電子訂貨系統(tǒng)(EOS)在醫(yī)用材料管理中的應(yīng)用

任曉敏，唐榮高，羅志勇，朱秀麗，張彪

1. 東華大學(xué)旭日工商管理學(xué)院(上海，200051) 2. 上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬第九人民醫(yī)院資產(chǎn)管理處(上海，200011)

電子訂貨系統(tǒng)(EOS)在醫(yī)用材料管理中的應(yīng)用

任曉敏1,2，唐榮高2，羅志勇2，朱秀麗2，張彪2

1. 東華大學(xué)旭日工商管理學(xué)院(上海，200051) 2. 上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬第九人民醫(yī)院資產(chǎn)管理處(上海，200011)

該文探討了醫(yī)院設(shè)備科庫房醫(yī)用材料自動(dòng)補(bǔ)貨問題， 嘗試將物流EOS系統(tǒng)與現(xiàn)有的醫(yī)院“HIS系統(tǒng)”和“物資管理系統(tǒng)”相結(jié)合， 優(yōu)化了相關(guān)領(lǐng)域與訂貨流程， 從而建立一套實(shí)用、 科學(xué)、 符合醫(yī)院實(shí)際情況的基于物流系統(tǒng)的醫(yī)用材料管理方法。

電子訂貨系統(tǒng)(EOS)； 物資管理； 庫存周轉(zhuǎn)率

現(xiàn)代企業(yè)中,物資已成為一個(gè)重要的管理對(duì)象,物資在整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營和管理中的流動(dòng)是否合理,以及運(yùn)輸、 裝卸、 倉儲(chǔ)、 庫房管理等都直接影響到一個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)和運(yùn)營成本。在醫(yī)療服務(wù)行業(yè)中， 引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)用材料管理方法， 并與臨床醫(yī)療工作的需求緊密結(jié)合， 從而建立一套完善的物資管理系統(tǒng),并在醫(yī)院物資管理中占據(jù)重要的戰(zhàn)略地位[1]。

1 醫(yī)院醫(yī)用材料管理現(xiàn)狀

目前， 國內(nèi)多數(shù)醫(yī)院的醫(yī)用材料管理模式為： 臨床提出申領(lǐng)——庫房通知供應(yīng)商供貨——申領(lǐng)科室提貨。然而， 隨著醫(yī)學(xué)新技術(shù)、 新業(yè)務(wù)的開展， 醫(yī)用材料(高值醫(yī)用材料， 低值醫(yī)用材料)的種類及數(shù)量正以驚人的速度遞增， 在有限的庫房容量和管理人員配置條件下， 原有的這套模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)用材料管理的需求。此外， 多數(shù)臨床科室為保證其醫(yī)用材料使用的穩(wěn)定紛紛設(shè)立二級(jí)庫存， 即科室內(nèi)的醫(yī)用材料保管庫房。這一方式看似減小了醫(yī)院中心庫房的壓力， 然而實(shí)際上卻增加了醫(yī)用材料管理的難度?？剖倚枰~外增加人員和場(chǎng)地去管理其二級(jí)庫存， 產(chǎn)生醫(yī)用材料閑置， 降低了庫存周轉(zhuǎn)率， 投入的資金變相地降低了效價(jià)造成資源的極大浪費(fèi)[2]。而且醫(yī)院由于對(duì)二級(jí)庫存無法統(tǒng)一管理和追溯， 就無法保障醫(yī)用材料臨床使用的安全性。傳統(tǒng)的物資管理系統(tǒng)是以單一的數(shù)據(jù)庫為中心,主要用于事務(wù)處理,在此基礎(chǔ)上,可進(jìn)行簡單的查詢、 匯總、 統(tǒng)計(jì)、 決策分析等各種類型的工作。這種將日常處理和決策分析綜合在一起的技術(shù),在當(dāng)前不斷發(fā)展的信息社會(huì)中逐漸暴露出其自身的局限性[3-4]。

