淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題

何永斌

摘 要：隨著社會的發(fā)展和科技的進步，檔案管理的方式也越來越先進，計算機的信息技術在檔案管理方面開始被廣泛應用，檔案的信息化管理理所當然的成為這一行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。這種方式的使用，讓人們開始把文本檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，這樣使人們的工作效率得以大大提升，也使檔案管理工作質量更高。但是網絡的不安全因素也為檔案管理帶來了很多安全隱患，為了加強檔案管理的安全性，我們工作人員必須學會采取有效措施進行處理和防范。本篇文章主要針對檔案的信息化管理具有的優(yōu)勢，檔案的信息化管理過程中存在的安全隱患以及解決和防范這些安全問題的途徑進行詳細分析探討，以保證檔案的信息化管理工作的順利開展，提高其安全性。

關鍵詞：信息化管理；檔案；優(yōu)勢及安全隱患；解決途徑

隨著科學技術的飛速發(fā)展，國家對檔案管理的要求越來越高，這就需要我們的檔案管理工作必須實現(xiàn)信息化，并且信息化管理手段越來越多的被我們在工作中使用，于是，數字檔案和電子檔案等方面存在的安全隱患也就越來越多地擺在我們面前。那么如何才能讓信息化在檔案管理中的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，并且做好這項工作中存在的安全防范工作呢？這個問題需要我們在實踐中不斷探索。

1 檔案實施信息化管理的重要性

利用信息技術進行檔案管理不僅為用戶了解和使用其檔案信息提供了便利，也加強了對檔案的保存，提高了檔案管理工作的效率。詳細分析其具體作用，我認為主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，使檔案信息中的傳遞量和服務對象大大增加。實施信息化管理以后，利用數字信息進行檔案管理，因為數字信息使用的空間小，傳遞過程中不會受空間的限制，再利用計算機網絡通訊等科技手段的支持，用于存儲和管理數字信息的服務器的數量會明顯增加，服務對象的范圍也更加廣泛。

其次，信息化管理的使用充分延續(xù)了使用時間，能讓檔案信息全天候為用戶服務，并且通過網絡對檔案信息進行檢索更加方便快捷，為每個用戶提供其個性化檔案信息的了解和查詢。

最后，利用信息化技術對檔案進行管理，可以實現(xiàn)檔案信息資源共享。利用網絡技術進行檔案信息的輸送和傳遞優(yōu)勢更明顯，查閱者不僅可以自己利用互聯(lián)網直接進行查閱，還可以把電子檔案下載到自己的電腦上，不用反復往返檔案室進行查閱，這就讓用戶和從事檔案管理的工作人員節(jié)約了大量時間，還能方便異地查詢，使檔案信息的利用效率得以有效提高。

2 利用信息化進行檔案管理的工作中存在的安全隱患問題

2.1 實施信息化進行管理的過程存在安全威脅

檔案采用信息化的管理手段進行管理以后，實現(xiàn)了信息的網絡查詢和網絡傳遞，這就為信息的安全帶來了很大的隱患，尤其是一些機密的檔案信息，容易被一些別有用心的人在網絡上進行偽造、竊取或篡改，這種情況的存在，為我們的檔案管理工作帶來了很多麻煩。同時，由于計算機網絡病毒的影響，致使一些檔案信息在網絡上被病毒侵襲，致使檔案信息中的資料容易被外泄。另外，保存檔案信息的計算機都有一定的使用壽命，再加上軟件平臺的一些因素，如果采取的處理方法不妥，都容易導致電子信息檔案受到損失。

2.2 檔案信息本身存在著一定的安全隱患

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍存在的都是紙質檔案，這些紙質檔案上邊都有領導的簽字和單位的蓋章，很容易鑒別檔案的合法性和真實性，自從實施信息化進行管理以后，這些電子數字檔案很容易被復制和修改，這些都會對檔案的合法性和真實性帶來不利影響，使檔案信息的安全面臨著很大的威脅。

