接受建筑企業(yè)的監(jiān)督，從而能夠確保檔案管理工作的落實(shí)，在監(jiān)督管理過(guò)程中要定期對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督管理，確保各項(xiàng)階段性管理任務(wù)得到落實(shí)。

（三）實(shí)現(xiàn)信息化管理

在建筑企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，科學(xué)合理的管理目標(biāo)對(duì)于建筑企業(yè)的管理模式的創(chuàng)新改革有一定的導(dǎo)向性，不僅是在檔案管理過(guò)程中，整個(gè)建筑企業(yè)都應(yīng)該要踐行全新的管理理念，對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而不斷促進(jìn)建筑企業(yè)的發(fā)展。信息時(shí)代背景下，建筑行業(yè)發(fā)展不斷轉(zhuǎn)型，建筑企業(yè)發(fā)展過(guò)程中也必須要積極加強(qiáng)對(duì)各種信息技術(shù)和管理系統(tǒng)的應(yīng)用，從而確保檔案管理工作水平得到提升。首先，企業(yè)應(yīng)該要建立檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案管理了工作從線下轉(zhuǎn)移到線上，在檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)對(duì)各種檔案信息的收集、整理。其次，要按照信息化管理方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的調(diào)用，當(dāng)某個(gè)部門或者人員需要利用這些檔案時(shí)，必須要經(jīng)過(guò)單位領(lǐng)導(dǎo)人員的批準(zhǔn)，并且還應(yīng)該持有相關(guān)的手續(xù)，檔案保管人員才能將檔案借給他們。第三，信息化管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理相結(jié)合。在檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的過(guò)程中，也不能完全摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)化與人工化管理，對(duì)于某些重要的檔案信息，也可以形成紙質(zhì)檔案文件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的雙重保護(hù)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理在建筑企業(yè)發(fā)展過(guò)程中具有十分重要的意義，有助于建筑企業(yè)實(shí)現(xiàn)全面、科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)人事檔案，不利于保存和保護(hù)，在信息化時(shí)代，檔案管理也要逐漸從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，同時(shí)要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)建筑企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

徐仨（1988-），女，四川敘永，云南建投第十五建設(shè)有限公司，本科，助理檔案員，研究方向：建筑企業(yè)檔案。