2 醫(yī)院醫(yī)用材料管理中存在的主要問題

2.1 庫房管理系統(tǒng)功能簡單

雖然現(xiàn)有的物資管理系統(tǒng)具有入庫、 出庫、 庫存統(tǒng)計(jì)、 查詢等功能， 但是一般只局限于滿足醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)院材料的出入庫等基本業(yè)務(wù)流程。信息技術(shù)應(yīng)用層次不高。醫(yī)用材料品種繁雜、 規(guī)格繁多。現(xiàn)有庫房管理系統(tǒng)應(yīng)用常規(guī)編碼進(jìn)行出入庫錄入工作， 不僅工作量大， 而且難以避免差錯(cuò)， 導(dǎo)致出入庫過程長， 科室集中請(qǐng)領(lǐng)時(shí)難以及時(shí)響應(yīng)。高值易耗品管理要求全流程、 可視化管理， 也對(duì)現(xiàn)有的信息技術(shù)提出了要求。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)蓬勃發(fā)展， 現(xiàn)代物流識(shí)別技術(shù)已廣泛運(yùn)用， 醫(yī)院材料物資管理系統(tǒng)需要應(yīng)用更加先進(jìn)的信息技術(shù)提高工作效率[5]。

2.2 缺貨和不良庫存時(shí)常出現(xiàn)

不良庫存是指積壓庫存和過剩庫存， 缺貨是指某材料的供應(yīng)量不能滿足臨床需求， 不良庫存會(huì)直接導(dǎo)致物流效率的低下和庫存成本的上升， 而缺貨會(huì)直接影響臨床使用， 容易導(dǎo)致醫(yī)療糾紛。日常采購工作對(duì)需要材料的數(shù)量和型號(hào)還停留在庫管的經(jīng)驗(yàn)層面上， 不能有效的關(guān)注庫存時(shí)效性。粗放的庫存量控制方式會(huì)導(dǎo)致過期積壓材料增多， 對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)營帶來很大的經(jīng)濟(jì)損失[6]。

2.3 信息利用不高

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)， 醫(yī)院積累了豐富的醫(yī)療物資數(shù)據(jù)， 但現(xiàn)有庫房管理系統(tǒng)對(duì)材料物資管理信息利用不高， 僅提供基本庫存管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。現(xiàn)有的材料物資管理信息系統(tǒng)不能根據(jù)設(shè)定要求生成物資采購計(jì)劃， 也不能對(duì)材料物資應(yīng)用趨勢(shì)分析以形成科學(xué)的材料物資預(yù)算。現(xiàn)有系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)材料物資的收費(fèi)和成本數(shù)據(jù)的提取， 滿足醫(yī)院與科室二級(jí)成本核算要求， 但系統(tǒng)尚不能完成供應(yīng)鏈的價(jià)值增值分析。海量的歷史數(shù)據(jù)蘊(yùn)藏著寶貴的財(cái)富， 如何進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘， 為材料物資管理決策提供支持是今后要著重解決的問題。

2.4 醫(yī)用材料安全性不能保障

首先是供應(yīng)商資質(zhì)管理不規(guī)范。醫(yī)用材料采購有嚴(yán)格的證件管理制度和市場(chǎng)準(zhǔn)入制度， 目前我國實(shí)行經(jīng)營許可證、 注冊(cè)證和衛(wèi)生許可證制度， 在實(shí)際工作中還要審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、 廠家產(chǎn)品授權(quán)、 銷售員授權(quán)等證件。不規(guī)范的采購供應(yīng)將給臨床醫(yī)療安全帶來隱患和糾紛， 所以在采購環(huán)節(jié)時(shí)要嚴(yán)把資質(zhì)關(guān)， 但單靠人力來完成審核和動(dòng)態(tài)管理工作效率低下， 容易出現(xiàn)差錯(cuò)。其次是材料保質(zhì)監(jiān)控缺乏管理。由于醫(yī)療材料的特殊性有有效期， 如果失效后的醫(yī)用材料進(jìn)入臨床使用， 不僅會(huì)導(dǎo)致醫(yī)療事故隱患， 也會(huì)造成醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)損失， 退回給供應(yīng)商也容易引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛。

3 EOS引入庫存管理的意義

庫存管理是指在物流過程中商品數(shù)量的管理， 其衡量指標(biāo)為“庫存周轉(zhuǎn)率”。庫存周轉(zhuǎn)率的提高有助于減少流動(dòng)資金的占用和物資的損耗， 從而提高庫存管理工作的效率。在醫(yī)療服務(wù)行業(yè)中， 引入先進(jìn)的電子訂貨系統(tǒng)( Electronic ordering system， EOS)結(jié)合現(xiàn)有的物資管理系統(tǒng)管理醫(yī)用材料的庫存， 并根據(jù)臨床業(yè)務(wù)的需求智能生成需求定單,可以直接對(duì)臨床的科室醫(yī)用材料形成自動(dòng)循環(huán)供應(yīng)。對(duì)于減少醫(yī)院運(yùn)營成本、 提高醫(yī)院工作效率、 跟蹤和追溯醫(yī)療材料在臨床中實(shí)時(shí)使用情況， 保證醫(yī)療安全上具有重要的現(xiàn)實(shí)意義[7-8]。

