事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

閆晨煜

摘 要：事業(yè)單位的檔案全面細(xì)致地記錄和反映了事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)情況和數(shù)據(jù)資料，是事業(yè)單位重要的信息資源，做好事業(yè)單位的檔案管理工作具有重要的實(shí)際意義。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理工作也逐步暴露了一些問(wèn)題，加之信息化的潮流也對(duì)事業(yè)單位的影響，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化是十分必要的。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化策略

事業(yè)單位的檔案是事業(yè)單位日常工作和活動(dòng)的記錄和反映，對(duì)事業(yè)單位的檔案資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理直接影響著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國(guó)事業(yè)單位也迎來(lái)了發(fā)展的新局面。在這一背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也要做出相應(yīng)的改進(jìn)，以滿足事業(yè)單位日常工作和管理的需求。

1 對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的必要性

1.1 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流的需要

人力資源管理是事業(yè)單位檔案管理工作中的重要一部分，在新時(shí)期，事業(yè)單位的檔案管理工作可以在很大程度上體現(xiàn)其人力資源的管理狀況和人員的素質(zhì)。尤其是在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下，很多機(jī)構(gòu)和單位都實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)的覆蓋，事業(yè)單位的檔案管理工作也不能停滯不前，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流和趨勢(shì)，充分借助信息化的勢(shì)力，不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案資源管理的信息化水平，同時(shí)也能提升事業(yè)單位的人力資源管理水平。

1.2 推動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的要求

檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，檔案管理可以為事業(yè)單位的發(fā)展提供各種信息和數(shù)據(jù)資源的支撐。在當(dāng)前，很多事業(yè)單位已經(jīng)在日常的管理工作中引入了管理信息系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了管理工作的信息化，這對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理部門要不斷優(yōu)化檔案管理工作，提升管理的效率和水平，進(jìn)一步充實(shí)檔案部門的服務(wù)功能，能夠滿足事業(yè)單位對(duì)信息資源篩選、分析、匯總等要求，推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

1.3 提升檔案管理工作成效的需求

事業(yè)單位的檔案管理工作涉及到對(duì)大量歷史資料、數(shù)據(jù)資料的整理和歸納，并且隨著時(shí)間的推移和事業(yè)單位業(yè)務(wù)的積累，各種歷史資料和數(shù)據(jù)資料的數(shù)量是非常龐大的。如果還是按照傳統(tǒng)的檔案管理方法，那么進(jìn)行信息和資料的查找和分析時(shí)工作量會(huì)特別大，不僅效率低下，還難以對(duì)工作的質(zhì)量提出保證。因此，及時(shí)優(yōu)化檔案的管理工作對(duì)于提升檔案管理的質(zhì)量，以及為事業(yè)單位提供科學(xué)有效的信息資源是非常有用的。

2 當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理制度不夠科學(xué)規(guī)范

很多事業(yè)單位在檔案管理方面重視不足，沒(méi)有安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，沒(méi)有制定科學(xué)合理的管理制度。這樣首先使得檔案管理部門在日常的檔案管理中缺乏明確的制度規(guī)范，在資料的匯總和歸納方面難以按照統(tǒng)一的規(guī)范和流程進(jìn)行操作，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致各種資料的混亂，影響事業(yè)單位對(duì)各種檔案資源的正常使用。同時(shí)，檔案管理部門長(zhǎng)期處于一個(gè)邊緣化的位置，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行專門的管理，也沒(méi)有賦予其足夠的重視，會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理人員工作的熱情和積極性，使他們逐漸對(duì)檔案管理工作開始敷衍，進(jìn)而影響事業(yè)單位檔案資源的質(zhì)量。

