試析檔案管理歸檔整理分類技巧

曹慶旭

摘 要：檔案以文字、聲音、圖像等信息形式記錄了人類社會(huì)的發(fā)展，檔案也往往涵蓋了社會(huì)的方方面面，為了更好的做好檔案管理工作，需要檔案管理人員能夠充分的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)階段檔案管理工作的不足之處，并且在管理、歸檔、整理等面提升專業(yè)技巧，從而促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。本文就檔案管理歸檔整理分類技巧進(jìn)行了分析研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔；分類；整理

檔案具有記錄寶貴信息的作用，無(wú)論是社會(huì)的關(guān)鍵變革、科學(xué)重大發(fā)展或者是歷史上偉人的決策、重大會(huì)議的記錄都能夠在檔案中找到相應(yīng)的資料，可見(jiàn)檔案無(wú)論是對(duì)于社會(huì)發(fā)展還是個(gè)人成長(zhǎng)是都有著極為重要的作用。更為重要的是檔案是一種傳承，它不僅對(duì)于當(dāng)代社會(huì)有著推進(jìn)作用，更能夠傳承到后世并對(duì)后世具有重大的借鑒意義，而檔案的管理工作能夠使檔案在很大程度上保存的更加安全，也使得人們能夠更快速的查找到人們所需要的資料，因此需要檔案管理人員能夠掌握相應(yīng)的檔案歸檔、檔案整理以及檔案分類技巧。

1 現(xiàn)階段檔案相關(guān)工作分析

1.1 檔案管理工作存在不足

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作，時(shí)代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜程度有所上升，為了能夠更好的應(yīng)對(duì)這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過(guò)大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過(guò)崗位調(diào)動(dòng)的方式組成了當(dāng)前的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這種情況下也就直接導(dǎo)致目前的檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開(kāi)展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團(tuán)隊(duì)的成員頻繁調(diào)動(dòng)，這也就導(dǎo)致了雖然單位經(jīng)常展開(kāi)擔(dān)綱管理工作的培訓(xùn)，但是檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過(guò)程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對(duì)檔案沒(méi)有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過(guò)程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲(chǔ)存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒(méi)有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問(wèn)題，分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問(wèn)題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，采用級(jí)次分類法、收文發(fā)文分類法、文號(hào)分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關(guān)技巧

2.1 檔案管理的相關(guān)技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時(shí)代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理技巧之前要充分的了解新時(shí)代下，檔案管理工作的相關(guān)理念，并且將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過(guò)程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國(guó)家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全指的是作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國(guó)家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國(guó)家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國(guó)家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長(zhǎng)檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L(zhǎng)檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過(guò)程中，首先，注意對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過(guò)程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開(kāi)；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過(guò)程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國(guó)家針對(duì)檔案歸納整理沒(méi)有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對(duì)這種情況國(guó)家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫(xiě)要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過(guò)程中要注意，對(duì)檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對(duì)分類文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案無(wú)論是對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)還是后世都有著重要的借鑒作用，使人們能夠更加清晰、全面的確定未來(lái)的發(fā)展方向，如果在檔案的管理工作中出現(xiàn)失誤，那么就將不利于人們對(duì)于相關(guān)資料的查詢，甚至還會(huì)造成重要?dú)v史信息、資料的缺失。檔案歸檔整理工作中存在的問(wèn)題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素，因此，加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，也是提高檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》， DA/T1-2000。

[2]金晶，嚴(yán)峻。淺談檔案管理歸檔整理分類技巧[J]， 湖北農(nóng)機(jī)化，2011，03：34-35。