社會化改革下的高校后勤檔案管理探究

李菲

摘 要：檔案管理作為高校后勤工作中的重要環(huán)節(jié)，真實(shí)記錄著高校的發(fā)展歷程，凝聚著高校信息資源財(cái)富，是高校發(fā)展的前提與基礎(chǔ)。隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，后勤管理工作在社會化改革的背景下出現(xiàn)了極大的變化，這就需要做好相關(guān)的調(diào)整工作，規(guī)范后勤管理工作，積極落實(shí)責(zé)任，優(yōu)化管理流程，為后勤工作質(zhì)量的提高提供強(qiáng)有力的保障。本文就對社會化改革下的高校后勤檔案管理進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：社會化改革；高校后勤；檔案管理

當(dāng)前高校后勤社會化改革獲得了階段性的發(fā)展，逐步形成了全新的后勤服務(wù)保障體系，對高等教育事業(yè)的良性發(fā)展起著積極的推動作用[1]。在社會化改革的趨勢下，高校實(shí)施后勤檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該樹立檔案管理的意識，增強(qiáng)后勤服務(wù)質(zhì)量和師生滿意度，提高后勤管理的水平與效率，這也是新時(shí)期高校后勤管理的重要發(fā)展方向。

1 高校后勤管理原則分析

高校后勤管理的原則主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是以人為本原則。高校后勤管理的關(guān)鍵就是以人為本的管理原則，其要求高校塑造管理理念和后勤文化時(shí)，創(chuàng)造理解人、關(guān)心人、尊重人、幫助人的機(jī)制和氛圍，鼓勵(lì)后勤人員自覺主動做好本職工作，高度注重人才資源的開發(fā)，做到合理使用人才、努力培養(yǎng)人才、善于發(fā)現(xiàn)人才，繼而形成強(qiáng)大的人才凝聚力。二是效益性原則。該原則指的是高校管理工作應(yīng)該以正確的目標(biāo)和思想為指導(dǎo)，對財(cái)力、物力、人力等資源進(jìn)行合理利用，最大限度發(fā)揮出有限資源的作用，實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)的高質(zhì)量與高效率。高校后勤管理中遵循效益性原則時(shí)，必須要對時(shí)間、物、財(cái)、人等資源進(jìn)行科學(xué)管理和綜合運(yùn)用，為科研與教學(xué)提供周到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，積極調(diào)動師生工作和學(xué)習(xí)的主動性。三是目的性原則。高校的中心工作就是科研和教學(xué)，而為師生生活、科研、教學(xué)服務(wù)是后勤管理工作的宗旨，這就需要高校緊密圍繞這一宗旨進(jìn)行管理工作，樹立全心全意為科研和教學(xué)服務(wù)的思想，明確教學(xué)規(guī)律中后勤工作的目的，從而更好地開展服務(wù)工作[2]。四是全局性原則。高校實(shí)施后勤管理工作時(shí)，必須要以工作特點(diǎn)、基本任務(wù)、發(fā)展目標(biāo)為依據(jù)，科學(xué)處理局部與全局的關(guān)系。而全局性原則要求后勤管理人員從高校全局角度出發(fā)，對后勤管理對象進(jìn)行把握，根據(jù)師生生活、科研、教學(xué)等方面的需求綜合考慮問題，將其作為后勤管理工作的起始點(diǎn)，而不能局限于孤立分析管理對象各個(gè)要素。同時(shí)后勤人員必須要胸懷大局，高瞻遠(yuǎn)矚，明確高校管理與后勤管理之間的關(guān)系，保證后勤管理工作的有序開展。

2 社會化改革下的高校后勤檔案管理路徑

2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)

在社會化改革背景下，高校實(shí)施后勤檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該形成完整系統(tǒng)的管理制度，使各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依、有章可循，進(jìn)而確保檔案的真實(shí)性與完整性，以免檔案交接過程中出現(xiàn)缺失和遺漏等問題。對于高校后勤隊(duì)伍而言，其流動性相對較大，在實(shí)際工作中會影響檔案的如實(shí)記錄，時(shí)常出現(xiàn)前任后勤人員離開工作崗位時(shí)沒有完成任內(nèi)檔案填寫等工作，而接任后勤人員不予填寫或隨意填寫檔案，不利于提高檔案的完整性和真實(shí)性[3]。因此高校在加強(qiáng)后勤檔案管理工作時(shí)，必須要做好相關(guān)的制度建設(shè)工作，在制度中具體落實(shí)所有工作，嚴(yán)格依照制度要求實(shí)時(shí)檔案的收集、形成、歸檔、交接等一系列工作，使檔案管理工作在相對穩(wěn)定的外部環(huán)境中順利實(shí)施。

