機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理及檔案信息的有效利用

摘 要：檔案管理是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，檔案管理的規(guī)范性關(guān)系著其信息是否能得到有效利用，影響著機(jī)關(guān)工作效率。在新形勢(shì)下，為提升機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范性，需要改變傳統(tǒng)的管理模式，以提高管理效率，從而提升檔案信息的利用效率，促進(jìn)機(jī)關(guān)工作的有序開展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；規(guī)范管理；檔案信息；利用

機(jī)關(guān)檔案能夠反映國家機(jī)關(guān)單位的工作情況，但是在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理中，管理理念和管理模式還有待提高，檔案信息的有效利用率并不高，阻礙著機(jī)關(guān)工作的順利開展。因此，為充分的將檔案信息利用起來，需要促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范化管理。

1 明確機(jī)關(guān)檔案管理的重點(diǎn)，將管理工作落實(shí)到位

1.1 及時(shí)歸檔

對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理的目的，是要提升檔案信息的利用率，將各類信息的價(jià)值充分的發(fā)揮出來。因此，檔案信息的完整性就特別重要，而及時(shí)歸檔是確保檔案信息完整的前提。在機(jī)關(guān)單位的日常工作中，會(huì)形成到大量的檔案資料，檔案管理者所要做的就是要在第一時(shí)間內(nèi)將這些檔案歸置好，并確保歸檔時(shí)沒有信息遺漏。同時(shí)，已經(jīng)歸檔的資源信息應(yīng)該是處于動(dòng)態(tài)管理狀態(tài)的，并非歸檔后就處于靜止?fàn)顟B(tài)，否則檔案的作用就無法被凸顯突出來，檔案管理也不具有實(shí)際意義。

1.2 及時(shí)整理

由于機(jī)關(guān)檔案的類型多、數(shù)量多，且各檔案會(huì)經(jīng)常調(diào)用，因此，檔案的整理需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力。如果在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，整理人員的專業(yè)知識(shí)不足，整理過程不夠細(xì)致，就可能會(huì)導(dǎo)致檔案缺失或者檔案信息不完整，使得檔案管理不夠規(guī)范。因此，機(jī)關(guān)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)整理檔案，如果發(fā)現(xiàn)有檔案的信息不完整，應(yīng)及時(shí)將其補(bǔ)充完整；如果發(fā)現(xiàn)有檔案缺失，則應(yīng)立即上報(bào)相關(guān)單位，補(bǔ)齊文件。比如，管理人員在整理檔案時(shí)，應(yīng)將案宗封面的信息，用統(tǒng)一的寫字工具填寫完整，并備注好整理時(shí)間。在整理完以后，要在電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行同步整理，確保電子檔案系統(tǒng)中的信息與實(shí)際的檔案信息相符，便于使用者對(duì)檔案進(jìn)行檢索，從而提高檔案信息的利用率。

2 提升機(jī)關(guān)檔案的服務(wù)質(zhì)量，確保檔案管理的安全

2.1 提升服務(wù)質(zhì)量

機(jī)關(guān)檔案存檔以后，由于某些單位可能會(huì)查閱或借閱相關(guān)檔案，因此需要加強(qiáng)對(duì)這一環(huán)節(jié)的管理，提升服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。首先，要建立完善的審核機(jī)制，查閱或者借閱者需要填寫相關(guān)的申請(qǐng)表，并由其所在部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理負(fù)責(zé)人審批，審批同意后，才能將相關(guān)檔案調(diào)出，供其查閱或者借閱。其次，制定嚴(yán)格的登記管理制度，并設(shè)計(jì)登記表，表中要包括姓名、所在單位或部門、借查日期、檔案名、編號(hào)、借查用途等信息。借查者要將用途一欄填寫清楚，避免其對(duì)檔案信息造成破壞，導(dǎo)致檔案信息不完整或缺失。通過登記表對(duì)借查檔案進(jìn)行管理，能夠使機(jī)關(guān)檔案管理工作更加細(xì)致化。第三，在借查者使用完檔案后，要對(duì)其進(jìn)行跟蹤反饋，在其歸還檔案時(shí)，要完成簽收程序，并在反饋表上對(duì)檔案的利用效果進(jìn)行反饋，并給出自己的使用意見，以便管理者對(duì)其進(jìn)行跟蹤服務(wù)。此外，檔案管理人員還可通過電話回訪、網(wǎng)絡(luò)回訪等方式，提升其服務(wù)質(zhì)量，從而使檔案信息能夠得到充分的利用。

2.2 做好安全管理

在對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要對(duì)管理室中的各種設(shè)備進(jìn)行安全排查。如果在排查中發(fā)現(xiàn)有設(shè)施存在問題，可能引發(fā)安全事故，應(yīng)第一時(shí)間采取措施消除安全隱患，避免對(duì)檔案造成破壞。比如，管理室中的用電設(shè)備是否安全，線路是否穩(wěn)定，如果線路出現(xiàn)故障，可能會(huì)使設(shè)備燒壞，引發(fā)火災(zāi)，從而對(duì)檔案造成巨大的破壞。因此，在排查時(shí)要消除這種隱患，否則就會(huì)帶來不可估量的損失。同時(shí)，要安排專門的人員對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理，對(duì)于檔案的借閱、查閱、回收等工作，要盡可能的做到細(xì)致化，從而確保檔案信息的安全。

2.3 提升管理員素質(zhì)

機(jī)關(guān)檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，決定著檔案管理的質(zhì)量。有的管理人員由于專業(yè)知識(shí)水平有限，且缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致檔案的整理不規(guī)范，甚至在發(fā)現(xiàn)有檔案不完整或者信息缺失的情況下，也不采取措施彌補(bǔ)。因此，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提升其專業(yè)知識(shí)水平，并強(qiáng)化其對(duì)檔案管理工作的責(zé)任心，使其能夠以高度負(fù)責(zé)人的態(tài)度來對(duì)待機(jī)關(guān)檔案管理工作。比如，機(jī)關(guān)單位各部門可制定考核制度，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行考核，對(duì)于工作突出的人員給予精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作不盡責(zé)的人員則給予相應(yīng)的處罰，以提高相關(guān)人員的工作積極性。

綜上所述，機(jī)關(guān)檔案對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說是至關(guān)重要的，其是對(duì)機(jī)關(guān)工作的真實(shí)記錄，能夠客觀反映機(jī)關(guān)單位的工作水平。并且，檔案信息具有很高的利用價(jià)值，其能為機(jī)關(guān)工作提供參考依據(jù)。因此，為促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化，需要明確管理重點(diǎn)，并提升其服務(wù)質(zhì)量，從而促進(jìn)檔案信息有效利用。

參考文獻(xiàn)

[1]胡劍鋒.政府機(jī)關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理的有效應(yīng)用分析[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2016，12（21）：211-212.

作者簡介

張芳婕（1983-），女，漢，遼寧，遼寧省水利信息中心，檔案。