淺談檔案管理信息化建設(shè)

李文芬

摘 要：檔案信息化建設(shè)是眾多信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案部門參與國民經(jīng)濟和社會信息化的具體表現(xiàn)，也是檔案部門進一步深化改革，推動科技發(fā)展，提高服務(wù)效率的必然選擇，因此本文主要論述了檔案管理信息化建設(shè)的含義、作用以及檔案管理信息化建設(shè)的不足和對策。

1 引言

科技發(fā)展日新月異，信息化的浪潮席卷全球，它在悄悄的影響著我們的生活工作，也同樣延伸到檔案管理方面，檔案信息化已經(jīng)是大勢所趨，計算機信息技術(shù)的日益更新，以計算機應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛應(yīng)用使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生了天翻地覆的變化，而變革的目的是為了更好的適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展以滿足社會服務(wù)的需要。正如十七大報告中指出的 “信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”。中國已經(jīng)將信息化建設(shè)列為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的首要內(nèi)容。檔案工作必須盡快跟上社會發(fā)展的要求。

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。在信息時代，檔案管理信息化建設(shè)推動我國經(jīng)濟社會繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。

（一）檔案管理信息化可以實現(xiàn)檔案資源的共享

檔案是人類活動真實的歷史記錄，屬于國家信息重要的組成部分，隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越被社會所利用，加快檔案資源信息化的步伐，是經(jīng)濟和社會全球一體化的新形勢下發(fā)展的必然要求，是實現(xiàn)檔案信息共享的現(xiàn)實需要，檔案管理信息化可以進一步促進資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞。消除了各個信息使用者互相共享資源的壁壘，實現(xiàn)資源的高度共享。

（二）檔案管理信息化可以大大提高工作效率

傳統(tǒng)檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細(xì)的收集、整理、保管和利用，投入大量的人力、物力。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)在信息技術(shù)和通訊技術(shù)高速發(fā)展的今天凸顯弊端，檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了檔案管理的工作效率，還節(jié)約了大量的資源，有力促進了節(jié)約型社會的建設(shè)。

（三）檔案管理信息化是適應(yīng)社會改革的必然要求

隨著人類生活水平和文化水平的提高，人類的文化需求也越來越高，檔案本身的作用也隨著社會的進步和人類思想觀念的解放而不斷擴大，不僅僅停留在查找和借閱方面，而是可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求，面對檔案管理的新需求，必須沖破接檔案，管檔案的陳舊觀念，剔除影響檔案事業(yè)發(fā)展的體制弊端，使其與社會整體發(fā)展協(xié)調(diào)一致，同時，檔案管理信息化建設(shè)可以促進傳統(tǒng)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。

2 檔案管理信息化建設(shè)的不足

檔案信息化建設(shè)的重中之重是信息資源建設(shè)。很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設(shè)中資金投向幾乎全部是設(shè)備，信息資源建設(shè)投入幾乎沒有或者很少。在中等規(guī)模的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)中，正確的資金投入大致比例應(yīng)當(dāng)是硬設(shè)備占40%，軟件20%，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定和應(yīng)用模式調(diào)整占10%，信息資源建設(shè)占30%。經(jīng)實際調(diào)查多數(shù)單位未能達到上述指標(biāo)，致使不少單位設(shè)備幾次更新，但信息化的應(yīng)用成果一直未見到的原因。

在國內(nèi)，檔案信息化工作總體是起步早，發(fā)展慢的形勢，各地各級檔案信息化水平參差不齊，在這種大環(huán)境下，20世紀(jì)90年代中期，檔案部門零星的配備了計算機，開始建立題錄式數(shù)據(jù)庫，由于軟件功能不完善和檔案人員應(yīng)用計算機技術(shù)不足，使檔案信息化難以發(fā)展，并且缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，許多部門子建設(shè)檔案信息化的過程中，只重視發(fā)展先進設(shè)備，和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)，計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性方面存在很大的不足，檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一，這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

目前存在一個普遍的共同問題，老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論，原則，方法和技術(shù)已經(jīng)熟記于心，而年輕的檔案管理員僅僅懂得電子計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通訊技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識，管理原則和管理環(huán)節(jié)懂的太少，目前各單位檔案部門的檔案管理人員既沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)的培訓(xùn)，這些問題的存在都制約著整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。數(shù)據(jù)保護也同樣存在著危險，目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)的角度只能被動的解決一個方面的問題，而不能長遠全面的規(guī)范保障數(shù)據(jù)安全，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數(shù)據(jù)庫保護方案不可能與時俱進，技術(shù)的改進不能安全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險的所在。

3 對于檔案管理信息化建設(shè)不足提出的對策

（一）實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為最終目的，在現(xiàn)代化的檔案信息化管理工作中，要樹立實現(xiàn)檔案管理信息的社會化服務(wù)的理念，主要是將龐雜的數(shù)據(jù)資料，運用到信息化的管理手段進行有效的整理、儲存。便于日后的檔案管理，在此過程中運用現(xiàn)代信息化的管理手段建立一個良性循環(huán)的數(shù)據(jù)環(huán)境，為所在的單位的各項應(yīng)用提供理論資料基礎(chǔ)。

（二）轉(zhuǎn)變思想觀念，飛速發(fā)展的信息化社會要求檔案管理工作與時俱進，檔案信息化管理是社會發(fā)展的必然趨勢，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下網(wǎng)上信息資源已經(jīng)成為人們獲取知識與信息的一個重要渠道，如果檔案管理部門還是閉封式將會失去檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢，所以，推進檔案信息化建設(shè)離不開思想觀念的轉(zhuǎn)變，要求全面更新思想和樹立現(xiàn)代化的管理理念。

（三）在檔案信息化管理要提高技術(shù)水平，檔案信息化管理工作，不管是全面展開還是全面建設(shè)，離不開現(xiàn)代化的計算機技術(shù)的信息技術(shù)支撐，這就要求在檔案信息化建設(shè)需要很強的建設(shè)性基礎(chǔ)，隨著管理工作的的推進也需要攻克一系列問題，和克服一些技術(shù)威脅，檔案信息化管理要在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，實現(xiàn)其資源信息共享，和實現(xiàn)信息化服務(wù)，要求在檔案信息化建設(shè)中達到智能搜索，對于檔案數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的潛在威脅，提供的智能搜索功能還需要相關(guān)技術(shù)支持，達到進一步的完善，保證檔案保密性能和安全性能。

（四）盡快建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，建立資源配置合理，利用方便和特色突出的數(shù)據(jù)庫，建立資源配置合理，利用方便和特色突出的檔案信息數(shù)據(jù)庫是檔案業(yè)務(wù)信息化的前提。在檔案信息化管理中要深入開發(fā)檔案信息。

（五）增強檔案信息化建設(shè)的責(zé)任感，推動檔案信息化管理建設(shè)，這是一項必須長期堅持和任務(wù)繁重的工作，為了實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，要求增強檔案信息化管理建設(shè)的責(zé)任感與緊迫感，通過管理人員共同努力來做好檔案信息化建設(shè)的全面落實與開展工作。

（六）引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，改變檔案管理系統(tǒng)素質(zhì)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)新的工作需求，對檔案管理工作的員工加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，構(gòu)建三級服務(wù)體系，（單位內(nèi)部、行業(yè)內(nèi)部、面向世界），盡快建立局域網(wǎng)，著力加快數(shù)安化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息資源庫。

總之，檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜而有用的系統(tǒng)工程，需要長期細(xì)致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中，應(yīng)該堅持量力而行，循序漸進，實用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

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