2.2 做好培訓(xùn)工作

對于檔案管理工作而言，其不只是包括保管，也涉及完善、整理、搜集等一系列工作，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。因此高校后勤管理部門必須要高度重視檔案管理人員的再培訓(xùn)，定期組織職業(yè)再培訓(xùn)活動，進(jìn)一步提高管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。通常后勤部門是保證高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本單位，涵蓋十分廣泛的內(nèi)容，如教學(xué)硬件設(shè)施、汽車、維修、水電、餐飲、物資配送、基建等，導(dǎo)致后勤檔案管理工作相對復(fù)雜，要求檔案管理人員擁有較高的綜合素質(zhì)。例如：檔案管理人員管理基建檔案時(shí)，由于基建檔案與物資配送、硬件設(shè)施、水電等其他工作存在緊密的聯(lián)系，因此人員應(yīng)該具備基本的建筑常識和較強(qiáng)的實(shí)踐能力，科學(xué)利用所管理的檔案來更好地支持后勤服務(wù)工作。另外，高校可以有組織性與計(jì)劃性開展相關(guān)的進(jìn)修與培訓(xùn)活動，加大在職人員的培訓(xùn)與教育力度，使其業(yè)務(wù)水平和信息處理能力有所提高，知識結(jié)構(gòu)得以更新，能夠準(zhǔn)確辨別檔案信息的有效性和無效性，增強(qiáng)主動開發(fā)利用檔案資源的意識，以此滿足社會化改革的發(fā)展要求。

2.3 加大宣傳力度

檔案真實(shí)記錄和總結(jié)了高校的發(fā)展歷程，其中涉及社會實(shí)踐、技術(shù)研發(fā)、學(xué)術(shù)研究等諸多方面的記錄，集中著社會發(fā)展的知識沉淀。但是在以往的高校檔案管理工作中，部分檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的管理意識，不能全面了解《檔案法》，這些都在很大程度上威脅到檔案資料的安全[4]。隨著社會化改革的不斷深入，高校檔案工作變得更加完善和開放，檔案管理工作必須要向全社會和高校負(fù)責(zé)，這就需要高校檔案管理人員積極增強(qiáng)自身的認(rèn)知程度，高度重視檔案管理工作。同時(shí)高校在日常后勤管理工作中，應(yīng)該向教職工普及《檔案法》，加大檔案管理知識的宣傳教育工作，鼓勵(lì)后勤檔案管理人員做到懂法知法，更好地完善檔案管理工作。

2.4 增強(qiáng)管理意識，優(yōu)化管理方式

高校要想順利實(shí)施后勤檔案管理工作，必須要增強(qiáng)檔案管理人員的管理與服務(wù)意識，尤其是工作意識與責(zé)任認(rèn)知意識，使其充分意識到檔案管理工作的重要作用，明確自身的職責(zé)，提高主動管理服務(wù)的意識。當(dāng)然高校也可以采用多樣化的手段來縮短檔案信息的查閱時(shí)間，提高管理工作的質(zhì)量與效率，提供全面優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而推動高校檔案管理工作的發(fā)展[5]。另外，高校后勤檔案管理工作必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，對服務(wù)管理進(jìn)行完善，適當(dāng)創(chuàng)新管理思路，選擇不同的方式管理檔案，如借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來創(chuàng)新服務(wù)、強(qiáng)化工作人員的服務(wù)思路、提高人員對管理的認(rèn)知、選用先進(jìn)的管理方式等。同時(shí)高?？梢苑e極借鑒國外的管理方式，創(chuàng)設(shè)良好的檔案管理氛圍，完善檔案管理工作中的服務(wù)管理制度，推動檔案管理工作的良好發(fā)展。

3 結(jié)束語

在社會化改革的趨勢下，由于檔案的完整性直接關(guān)系到高校未來的發(fā)展，是高校開拓未來、繼承歷史的關(guān)鍵性工作，因此加強(qiáng)高校后勤檔案管理至關(guān)重要。在實(shí)際的工作中，高校應(yīng)該從自身的實(shí)際情況出發(fā)，加強(qiáng)制度建設(shè)，做好培訓(xùn)工作，加大宣傳力度，增強(qiáng)管理意識，優(yōu)化管理方式，從而營造可靠的制度化環(huán)境，使檔案管理工作有制可依、有章可循，確保各項(xiàng)工作的有序開展，實(shí)現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[5]郭春雷.高校后勤管理運(yùn)行體制模式改革探究[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2015，10：27-28.