事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

王彩萍

摘 要：當(dāng)今社會(huì)，隨著科學(xué)技術(shù)及計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，以及人們?cè)谟?jì)算機(jī)領(lǐng)域的意識(shí)的提高，數(shù)字化管理在事業(yè)單位等行政行業(yè)的應(yīng)用已經(jīng)成為一大趨勢(shì)，因此，本文根據(jù)我國(guó)目前檔案管理的基本情況，分析數(shù)字化管理應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中的重要性、必要性，以及需要采取的相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化；管理

檔案是機(jī)關(guān)單位、組織以及個(gè)人在日常生活形成的具有保存價(jià)值的圖文、音象或者依附其他載體存在形式的歷史記錄，在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著極其重要的作用。就當(dāng)今我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀而言，存在著諸多問(wèn)題，譬如，檔案管理數(shù)量大、繁瑣、查找效率低、成本高、檔案管理人員安全意識(shí)差等問(wèn)題。

1 事業(yè)單位實(shí)行檔案化管理的必要性

隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)日益凸顯出來(lái)，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，具有傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法達(dá)到的優(yōu)點(diǎn)，例如：檢索快速、查找方便、節(jié)約成本、利用率高、存儲(chǔ)量大、可以實(shí)現(xiàn)資源共享等，事業(yè)單位應(yīng)該跟隨信息發(fā)展的腳步將數(shù)字化管理這一信息產(chǎn)物應(yīng)用于檔案管理中，提高檔案管理的效率。

1.1 數(shù)字化檔案管理有助于提高事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益

我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息量突飛猛進(jìn)的增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理粗放型模式的缺陷暴露出來(lái)，為了解決這種模式帶來(lái)的問(wèn)題，就需要增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)，從而造成檔案管理成本的提高，然而將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理中，大大的解決了傳統(tǒng)模式檔案管理造成的人員和成本的浪費(fèi)，不僅大幅度節(jié)約了單位檔案管理的成本費(fèi)用，還存在著諸多優(yōu)點(diǎn)，大大的提高了工作效率，從而提高了單位的經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 數(shù)字化檔案管理有助于提高辦公人員的辦公效率

數(shù)字化檔案管理相比于傳統(tǒng)模式的檔案管理具有能夠準(zhǔn)確快速的歸檔，并且利用時(shí)能夠迅速高效提供的優(yōu)點(diǎn)。在當(dāng)今人員流動(dòng)性極大的企事業(yè)單位中，要想快速準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)員工的入職、退休以及人員的調(diào)動(dòng)等動(dòng)態(tài)信息，根據(jù)以往傳統(tǒng)模式的檔案管理，會(huì)耗時(shí)耗力，還可能出現(xiàn)信息不全面這一弊端，通過(guò)數(shù)字化管理的檔案信息，能夠準(zhǔn)確快速的查找到所要的信息，還可以查找到相關(guān)信息，做到傳統(tǒng)檔案管理模式做不到的全面性、快速性、準(zhǔn)確性，由于檔案信息超時(shí)空流動(dòng)的優(yōu)點(diǎn)，將數(shù)字化管理模式應(yīng)用于檔案管理中，大幅度的提高了辦公人員的工作效率。

1.3 數(shù)字化檔案管理有助于提高檔案的利用率

在以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案需要保存在固定的檔案室，這種保存模式造成了很大的不便，檔案日積月累，數(shù)量繁多，當(dāng)你在找需要的檔案時(shí)會(huì)造成很多時(shí)間和人員的浪費(fèi)，實(shí)施數(shù)字化檔案管理這一模式，可以快速、準(zhǔn)確的找出需要的檔案，數(shù)字化管理檔案還可以實(shí)現(xiàn)共享這一功能，不僅大大的節(jié)省檔案保存空間，使檔案管理受時(shí)間和空間約束的這一弊端得到完美的解決，大幅度提升了檔案的利用效率。

2 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀

2.1 硬件的發(fā)展

中國(guó)現(xiàn)在很多單位已經(jīng)普及計(jì)算機(jī)的使用，能夠基本實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，并且擁自己的局域網(wǎng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)飛速發(fā)展，為數(shù)字化管理應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

2.2 軟件的發(fā)展

我國(guó)目前已經(jīng)開發(fā)并應(yīng)用于數(shù)字化檔案管理的大量軟件，用于收集、信息檢索、整理、編目、利用等功能的軟件，為事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理提供了技術(shù)保障。

2.3 具備發(fā)展所需的人才支持

將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理工作中，不僅需要硬件、軟件的支持，更需要檔案人員進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作的后續(xù)工作支持，在檔案管理工作中，對(duì)檔案管理人員的自身素質(zhì)也有比較高的要求，不僅需要具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備，還需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和操作技術(shù)以及良好的預(yù)防能力，相對(duì)而言，事業(yè)單位人員的總體素質(zhì)比較高，具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和計(jì)算機(jī)基本操作技術(shù)，能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)技術(shù)與工作有機(jī)結(jié)合，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其基本技能的培訓(xùn)，提高知識(shí)儲(chǔ)備的同時(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，能夠使其在今后的工作開展中順利進(jìn)行，提高發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力，達(dá)到數(shù)字化檔案管理的工作要求。

