事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析

陳留芳

摘 要：由于經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，逐漸增加了信息需求量，為適應(yīng)信息化的發(fā)展，我國大力改革當(dāng)前的檔案管理制度，雖然引進(jìn)了一些先進(jìn)的新技術(shù)，然而事業(yè)單位的檔案管理依然存在較大的挑戰(zhàn)和艱巨的任務(wù)。眾所周知，優(yōu)秀的事業(yè)單位檔案管理工作并非易事，而必須有堅(jiān)強(qiáng)的恒心和巨大的耐力，同時(shí)要扎實(shí)掌握專業(yè)的技術(shù)知識(shí)，深刻了解檔案管理中的不足并及時(shí)改善。本文對事業(yè)單位檔案管理目前的實(shí)際情況展開深入分析，并研究了解決問題的對策，以期為將來事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展提供促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

現(xiàn)階段，我國國民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，日益改善了人民生活條件，提高其生活水準(zhǔn)，面對此，人們對信息需求量也逐漸增加。為適應(yīng)人們對信息的需要，亟待有效解決好事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)問題。但是，有關(guān)部門與工作人員做好檔案管理工作具有一定難度，由于事業(yè)單位檔案管理這項(xiàng)工作同時(shí)具有專業(yè)性與事業(yè)性，因而對工作人員良好的耐心要求較高。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作的重視度不夠

在事業(yè)單位檔案中存在的重要信息量較大，和事業(yè)單位工作發(fā)展具有緊密的關(guān)聯(lián)。主要包括單位員工的身份背景、工作流程的詳細(xì)記錄等，如果漏掉了檔案管理工作，則可能帶來泄露數(shù)據(jù)、侵犯個(gè)人隱私權(quán)等問題。因此，對事業(yè)單位而言，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，應(yīng)當(dāng)引起相關(guān)成員的高度重視。然而現(xiàn)實(shí)中對該問題的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，無論檔案管理工作如何完美，都很難給事業(yè)單位帶來顯著的效益，因此，大多數(shù)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者都對檔案管理工作不夠重視，因而對檔案管理工作的直接實(shí)施者，即檔案管理人員等下級(jí)員工的積極性也產(chǎn)生影響。許多檔案管理人員還沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對事業(yè)單位的重要意義，將檔案管理工作單純的看成一份對檔案文件進(jìn)行整理與保管的工作，再加上受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度影響，檔案管理人員很難對工作付出努力，導(dǎo)致檔案管理工作始終處于一種得過且過的狀態(tài)，員工們不能按時(shí)進(jìn)行相關(guān)檔案記錄工作，拖延工作時(shí)間，最后越積越多，只能一帶而過，致使檔案不完整，影響他人查閱檔案的查閱效果。

1.2 檔案管理模式落后且設(shè)備老舊

大部分檔案管理部門仍舊以賬目記錄、書本記載為主要方法，以傳統(tǒng)的檔案管理模式低效運(yùn)營。隨著科技的進(jìn)步與信息化時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法將如此巨大的信息量快捷、有效地存入檔案庫中。同時(shí)，由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作不夠重視，不能及時(shí)更換檔案管理工作需要的新設(shè)備，很大程度上限制了檔案管理員的檔案數(shù)據(jù)記錄速度以及檔案查閱的效率。

1.3 人員的專業(yè)知識(shí)與職業(yè)素養(yǎng)不夠

檔案管理工作表面上是一項(xiàng)簡單的工作，然而在實(shí)際工作中難度較大，對檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與職業(yè)素養(yǎng)有較高要求。然而大部分檔案管理部門對一問題不夠重視，以為僅僅端正工作態(tài)度、提高工作效率則能有效完成該項(xiàng)工作，造成大多數(shù)員工對專業(yè)知識(shí)的研究、職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)都難以達(dá)到信息化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)際工作中，一些員工缺乏專業(yè)知識(shí)，沒能掌握專業(yè)的檔案管理技術(shù)，甚至不能很好地完成一些基礎(chǔ)工作項(xiàng)目，致使檔案管理工作效率低下，工作業(yè)績也不盡如人意；還有一些員工缺乏職業(yè)素養(yǎng)，工作穩(wěn)定性差，以至于出現(xiàn)員工突然辭職甚至是檔案數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象，對事業(yè)單位來講是一個(gè)不小的安全隱患。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的有效對策

根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)完善檔案管理工作，著重抓好針對檔案管理工作現(xiàn)狀的以下幾點(diǎn)對策：

2.1 樹立法制意識(shí)并完善制度

樹立法制意識(shí)是做好檔案管理工作的必要條件。首先，應(yīng)該讓每一個(gè)檔案管理工作人員對《檔案法》有一個(gè)大致的了解，這樣，檔案管理人員在以后的工作中，也會(huì)有法可依。而且，《檔案法》對檔案管理工作人員會(huì)產(chǎn)生一個(gè)約束，在這種情況下，檔案管理人員的工作行為就會(huì)變得更加規(guī)范。其次，事業(yè)單位應(yīng)該完善自身的檔案管理制度，檔案的管理者可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，在網(wǎng)絡(luò)的幫助下，管理者對檔案工作會(huì)有一個(gè)整體的掌握，管理者一旦發(fā)現(xiàn)工作人員的不足之處，一定要及時(shí)告知該工作人員，并督促他改正。除此之外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作納入到年度重點(diǎn)工作計(jì)劃中，這樣，在改善檔案管理工作時(shí)，工作人員就會(huì)有章可循。

