大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理探討

王雨

摘 要：檔案管理是關(guān)系到我國(guó)社會(huì)主義發(fā)展的大事，做好檔案的有效管理和儲(chǔ)存是加快我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要舉措。在大數(shù)據(jù)的背景下做好檔案管理，應(yīng)該是當(dāng)前的檔案管理工作人員都應(yīng)該做好的事，本文將從大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代所具有的優(yōu)勢(shì)以及在大數(shù)據(jù)背景下為檔案管理工作提出的建議和思考這三個(gè)方面出發(fā)，為當(dāng)代檔案管理工作者提供參考。

關(guān)鍵字：大數(shù)據(jù)；時(shí)代；檔案管理；舉措

在如今這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息技術(shù)飛速發(fā)展，滲透到人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，人類的生活已經(jīng)離不開信息技術(shù)。人們將現(xiàn)在這個(gè)時(shí)代稱為大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的爆炸是這個(gè)時(shí)代的重要特征。隨著信息的爆炸性增長(zhǎng)，怎樣對(duì)信息進(jìn)行有效的分類、篩選和管理成為各行各業(yè)的人們共同關(guān)注的問(wèn)題。檔案行業(yè)更是如此，檔案行業(yè)的工作任務(wù)是收集、保存社會(huì)信息整理成為檔案并且提供調(diào)取檔案為社會(huì)所利用。檔案行業(yè)不僅僅有保管信息的任務(wù)，而且要承擔(dān)對(duì)社會(huì)原始信息的收集、保管、整理、鑒定、檢索和利用等任務(wù)。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下檔案管理人員面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理行業(yè)面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)指的是一種規(guī)模超過(guò)一般軟件的處理能力、需要用超出傳統(tǒng)的新型軟件進(jìn)行獲取、管理存儲(chǔ)的類型多樣的數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)所具有的數(shù)據(jù)規(guī)模大、數(shù)據(jù)類型多樣、數(shù)據(jù)價(jià)值低下等特點(diǎn)使得檔案管理人員的工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

1.1 檔案管理理念

在過(guò)去的檔案管理工作中，主要是依靠檔案工作人員對(duì)信息進(jìn)行收集之后將其按照不同的類別進(jìn)行歸類和保存，還要進(jìn)行編號(hào)等工作，方便提取檔案以供利用。但是在信息時(shí)代，信息量的爆炸使得檔案工作人員需要收集的信息量暴增，對(duì)信息的收集無(wú)法簡(jiǎn)單以人力完成，而是要依靠計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備來(lái)完成這個(gè)任務(wù)。而且在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的類型多種多樣，僅僅依靠人力來(lái)對(duì)信息進(jìn)行分類是無(wú)法完成的。最主要的是，在當(dāng)今的社會(huì)很多的信息是交叉混合的，無(wú)法簡(jiǎn)單地將其分類歸納。因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代有很多檔案是無(wú)法用傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行管理。

1.2 檔案管理形式

在以前，檔案主要是通過(guò)文字的形式來(lái)保存，檔案管理人員通常只要保管好這些紙質(zhì)材料，對(duì)其進(jìn)行收集、整理、編號(hào)就可以完成檔案的管理工作。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多信息數(shù)據(jù)是用單子文檔、圖片、視頻、音頻甚至是編程等數(shù)據(jù)形式進(jìn)行記錄的，無(wú)法轉(zhuǎn)換成傳統(tǒng)的文字形式檔案。這就要求檔案管理人員對(duì)這些信息用合適的方式進(jìn)行存儲(chǔ)并且進(jìn)行整理和分類。

1.3 檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員只要熟悉檔案管理的基本操作和基本理念就可以進(jìn)行檔案管理的工作，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力要求比較低。但是如今信息數(shù)據(jù)的大規(guī)模以及處理這些信息的復(fù)雜性使得一般人無(wú)法簡(jiǎn)單勝任檔案管理的工作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員不但要掌握必要的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，對(duì)各種數(shù)據(jù)形式的處理和保存能力也是必不可少的，新時(shí)代對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作具有的優(yōu)勢(shì)

大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)的不僅僅是巨大的挑戰(zhàn)，也為檔案管理工作帶來(lái)了很多的優(yōu)勢(shì)。人們只有在新形勢(shì)下看清檔案管理工作所具有的各種優(yōu)勢(shì)并且挖掘其潛力好好利用才能真正做好檔案管理的工作。