2.2 檔案管理人員的素質(zhì)和水平不高

由于事業(yè)單位的性質(zhì)以及檔案管理工作本身所具有的流程多、要求嚴(yán)格和比較枯燥繁瑣等特點(diǎn)，檔案管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的工作作風(fēng)。并且隨著事業(yè)單位的管理工作逐步邁入了信息化的大門，檔案管理人員還必須逐步提升自身應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的技術(shù)和水平，以滿足實(shí)際工作的需要。但是很多事業(yè)單位往往沒(méi)有對(duì)檔案管理工作予以足夠的重視，在招聘檔案管理人員時(shí)的考核力度不夠，而且人員更換的比較頻繁。加之部分檔案管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，在工作時(shí)敷衍了事，或者對(duì)檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容和要求都不夠明確，沒(méi)有按照要求對(duì)各項(xiàng)信息與資源進(jìn)行記錄與保存。這些都體現(xiàn)了人員因素對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量的影響，如果不能保證檔案管理人員的素質(zhì)和水平合格，就很難實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有序發(fā)展。

2.3 檔案資源的管理系統(tǒng)落后

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給各行各業(yè)的發(fā)展注入了新的生機(jī)與活力，能夠更充分地調(diào)動(dòng)發(fā)展的潛力。隨著信息化的普及以及事業(yè)單位的發(fā)展，信息技術(shù)在事業(yè)單位管理中的應(yīng)用是一個(gè)必然的趨勢(shì)。目前，已經(jīng)有部分事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到了信息化所帶來(lái)的便捷和機(jī)遇，逐步將信息化的管理系統(tǒng)引入到了日常的管理工作中。但是仍有很多事業(yè)單位固守傳統(tǒng)的管理方法，在檔案的管理工作中沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化，限制了檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提升。

3 對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的策略

3.1 逐步完善檔案管理制度

首先，事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，對(duì)檔案管理部門的日常工作予以足夠的重視，設(shè)置專門人員對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和情況進(jìn)行管理和監(jiān)督。然后，要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況以及對(duì)檔案資源的使用需求來(lái)進(jìn)一步明確檔案管理的各種規(guī)范和要求，針對(duì)不同種類的數(shù)據(jù)和資料制定具體詳細(xì)的要求，為檔案管理人員的工作提供行為規(guī)范。同時(shí)，要注重不斷提升檔案管理人員工作的積極性和創(chuàng)造性，明確責(zé)任，引導(dǎo)其嚴(yán)格遵守各項(xiàng)檔案管理工作的規(guī)范，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)

可以說(shuō)，檔案管理人員的素質(zhì)和水平直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，影響著各種檔案資料和數(shù)據(jù)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。因此，為了減少因管理人員素質(zhì)和水平不足而給檔案管理工作帶來(lái)的限制，事業(yè)單位要在實(shí)際管理中注重提升檔案管理人員的素質(zhì)和水平。一方面，事業(yè)單位在招聘人才時(shí)要加大考核力度，引入一些經(jīng)驗(yàn)豐富、能力較強(qiáng)的檔案管理人員。另一方面，要不定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，不斷提升其工作能力和職業(yè)道德觀念，逐步提升檔案管理人員隊(duì)伍的整體素養(yǎng)和水平。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化

事業(yè)單位要緊隨信息化的時(shí)代潮流，將信息化的管理技術(shù)引入到日常的管理工作中，加強(qiáng)信息化建設(shè)，逐步提升檔案管理工作的信息化水平。同時(shí)，要注重對(duì)信息化人才的培養(yǎng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源由紙質(zhì)化變?yōu)閿?shù)字化和信息化，這樣不僅能夠提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的工作人員提供獲取數(shù)據(jù)和資源的便捷渠道，進(jìn)一步擴(kuò)展檔案管理工作的職能。

4 小結(jié)

在對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行分析時(shí)，要注重結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況以及當(dāng)下發(fā)展的潮流和時(shí)機(jī)，對(duì)于檔案管理工作中難以滿足實(shí)際需求和時(shí)代潮流的部分要及時(shí)予以改進(jìn)，保證檔案管理工作能夠體現(xiàn)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，滿足事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的要求。

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