2.3 人為的操作失誤造成安全隱患

在電子信息進行生成和管理的過程中，檔案管理人員自身素質較低，安全意識缺乏以及工作時的粗心大意，都會引起操作失誤，直接導致電子檔案信息遺漏和丟失；另外，由于操作過程中的失誤，對操作口令的選擇缺乏謹慎認真，或者與別人“共享”自己檔案信息的賬號和密碼，這些行為都會直接影響電子檔案信息的安全，使檔案信息存在被盜竊或者被泄露的隱患。

3 采用有效措施解決對檔案實施信息化管理過程中存在的安全隱患

電子檔案的產生對檔案管理工作產生的影響是巨大的，但其存在的安全隱患也不容忽視。為了避免這些安全隱患，使電子檔案呈現(xiàn)出更多積極的影響，我們必須要采取有力的措施進行改進。

3.1 提升檔案管理工作人員的素質水平及安全意識

在對電子檔案的安全問題進行解決時，首先應注意的就是人為的因素，這也是最容易防范的一個方面。因此我們有關部門一定要注意對檔案管理的工作人員定期進行相關知識的學習與培訓，加強他們對檔案有關保密法規(guī)的學習，讓他們能時刻具有安全憂患意識，提高其自身的專業(yè)素質。另外，要加強對這些工作人員的安全管理，進一步完善安全管理方面的制度，對檔案管理人員有一個制約。同時，還要在這些管理部門經常開展計算機、互聯(lián)網和信息化管理等方面的先進的科技知識的培訓，引入更多的高科技人才參與檔案的信息化管理，提高管理人員的綜合能力，讓他們能在電子檔案的管理中及時發(fā)現(xiàn)問題并有效解決問題，機智的應對檔案管理過程中遇到的安全威脅，從而保證檔案信息的管理系統(tǒng)正常運轉。

3.2 為檔案的信息化管理建立健全的保障體系

為檔案的信息化管理建立健全的保障體系，是提高檔案服務素質，保障檔案信息安全存在的一個重要手段。首先，我們應該讓管理信息的有關程序更優(yōu)化，聘請專業(yè)水平高的科技人員編訂專用的管理程序，以確保管理程序的安全性；其次，在這些管理系統(tǒng)中安裝正版的殺毒軟件定期查殺病毒，避免系統(tǒng)遭受病毒感染；第三，不能忽視對紙質檔案的管理，紙質檔案是最基本、最可靠、最原始的檔案信息的記錄，這是電子檔案所不能替代的，兩者必須要互相依存。

3.3 采取專業(yè)的技術措施保障各環(huán)節(jié)的安全

專業(yè)的技術防范手段是保障電子檔案安全最直接、最有效的方式，在對檔案進行信息化管理過程中可采取的科技手段主要有以下幾種：

首先是對檔案信息采取加密技術。對數據進行加密，使電子檔案信息變成密文，這樣檔案信息只有輸入密鑰以后才可打開，顯示信息的內容，這樣的信息相對來說不容易被非法竊取和閱讀。

其次，在電子檔案管理中實施簽署技術。這種技術主要包括證書式的簽名和手寫式的簽名，采取這種技術以后，不僅能證明文件確實出自作者之手，而且文件內容也不容易被被人改動。

第三，利用權限控制的技術。這種技術的應用，可對訪問用戶進行身份驗證，只有通過驗證以后方可訪問檔案信息，隨時禁止無關人員入讀。

第四，采取適當的監(jiān)控技術。檔案管理工作人員對檔案網絡設置防火墻，對檔案中的數據系統(tǒng)從進和出雙方面進行甄別和監(jiān)控，預防不法分子對檔案信息的訪問，同時也可預防檔案中機密信息的非法輸出，切實保障數據庫的安全。

綜上所述，當前社會中，信息技術的高速發(fā)展推動了社會的進步，也改變了我們人類的生活，但是信息技術在實踐工作中不可避免的總會遇到一些安全隱患，這就需要我們檔案管理人員不斷學習專業(yè)知識，提高自身工作素質，進而學以致用，解決檔案的信息化管理過程中遇到的安全方面的難題，保障電子檔案信息的安全。

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