2.1 提高效率

大數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)臨，人類對(duì)信息數(shù)據(jù)的處理能力也日新月異，大幅增加。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中工作人員對(duì)信息數(shù)據(jù)的處理效率十分低下，但是大數(shù)據(jù)可以快速處理大量的信息數(shù)據(jù)，提高了檔案管理工作的效率水平。大數(shù)據(jù)帶來(lái)的效率的提高不僅僅表現(xiàn)在處理信息數(shù)據(jù)的速度上，而且還表現(xiàn)在對(duì)多種多樣的數(shù)據(jù)形式的處理上。大數(shù)據(jù)時(shí)代可以輕松處理多種不同形式的信息數(shù)據(jù)，大大降低了檔案管理工作人員的工作量，提高了對(duì)檔案信息收集、整理、歸納、管理的效率。

2.2 節(jié)約成本

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于檔案信息的形式為文字形式，隨著信息的不斷累積，在檔案管理工作中就需要消耗大量的紙質(zhì)材料。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，由于信息載體的更新?lián)Q代，信息數(shù)據(jù)可以保存在更先進(jìn)的載體中節(jié)約大量的紙質(zhì)材料成本。不僅如此，傳統(tǒng)的檔案管理需要大片的空間來(lái)存放紙質(zhì)檔案，在大數(shù)據(jù)時(shí)代信息數(shù)據(jù)的新載體具有容量大、體積小的特點(diǎn)，可以節(jié)約傳統(tǒng)檔案管理所需要的空間成本。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)信息的維護(hù)和調(diào)取與傳統(tǒng)的檔案管理比起來(lái)也具有成本優(yōu)勢(shì)，在傳統(tǒng)的檔案管理中需要大量的人力來(lái)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和管理，而現(xiàn)在只要是精通計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)管理信息技術(shù)的員工可以依靠電腦管理大量的數(shù)據(jù)，節(jié)約了人力成本。

2.3 提高質(zhì)量

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案很容易被破壞，抗風(fēng)險(xiǎn)能力十分脆弱。風(fēng)險(xiǎn)因素大都是不可測(cè)的而且后期很難補(bǔ)救的，例如：假如保存檔案的地方發(fā)生了火災(zāi)，或者因天氣引起的水災(zāi)，再或者地震雷電等自然災(zāi)害，對(duì)紙質(zhì)檔案的損害都是不可逆的，檔案管理人員后期很難補(bǔ)救。而且紙質(zhì)檔案還有損耗和老化的問(wèn)題。紙質(zhì)檔案在被很多人借用、翻閱之后會(huì)沾上污漬，出現(xiàn)缺損，而且經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的保存之后會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)老化、字跡不清的問(wèn)題。這些風(fēng)險(xiǎn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代可以通過(guò)技術(shù)手段完全避免，運(yùn)用電子硬盤等新興的存儲(chǔ)介質(zhì)保存的檔案只需要占用很少的空間來(lái)存放，而且不用擔(dān)心老化和缺損的問(wèn)題，就算硬盤出現(xiàn)問(wèn)題也可以通過(guò)技術(shù)手段恢復(fù)數(shù)據(jù)或者通過(guò)多云端儲(chǔ)存的方式來(lái)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

3 大數(shù)據(jù)背景下對(duì)做好檔案管理工作的建議

在當(dāng)前的時(shí)代背景和國(guó)家要求下，檔案管理工作不能停留在傳統(tǒng)的工作階段，而是要順應(yīng)時(shí)代潮流讓我國(guó)的檔案管理工作跟上時(shí)代的步伐，跟上技術(shù)的進(jìn)步，更好地為黨、國(guó)家以及人民服務(wù)。大數(shù)據(jù)是現(xiàn)如今社會(huì)的主要特點(diǎn)，檔案管理工作人員也應(yīng)該抓住時(shí)代的脈搏，思考如何在當(dāng)今時(shí)代下應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)、如何在當(dāng)今時(shí)代下抓住大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來(lái)的機(jī)遇。本文也對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行了深入的研究和思考，并且對(duì)在大數(shù)據(jù)背景下如何做好檔案管理工作提出了一下幾條建議：

