對檔案信息化的分析

姚文斌+薛東娥

摘 要：檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

關(guān)鍵詞：檔案管；信息化；現(xiàn)代化；原則；建設(shè)

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。

1 檔案管理工作現(xiàn)代化的要求

1.1，檔案工作者要著眼于信息化的飛速發(fā)展，積極采用現(xiàn)代化的信息手段，推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化，適應(yīng)時(shí)代要求，為群眾服務(wù)。

1.2要著眼于全面建設(shè)小康社會(huì)，為檔案事業(yè)發(fā)展提供的新空間，實(shí)現(xiàn)由以前的保管檔案為主向積極開發(fā)檔案信息資源、為社會(huì)提供研究利用為主的轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案開發(fā)利用的大眾化。

1.3要著眼于社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的全面完善，實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)模式向市場化服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，大力推進(jìn)檔案中介服務(wù)社會(huì)化，創(chuàng)新檔案的新功能新作用，由單一的服務(wù)方式向多種服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。

1.4要加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

1.5要提高檔案隊(duì)伍人才素質(zhì)。

2 檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循的原則

檔案信息化應(yīng)遵循以下三個(gè)原則：

2.1 規(guī)范性原則

制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2.2 安全性原則

在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗?；訪問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

2.3 效益性原則

由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。

3 開發(fā)檔案信息資源，加快檔案信息化建設(shè)步伐

信息時(shí)代的到來，給檔案工作帶來發(fā)展的機(jī)遇，同時(shí)也提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它迫切要求運(yùn)用 信息技術(shù)推動(dòng)檔案工作，以提高檔案工作的效率和質(zhì)量。現(xiàn)就檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問題：

3.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的完善及檔案信息錄入的規(guī)范化

在信息化條件下的檔案管理工作較傳統(tǒng)的檔案管理工作更需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，它需要有統(tǒng)一的規(guī)范化的數(shù)據(jù)類型，統(tǒng) 一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)檔案建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急是實(shí)行科學(xué)管理，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔 案用語，建立一個(gè)完善的檔案信息資源開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快速、有效、有序、合法地把檔 案信息資源元數(shù)字化，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫的信息量，檔案部門通過挖掘自身潛力或借助 外力堅(jiān)強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理軟件的研制，搞好各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的標(biāo) 準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)是檔案管理的前提和基礎(chǔ)，所謂檔案信息化管理，主要包括電子檔案管理和電子文件歸檔 。具體做法是將紙質(zhì)檔案通過掃描，將檔案以數(shù)字圖像形式存儲(chǔ)和顯示，或 者進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入，或者通過微縮設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成微縮膠卷，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，這 些都要求認(rèn)真校對、嚴(yán)格審核，同時(shí)重視已輸入計(jì)算機(jī)檔案和數(shù)據(jù)的校對審核工作，減少失 誤，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)化。

3.2 檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

數(shù)據(jù)庫是否設(shè)計(jì)了轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出接口，接口是不是標(biāo)準(zhǔn)化，是否符合檔案著錄范圍，這是將來 檔案信息共享、檔案管理軟件升級的保障。在制定數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)由懂計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)、熟悉 檔案整理編目、著錄、標(biāo)引的人員共同協(xié)商完成，以滿足利用者的各種檢索要求。在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立健全數(shù)據(jù) 庫質(zhì)量管理體系，把好質(zhì)量關(guān)，根據(jù)實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)，責(zé)任到人， 定期檢查。只有規(guī)范 了檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，才能為檔案信息共享打好扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3 檔案信息的安全性

檔案計(jì)算機(jī)信息安全就是保護(hù)檔案計(jì)算機(jī)信息資源，防止未經(jīng)授權(quán)或者偶然因素對檔案信息 資源的破壞、更改、非法利用或惡意泄漏，以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息保密性、完整性和利用性。

3.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員要有良好的信息觀念，在從事檔案工作實(shí)踐中應(yīng)具備對檔案信息的收集、理解、分析、處理的能力要有憂患意識(shí)，不斷提高計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)及外語能力，還要善于開發(fā)新型檔案信息資源，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為檔案的利用提供服務(wù)，這樣才能保證檔案信息的安全開發(fā)利用。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容要緊跟信息時(shí)代的需求，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

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