4 EOS系統(tǒng)的特點(diǎn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的日臻成熟， 使用含有電子訂貨系統(tǒng)EOS的物資管理系統(tǒng)已經(jīng)成為現(xiàn)今國際上大中型企事業(yè)中物流管理部門主流管理模式。EOS提高了補(bǔ)貨的靈活性和預(yù)見性， 即由資產(chǎn)管理部門治理每個(gè)病區(qū)的庫存， 并承擔(dān)病區(qū)庫房的全部產(chǎn)品定位， 提高庫存周轉(zhuǎn)率。

目前， 國內(nèi)大中型企事業(yè)中物流管理部門采用的EOS系統(tǒng)建議訂單依據(jù)， 有很多內(nèi)容是從國外先進(jìn)的物流管理思想中借鑒來的,可以從庫存與銷售二方面分析[9]。近年來， 國內(nèi)多數(shù)醫(yī)院的醫(yī)院信息系統(tǒng)(Hospital Information System， HIS)及醫(yī)院資源計(jì)劃系統(tǒng)(Hospital Resource Planning， HRP)已廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理中[10]， 但醫(yī)用材料的管理還停留在簡單的“進(jìn)銷存”概念， 使用傳統(tǒng)的“進(jìn)銷存”軟件作為庫房管理的信息支撐， 核算管理缺乏分析數(shù)據(jù)。且醫(yī)用材料管理屬于醫(yī)學(xué)、 管理學(xué)、 數(shù)學(xué)以及計(jì)算機(jī)多學(xué)科交叉研究范疇。因此從實(shí)踐的角度考慮， 在現(xiàn)有庫房管理軟件與目前EOS系統(tǒng)相結(jié)合的基礎(chǔ)上， 實(shí)現(xiàn)基于物流系統(tǒng)的醫(yī)用材料管理研究， 以進(jìn)一步提升庫存周轉(zhuǎn)率， 減少相關(guān)成本。

5 EOS系統(tǒng)在醫(yī)院庫房管理中的應(yīng)用

醫(yī)用材料可分為庫存常備的檢查類材料、 少量備貨的專用型材料， 以及不做備貨的手術(shù)類特殊材料和相關(guān)設(shè)備配套器械等。通過對(duì)醫(yī)院各個(gè)科室的材料使用情況進(jìn)行初步統(tǒng)計(jì)和分析， 并且考慮到不同材料對(duì)于不同科室在領(lǐng)用周期和數(shù)量上存在波動(dòng)性差異， 選取我院“口二病區(qū)”與“耳鼻病房”兩個(gè)科室所領(lǐng)用的一次性使用分隔輸液器(貝朗)； 無菌醫(yī)用橡膠檢查手套中號(hào)(瑞京)； 彈力套(DY840)為源數(shù)據(jù)， 從以下幾個(gè)方面進(jìn)行模擬研究分析。

5.1 訂貨出錯(cuò)率

改進(jìn)前后訂貨流程圖如圖1與圖2所示。

圖1 原訂貨流程

圖2 加入EOS系統(tǒng)的訂貨流程

從圖2可知， 加入EOS系統(tǒng)的訂貨方式以后， 臨床訂貨、 實(shí)際訂單、 經(jīng)銷商訂單均由人工訂貨方式更改為智能訂貨方式。

經(jīng)過“口二病區(qū)”與“耳鼻病房”的庫房數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)， 在2014年10月—11月發(fā)生訂貨數(shù)量錯(cuò)誤4次,發(fā)生醫(yī)用材料訂單入庫數(shù)據(jù)量791條,出錯(cuò)率為0.51%。而通過模擬加入EOS模塊的庫房管理系統(tǒng)， 各環(huán)節(jié)均采用系統(tǒng)電子化訂單， 故出錯(cuò)率接近于0%。

從上可知， 改為系統(tǒng)電子生成單據(jù)后， 避免了電話或者報(bào)送紙質(zhì)材料計(jì)劃傳遞過程中的人工出錯(cuò)； 也避免了設(shè)備科及經(jīng)銷商重復(fù)消耗的人工成本和臨床科室因到貨出錯(cuò)而產(chǎn)生的損失。原有的流程模式形成流程閉環(huán)， 智能處理是在經(jīng)過一個(gè)臨床科室采集其消耗的實(shí)際量后， 進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析與智能追蹤， 最后反饋到新一期臨床科室的采購訂單中， 當(dāng)然在這一過程中可進(jìn)行人為干預(yù)， 進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。

