民政檔案開發(fā)利用途徑及實踐意義闡述

賈金林

摘 要：民政檔案是與民生管理工作息息相關的檔案資料，具備名目繁多、內(nèi)容豐富、形式多樣的特點。在民政檔案管理工作中，提高民政檔案開發(fā)與利用效率，對改善民生、保障群眾權(quán)益、維護社會穩(wěn)定發(fā)展有著重要意義。本文對民政檔案開發(fā)利用途徑進行分析，并闡述其產(chǎn)生的實踐意義。

關鍵詞：民政檔案；開發(fā)利用；意義

1 民政檔案的開發(fā)利用

1.1 樹立民政檔案服務觀念

各級民政部門是民政檔案的主要服務對象，因此，在對民政檔案進行開發(fā)利用的過程中，應當本著為民政工作服務的理念。首先，要樹立起牢固的服務觀念，并建立健全行之有效的服務機制，解決檔案開發(fā)利用中出現(xiàn)的各種新問題，從而進一步提升服務質(zhì)量，使民政檔案的價值得以最大程度地體現(xiàn)。其次，應將服務意識貫穿于民政檔案開發(fā)利用的各個環(huán)節(jié)當中，民政檔案開發(fā)利用工作的成敗主要取決于基礎性工作的質(zhì)量，其中服務質(zhì)量是關鍵，想要提升服務質(zhì)量，就必須樹立起民政檔案服務觀念，這既是前提也是基礎。最后，應構(gòu)建為社會服務的機制，打破原本民政檔案僅為民政系統(tǒng)服務的局限性，使民政檔案的開發(fā)利用面向全社會，通過對民政信息資源的有效整合，促進信息的流動速度，以當前先進的網(wǎng)絡信息技術(shù)為依托，逐步實現(xiàn)民政檔案資料的全社會共享，使檔案利用效率最大化。

1.2 健全民政檔案開發(fā)利用機制

為使民政檔案的價值得以最大限度地發(fā)揮，應對檔案開發(fā)利用機制加以健全，具體可從以下幾個方面著手：其一，明確利用民政檔案的四級工作機制，涉及省、市、縣、鎮(zhèn)民政部門的檔案，必須分清主次，采取分類管理的方法，對檔案進行區(qū)別對待，確保由專業(yè)檔案部門統(tǒng)一開發(fā)利用民政檔案，為檔案資料的安全性和完整性提供保障。其二，應促進各地區(qū)加強對地名檔案的利用，根據(jù)社會的實際需求，提供地名檔案的查詢等業(yè)務，編輯出版與之相對應的檢索資料，對民政檔案利用進行深化。其三，加大對社會組織檔案的管理力度，增強基本信息的檢索功能，借助信息化技術(shù)，完善并豐富社會組織檔案的信息披露渠道，為社會各界對民政檔案的利用提供便利條件。其四，強化社會檔案的開發(fā)利用，健全社會檔案開發(fā)管理制度，為社會事務提供檔案信息服務，以此來確保社會事務相關工作的有序進行。

1.3 做好民政檔案宣傳工作

對于民政檔案而言，宣傳是較為重要的一項工作內(nèi)容，同時也是檔案開發(fā)利用的有效途徑之一。在對民政檔案進行開發(fā)利用的過程中，可以采取如下兩種宣傳形式：其一，檔案展覽。這是檔案宣傳比較常用的方式，具體是指按照工作的實際需要，將民政檔案資料或是一些史料陳列出來，并以主動介紹的方式將這部分材料推薦給利用者，其歸屬于主動服務方式的范疇。利用者在對陳列出來的民政檔案資料及史料進行參觀的過程中，可對這部分檔案進行閱覽、摘錄，從而獲得自己想要的信息，由此可以大幅度節(jié)省查找檔案的時間。采用這種宣傳方式進行民政檔案開發(fā)利用時，應當對陳列的資料和史料進行精挑細選，內(nèi)容方面要做到集中且具有針對性，爭取為檔案的利用者提供全面、系統(tǒng)的民政檔案材料，使之能夠從中找到珍貴的資料和重要的線索。通過檔案展覽，能夠使服務范圍有所擴大，有助于民政檔案利用效率的進一步提升。其二，在媒體上，如報紙、雜志等，對民政檔案工作的方針政策進行宣傳，交流檔案經(jīng)驗，對館藏進行介紹，并公布編研成果。這種宣傳方式的運用，可以增強人們對民政工作及民政檔案的認識，從而提高對民政檔案的重視程度，為其開發(fā)利用工作的開展奠定堅實基礎。

1.4 豐富民政檔案利用方式

民政檔案管理要進一步豐富檔案利用方式，提高檔案資源的利用效率，為社會發(fā)展提供完善的檔案服務，具體的利用方式如圖1所示。一是提供檔案原件。該利用方式適應于滿足機關內(nèi)部查檔的需求，設置專門閱覽室，為機關工作人員提供信息化檢索工具，提高檔案查詢效率。二是提供檔案復件。該利用方式適應于民政機關對檔案的利用，在民政機關將檔案移交給地方檔案館進行保管之后，可保留一份檔案復制件以備本部門之用。三是參考咨詢。檔案人員要綜合分析利用者的需求，為利用者提供相關的檔案信息。四是提供編研成果。檔案管理部門對檔案信息原文、檔案信息要素進行深加工，高度概括檔案信息，揭示檔案信息之間的聯(lián)系，并將檔案編研成果提供給利用者。五是提供專題文獻。檔案管理部門可根據(jù)專題分類編研檔案信息，以便于利用者快速獲取與專題相關的文獻資料。五是圖書資料借閱。該利用方式與圖書館的借閱服務相類似，主要向利用者提供檔案資料閱覽服務。

2 民政檔案開發(fā)利用的實踐意義

加強民政檔案開發(fā)與利用，對提高民政檔案管理工作水平，實現(xiàn)民主檔案的利用價值有著重要意義。具體表現(xiàn)在以下四個方面：一是民政檔案開發(fā)能夠幫助檔案管理部門查缺補漏，進一步豐富民政檔案資料內(nèi)容，增強民政檔案的真實性，為檔案利用者提供更加完善的資料信息。二是民政檔案開發(fā)與利用是檔案管理工作的驅(qū)動力，能夠衡量檔案管理水平的高低，在完善檔案開發(fā)與利用機制的前提下，能夠促使民政檔案管理部門做好檔案資料整理、歸檔、鑒定、編研等基礎性工作，構(gòu)建起健全的民政檔案管理體制。三是民政檔案為政府職能部門開展社會管理工作提供重要資料，這些檔案資料與群眾生活息息相關。加強民政檔案開發(fā)與利用，能夠幫助政府職能部門更好地服務民眾、改善民生，做好為民服務工作，實現(xiàn)民政檔案的社會價值。四是民政檔案開發(fā)與利用能夠為民眾提供所需資料，方便民眾利用資料了解與民生相關的實際情況，有助于樹立高效的政府形象，從而促進社會和諧穩(wěn)定發(fā)展。

3 結(jié)論

總而言之，民政檔案具備極高的利用價值，對提高民政工作效率、保障群眾權(quán)益、建設和諧穩(wěn)定社會有著重要意義。所以，在民政檔案管理工作中，必須加強民政檔案的開發(fā)與利用，收集整理更多的民政檔案資料，對現(xiàn)有民政檔案進行深層次加工編研，并豐富民政檔案利用方式，不斷提高民政檔案開發(fā)與利用效率，為社會管理提供可靠的資料信息。

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