3 數(shù)字化檔案管理的發(fā)展措施

3.1 文書處理過(guò)程和歸檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

在檔案管理工作中，作為檔案工作基礎(chǔ)的文書工作發(fā)揮著重要的作用，直接影響著檔案的內(nèi)在品質(zhì)，為了順應(yīng)這一時(shí)代信息產(chǎn)物的需求，檔案管理人員需要把文件通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔處理，在事業(yè)單位的局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行傳閱，同時(shí)也要設(shè)置好催辦時(shí)間和傳閱時(shí)間。如果中間任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都可以得到及時(shí)的反饋，確保檔案工作能夠有效及時(shí)的進(jìn)行下去，從而避免了檔案堆積這一歷史問(wèn)題的出現(xiàn)；而且，將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理這一模式中可以大幅度節(jié)省傳統(tǒng)模式檔案反饋和傳遞過(guò)程中浪費(fèi)的時(shí)間，在減輕工作人員工作強(qiáng)度的同時(shí)，極大的提高了檔案管理的效率。

3.2 建立工程體系

檔案數(shù)字化是一個(gè)復(fù)雜的工程體系，從思路設(shè)計(jì)到設(shè)備的選型以及軟件研發(fā)再到掃描系統(tǒng)、錄入系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、安全措施等都是一個(gè)龐大的工作，可以將檔案管理從操作、環(huán)境、保密機(jī)制、目錄管理等分為幾個(gè)方面，這幾個(gè)機(jī)制相互配合相互聯(lián)系，從而能夠提高事業(yè)單位的信息共享的能力。

3.3 數(shù)字化管理建立好與單位辦公系統(tǒng)的對(duì)接

結(jié)合數(shù)字化檔案的優(yōu)點(diǎn)，需要結(jié)合實(shí)際情況制定完善的管理制度，可以從文檔一體化、文檔網(wǎng)絡(luò)安全性、文檔保密、歸檔制度這幾個(gè)方面入手，其中，尤為重要的是數(shù)字化信息的安全性，檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)資料，有的檔案是公開化的有的則是需要完全保密的，檔案信息數(shù)字化之后，其安全性應(yīng)該高度重視，應(yīng)該從硬件和軟件這兩方面的安全措施抓起，第一，硬件方面，應(yīng)該提高存儲(chǔ)載體本身的質(zhì)量，還應(yīng)該提高載體保存時(shí)間，為文件的數(shù)字化存儲(chǔ)做好長(zhǎng)期準(zhǔn)備。同時(shí)，存儲(chǔ)電子信息的磁盤或者其他載體介質(zhì)應(yīng)該有專人看管，能夠保證電子信息檔案不會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩鼗蛘咂渥陨聿槐匾脑蚨鴪?bào)廢，同時(shí)應(yīng)該做好電子信息的備份防止意外情況的發(fā)生。第二，軟件方面，需要通過(guò)設(shè)置權(quán)限以及密碼這種安全措施進(jìn)行控制從而降低安全風(fēng)險(xiǎn)，能夠使電子信息能夠不被人為破壞、非法入侵，從而能夠有效的達(dá)到電子信息的安全性。

3.4 建立可靠的信息支持系統(tǒng)

做好檔案數(shù)字化管理工作，保證能夠高效、安全、持續(xù)穩(wěn)定的運(yùn)行下去，硬件、軟件都起著不可替代的作用，同時(shí)，可靠的信息支持也起著極其重要的作用。第一，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有較好的升級(jí)能力，系統(tǒng)擁有較好的升級(jí)能力能夠極大的提高、完善系統(tǒng)功能，擁有較好的升級(jí)能力的前提即通過(guò)光纖來(lái)連接存儲(chǔ)系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量可以通過(guò)增加擴(kuò)展模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)，同時(shí)，存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)該具備較高的可擴(kuò)展性，能夠進(jìn)行在線擴(kuò)容，從而能夠?qū)崿F(xiàn)較好的保護(hù)功能，從而達(dá)到較好的管理效果。第二，系統(tǒng)應(yīng)該具備較好的可靠性和良好的性能，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的可靠性和性能在檔案管理中發(fā)揮著極其重要的作用，直接關(guān)系著檔案管理工作的成效，因此，要意識(shí)到數(shù)字化檔案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存儲(chǔ)系統(tǒng)在硬件和其結(jié)構(gòu)能夠保證整個(gè)系統(tǒng)安全有效的運(yùn)行，同時(shí)硬件需要保證整個(gè)系統(tǒng)的連續(xù)性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以根據(jù)不同用戶的需求進(jìn)行設(shè)置數(shù)據(jù)的保密性或者共享從而提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

4 總結(jié)

數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)模式，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速傳播，有利于檔案信息資源的整合與開發(fā)，因此，事業(yè)單位應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，借助數(shù)字化信息平臺(tái)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，減輕工作負(fù)荷，提高人員利用率、檔案利用價(jià)值，大大加強(qiáng)事業(yè)單位的數(shù)字化水平。

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