2.2 加大資金投入

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理模式難以滿足當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展需求，因而必須改變傳統(tǒng)模式，運(yùn)用新型信息化檔案管理模式完成該項(xiàng)工作。作為社會(huì)信息化的一項(xiàng)重要工具，計(jì)算機(jī)日益發(fā)展為新型檔案管理模式的重要角色。相關(guān)記錄軟件的合理運(yùn)用，有利于檔案管理人員在電腦中方便快捷、合理有序地輸入完整的數(shù)據(jù)信息。檔案管理人員可構(gòu)建一個(gè)檔案查閱網(wǎng)，將數(shù)據(jù)傳輸?shù)骄W(wǎng)站上，以便人們?yōu)g覽和查閱，無論是檔案管理人員還是查閱人員，時(shí)間精力都大大減少。與此同時(shí)，檔案管理人員必須對網(wǎng)絡(luò)安全給予重視，避免侵入計(jì)算機(jī)病毒，防止非檔案擁有著盜用檔案信息。另外，新的檔案管理模式的運(yùn)行必須引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境，因此需要耗費(fèi)大量的資金，然而很多地區(qū)缺乏充足的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。這時(shí)，檔案管理部門可以向地方政府申請資金補(bǔ)助，利用這些資金購進(jìn)新的相關(guān)檔案管理設(shè)備，并且置辦優(yōu)越的檔案管理辦公環(huán)境，有助于新型管理模式的運(yùn)行和檔案管理工作的完善。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)

由于檔案管理工作具有極強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性和系統(tǒng)性，因此，有必要強(qiáng)化檔案管理工作人員的培訓(xùn)。首先，培訓(xùn)管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)其對該項(xiàng)工作給予重視的意識(shí)，積極展開對管理專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)。目前，社會(huì)發(fā)展需要巨大的信息量，因此對檔案管理人員的素質(zhì)要求也較高，促進(jìn)培訓(xùn)的積極開展，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位健康可持續(xù)發(fā)展。

2.4 開發(fā)檔案信息資源

從開發(fā)檔案管理信息資源的角度上來講，首要任務(wù)就是根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理理念做出管理方法上的優(yōu)化，關(guān)鍵在于樹立端正積極的檔案管理工作理念，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)在檔案管理工作中的重視程度，進(jìn)而在保證檔案管理價(jià)值的前提下發(fā)揮檔案信息資源的重要作用。另一方面，在優(yōu)化檔案管理的過程中，應(yīng)體現(xiàn)出事業(yè)單位的主動(dòng)性與自覺性，根據(jù)各事業(yè)單位的實(shí)際情況，為事業(yè)單位管理層提供必要的參考依據(jù)進(jìn)行決策。同時(shí)，事業(yè)單位可以通過網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行傳播，宣傳事業(yè)單位面向社會(huì)的服務(wù)政策，改善民生的同時(shí)為事業(yè)單位樹立優(yōu)良公眾形象，從而營造出有利于檔案管理工作發(fā)展的社會(huì)環(huán)境。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的趨勢

現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位的文件管理制度相對滯后，缺乏健全的保護(hù)檔案管理工作的機(jī)制。由此可見，我國事業(yè)單位的檔案管理工作仍有較大發(fā)展和進(jìn)步空間。目前我國必須對這一問題給予關(guān)注，重視其在將來發(fā)展中的作用，積極有效解決相關(guān)問題。在檔案管理上，我們可以利用互聯(lián)網(wǎng)儲(chǔ)存檔案，這樣既可以降低檔案管理人員的工作量，又可以防止人為泄露檔案事件的發(fā)生，但是，我們一定要加強(qiáng)網(wǎng)上安全的管理，防止黑客的侵入以及存儲(chǔ)文件的破損?？偠灾聵I(yè)單位檔案管理的未來發(fā)展趨勢一定是以科學(xué)技術(shù)為核心的，所以，在現(xiàn)在，相關(guān)的部門和工作人員就應(yīng)該不斷努力、不斷探究，提升在檔案管理方面的科學(xué)技術(shù)水平，使檔案管理工作的發(fā)展速度越來越快，完成質(zhì)量越來越高。

4 結(jié)語

總之，改善事業(yè)單位檔案管理目前的實(shí)際情況亟待領(lǐng)導(dǎo)與民眾的積極參與。第一，事業(yè)單位的檔案管理工作必須得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，轉(zhuǎn)變過去忽視檔案管理工作的觀念，樹立起對這項(xiàng)工作的認(rèn)可。第二，工作人員必須對本職工作抱著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，在工作實(shí)踐中提升自身業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)。通過個(gè)人與全體成員的共同努力，促使事業(yè)單位檔案管理工作產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，提高檔案管理工作水平，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

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