3.1 培養(yǎng)專業(yè)人才

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理不再是收集、保存資料這么簡(jiǎn)單，傳統(tǒng)的檔案管理人員在大數(shù)據(jù)方面專業(yè)知識(shí)不足，業(yè)務(wù)能力欠缺。人才是做好一切工作的第一條件，以人為本，檔案管理工作當(dāng)然也不例外。在當(dāng)今的時(shí)代背景下，檔案管理行業(yè)急需一批掌握大數(shù)據(jù)專業(yè)知識(shí)的人才隊(duì)伍，因此大力培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才十分必要。對(duì)檔案專業(yè)管理人才的培養(yǎng)可以從以下幾個(gè)方面入手：一、國(guó)家應(yīng)大力倡導(dǎo)對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，并且在政策層面上對(duì)培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才進(jìn)行幫助扶持。二、國(guó)家應(yīng)該撥出專門款項(xiàng)用于培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，人才的培養(yǎng)不僅僅需要時(shí)間，也需要大量的金錢。三、國(guó)家應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)政府與高校合作，聯(lián)合培養(yǎng)出具有專業(yè)知識(shí)以及專業(yè)能力的檔案管理高級(jí)人才。

3.2 優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

現(xiàn)階段由于我國(guó)檔案管理仍處于傳統(tǒng)管理形式下，對(duì)檔案管理的技術(shù)性要求較低，我國(guó)檔案管理人員的年齡普遍較高，學(xué)歷普遍較低，業(yè)務(wù)能力普遍較差。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國(guó)檔案管理行業(yè)要向信息化、數(shù)據(jù)化、專業(yè)化轉(zhuǎn)型，就必須改變這種檔案管理人員結(jié)構(gòu)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要提高我國(guó)檔案管理行業(yè)的工作水平首先就是要在人才隊(duì)伍上下功夫，改變長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)人們對(duì)檔案管理工作就是“老年人的養(yǎng)老工作”這種既定的印象，吸收大量的有工作熱情、有專業(yè)技術(shù)、有業(yè)務(wù)能力的年輕人投入到我國(guó)的檔案管理工作中來(lái)，使得我國(guó)的檔案管理人員結(jié)構(gòu)向年輕化、專業(yè)化、技術(shù)化轉(zhuǎn)變。

3.3 重視數(shù)據(jù)安全

大數(shù)據(jù)時(shí)代雖然給檔案管理工作帶來(lái)了大量的優(yōu)勢(shì)，如提高檔案管理的工作效率、提高檔案保存的質(zhì)量、節(jié)約檔案管理成本等等，也帶來(lái)了一些挑戰(zhàn)。由于檔案的重要性以及在大數(shù)據(jù)背景下數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)性，數(shù)據(jù)安全問(wèn)題成為檔案管理工作人員需要注意的大問(wèn)題。在信息時(shí)代，大量的數(shù)據(jù)可以存儲(chǔ)在一個(gè)小小的硬盤或者內(nèi)存條中，節(jié)約了檔案管理的空間成本。但是也增加了一些檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，硬盤或者內(nèi)存條有著丟失或者沾染電腦病毒的危險(xiǎn)。檔案管理人員必須對(duì)這些問(wèn)題有清醒的認(rèn)識(shí)并且做出合理的規(guī)劃措施來(lái)規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)。第一，檔案管理單位必須安排專門的高技術(shù)人才組成單獨(dú)的信息安全部門，負(fù)責(zé)檔案管理日常工作中的信息安全問(wèn)題；第二，檔案管理單位必須根據(jù)專業(yè)的信息知識(shí)以及本單位的現(xiàn)實(shí)情況制定出合理、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作條例，通過(guò)規(guī)范檔案管理工作人員的操作來(lái)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 尋求行業(yè)合作

大數(shù)據(jù)技術(shù)十分復(fù)雜寬泛，要在檔案管理行業(yè)中徹底引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，僅僅依靠本行業(yè)的力量是行不通的。目前存在的大數(shù)據(jù)分析工具類型多樣、五花八門，檔案管理行業(yè)很難找到一個(gè)完全切合自己當(dāng)前工作需求的大數(shù)據(jù)分析工具。檔案管理行業(yè)對(duì)檔案管理十分擅長(zhǎng)，數(shù)據(jù)分析行業(yè)擅長(zhǎng)于分析數(shù)據(jù)，這個(gè)時(shí)候就要尋求兩者的合作來(lái)達(dá)到共贏。只有了解數(shù)據(jù)分析和了解檔案管理行業(yè)的人共同努力、一起合作才能開發(fā)出最適合檔案管理的數(shù)據(jù)分析工具。

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