5.2 訂貨周期時(shí)間

二種訂貨程序的訂貨時(shí)間， 如圖3 所示。電子訂貨系統(tǒng)的訂貨周期時(shí)間比原訂貨時(shí)間節(jié)省了許多。

圖3 訂貨周期時(shí)間

從圖3可知， 由于很多步驟改為電子方式智能實(shí)時(shí)傳遞， 庫房管理員只需在每天定期的時(shí)段中對(duì)科室訂單進(jìn)行維護(hù)以及批量上報(bào)， 大量節(jié)省了臨床清點(diǎn)、 庫房記錄、 以及采購人員報(bào)貨的時(shí)間。并且在庫房管理人員外出， 請(qǐng)假或非工作時(shí)間時(shí)， 系統(tǒng)亦可接受訂單有效地減少了大部分人工記錄的時(shí)間， 且不受工作時(shí)間的限制。

由此可見， 通過模擬加入EOS的庫房管理系統(tǒng)， 智能處理生成周期性訂單， 能夠有效的優(yōu)化了工作流程， 提高了工作效率。而且， 對(duì)經(jīng)銷商也是有相當(dāng)大的幫助， 能做到定期配送， 可避免時(shí)間上大量加急訂單的產(chǎn)生， 達(dá)到雙贏的效果。

5.3 庫存周轉(zhuǎn)率

庫存周轉(zhuǎn)率是庫存周轉(zhuǎn)速度的主要指標(biāo)。庫存周轉(zhuǎn)速度反映庫存管理水平， 庫存周轉(zhuǎn)率越高， 庫存的占用水平越低， 流動(dòng)性越強(qiáng)。它不僅影響整個(gè)庫房管理的能力， 也是整個(gè)醫(yī)院庫房管理的重要內(nèi)容。

表1 原訂貨程序與EOS系統(tǒng)模擬材料出庫量與實(shí)際消耗對(duì)比

從表1可以發(fā)現(xiàn)， 原庫存周轉(zhuǎn)率偏低， 比對(duì)值不穩(wěn)定； 而模擬加入EOS系統(tǒng)后的庫存周轉(zhuǎn)率顯著提高， 比對(duì)值平穩(wěn)。

總而言之， 訂貨周期的時(shí)間縮短， 可增加訂貨的頻次， 從而能夠有效減少醫(yī)用材料的庫存數(shù)量， 提高庫存周轉(zhuǎn)率。原有的訂貨流程， 因?yàn)槿斯きh(huán)節(jié)過多所產(chǎn)生的出錯(cuò)率偏高， 影響訂貨周期的長短。而加入EOS的物資管理系統(tǒng)能夠減少人工環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的出錯(cuò)率。并且間接影響庫存周轉(zhuǎn)率。

從實(shí)踐的角度考慮， 如果能將現(xiàn)有庫房管理軟件與EOS系統(tǒng)相結(jié)合， 就能更好的管理臨床醫(yī)用材料， 提升庫存周轉(zhuǎn)率， 減少醫(yī)院相關(guān)成本， 并且能夠及時(shí)跟蹤和追溯醫(yī)療材料的臨床使用情況， 從而使得醫(yī)用材料在臨床使用安全性上也能得到保障。

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Application of Electronic Ordering System in the Management of Medical Materials

REN Xiaomin1,2, TANG Ronggao2, LUO Zhiyong2, ZHU Xiuli2, ZHANG Biao2

1．Glorious Sun School of Business and Management, Donghua University (Shanghai,200051) 2．Department of Asset Management,the Ninth People's Hospital Affiliated to Shanghai Jiao Tong University School of Medicine (Shanghai,200011)

The purpose of this paper is to study automatic replenishment problem of medical material in hospital equipment room. We tried to combine the logistics EOS system with the existed hospital "HIS system" and "material management system" and optimize the related areas and ordering processes in order to establish a scheme based on the logistics system for the management of medical consumables in hospital with the advantages of practicability, scientificity and the accordance with the actual situation in hospital.

electronic ordering system (EOS), materials management, inventory carry rate

10.3969/j.issn.1674-1242.2017.02.019

上海市衛(wèi)計(jì)委衛(wèi)生計(jì)生政策研究(2014HP030)

任曉敏，E-mail:rexmb@126.com

TP315

A

1674-1242(2017)02-0112-04

2017-03-21)