長江科學院檔案信息化建設途徑

聶 文

(長江科學院 信息中心，武漢 430010)

長江科學院檔案信息化建設途徑

聶 文

(長江科學院 信息中心，武漢 430010)

以長江科學院檔案信息化需求為目標，以現有檔案信息化基礎為條件，對檔案信息化進行策劃，實施了館藏檔案目錄數據庫建立、重要科研檔案的全文數字化、電子文件歸檔和實現網上查閱、借閱流程等信息化建設內容，以期在“長科云”建設帶動下，檔案信息化建設得到更大發(fā)展，使檔案管理網絡及管理軟件得到全面提升，逐步提高檔案信息化管理水平，實現更大范圍內的檔案資源共享。

檔案信息化；網絡建設；電子文件；檔案管理系統(tǒng)；檔案利用；長科云

1 研究背景

20世紀計算機和網絡技術的發(fā)展和廣泛應用，給人們生產、生活帶來了劃時代的變革，推動人類社會進入了數字化時代。隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家、社會、單位信息化建設的一個重要組成部分。

長江科學院(以下簡稱“長科院”)是一個以水利水電公益性科學研究為主的多學科的綜合性科研機構。長科院檔案是院屬各部門(單位)及職工在科研生產及管理活動中直接形成的，對國家、社會及院具有保存和使用價值的各種形式的歷史記錄，在科研生產活動中發(fā)揮著重要的憑證、依據和參考作用。長科院管理著全院科技、文書、會計、管理等各類檔案近3萬卷。隨著大規(guī)模水利建設的不斷推進，長科院科研領域不斷發(fā)展，科研項目、科研成果大大增加，使得檔案的內容更加豐富，對檔案的利用更加頻繁。長科院自2009年建成了院綜合管理信息系統(tǒng)，基本實現了科研管理信息化，檔案信息化建設也隨之開展并不斷推進。在《長江科學院信息化規(guī)劃(2013—2017年)》中明確，積極推進數字檔案館的建設[1]，檔案信息化建設將進一步深入。

2 檔案信息化需求

檔案信息化就是將過去的以紙質為載體的信息轉化為以計算機網絡為載體的數字化信息，實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息高度共享。檔案信息化是由檔案屬性決定的，是檔案工作的自身要求。檔案工作屬信息管理工作，檔案作為一種原始的信息，如果不信息化，適應不了信息化的發(fā)展要求，就不能充分體現檔案資源作為信息資源的價值，也就難以發(fā)揮其在科研發(fā)展與活動中的地位與作用。長科院作為水利行業(yè)公益性研究機構，應該在科技創(chuàng)新中走在前列，無論從加強自身信息化基礎設施建設與科研能力，還是從提供更高質量的科研支撐來說，都必須認真謀劃信息化建設[1]。與此同時，檔案工作必須相應地加強信息化建設，才能更好地發(fā)揮科研服務與支撐作用，而長科院的信息化發(fā)展為檔案信息化建設提供了重要發(fā)展機遇。

長科院檔案信息化建設，是指在長科院行政管理部門及上級檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。其內容主要包括檔案網絡平臺建設、檔案應用系統(tǒng)軟件的開發(fā)與應用、數字檔案資源建設、保障體系建設等4個方面的需求[2]。

2.1 檔案網絡平臺建設

檔案網絡平臺是數字檔案館的技術支撐和基礎平臺。長科院局域網的綜合管理信息系統(tǒng)的建設為數字檔案管理、接收搭建了網絡平臺，在此基礎上開發(fā)應用符合功能要求的管理子系統(tǒng)。

2.2 檔案應用系統(tǒng)軟件的開發(fā)與應用

檔案信息化建設要開發(fā)或應用具備“收集、管理、利用、安全”等功能要求的檔案管理系統(tǒng)，滿足檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網絡化要求。目前長科院使用的科怡檔案管理軟件屬比較基礎的管理軟件，只有基本的管理、查詢功能，尚待進一步開發(fā)、升級。

2.3 數字檔案資源建設

要建設檔案信息化，開展數字檔案館建設，必須全面推進館藏數字檔案基礎數據庫建設，建立館藏檔案案卷級和文件級目錄數據庫，逐步進行傳統(tǒng)載體檔案的數字化轉換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數字資源庫群。

2.4 保障體系建設

保障體系建設包括檔案安全體系建設、標準規(guī)范建設。安全保障體系即按照檔案信息安全等級保護的要求、采用相應安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施；對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面制定標準、規(guī)范，并指導實施。

3 檔案信息化基礎

3.1 引進檔案管理系統(tǒng)

長科院于2009年引進了科怡檔案管理系統(tǒng)，結束了幾十年傳統(tǒng)的檔案題錄手工登記、手工檢索狀態(tài)，初步實現了檔案數據庫管理，提高了工作效率[3]，為以后檔案信息化管理打下了基礎，搭建了一個基本的平臺[4]。

3.2 檔案信息平臺的初步建成

長科院信息化建設在“十二五”期間取得了很大成就，建成了院辦公綜合管理信息系統(tǒng)，基本實現了管理信息化。綜合管理信息系統(tǒng)II期在科技信息子系統(tǒng)中開發(fā)了科技報告網上歸檔流程，為科技報告網上歸檔建立了信息平臺。在此平臺上，實現了在綜合管理信息系統(tǒng)的科技報告審查流程中所形成和提供的電子文件材料的網上歸檔，并將綜合管理信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接，系統(tǒng)自動將歸檔文件材料數據導入并存儲在已有的檔案管理系統(tǒng)數據庫[5]。隨后在科技信息子系統(tǒng)下開發(fā)了館藏查詢、館藏借閱流程。

4 檔案信息化策劃及項目實施

4.1 檔案信息化策劃

作為推動檔案信息化建設的重要抓手，2016年國家檔案局著力推動全國數字檔案館建設，以現代檔案管理理念和方式，進一步規(guī)范檔案管理，著力開展以信息化技術打造建設電子檔案收集、存儲、利用平臺。長科院檔案信息化建設應充分利用院網絡資源，即建設基于綜合管理信息系統(tǒng)下的檔案網絡平臺，以先進的信息技術為手段，集成建設適應本單位一定時期內數字檔案管理需要的網絡平臺；開發(fā)應用符合功能要求的管理系統(tǒng)；逐步進行傳統(tǒng)載體的數字化轉換，積極推進電子文件的接收和管理，加快存量檔案數字化,確保增量檔案電子化[2]；逐步實現對數字檔案信息資源的網絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務[6]。

4.2 檔案信息化項目實施

4.2.1 建立館藏檔案目錄數據庫

檔案數據庫建設中，檔案目錄數據建設是檔案信息化建設的基礎和起點，應優(yōu)先建立館藏檔案的案卷級、文件級目錄數據庫。長科院自2009年引進檔案管理系統(tǒng)以來，除了對新入館檔案一律建庫并及時提供網上檢索服務外，還利用現有人力對以前檔案進行了回溯建庫，并全部實時上網，提供檢索、借閱、利用。長科院現有科研、質檢、基建、設備、合同、文書、榮譽、專利及著作權證書、黨委、會計、企業(yè)、聲像、工程等14類檔案，其中榮譽、專利及著作權證書、企業(yè)(含文檔、科檔)、合同這4類利用率高的檔案已經全部回溯建庫完成。但受人員緊張等因素限制，建庫工作進展緩慢，2013年以項目對外委托方式完成此項工作。

為規(guī)范檔案目錄建庫工作，保證建庫檔案案卷及數據庫質量，便于檔案的保管與利用，對檔案目錄建庫提出如下要求。

(1) 確定檔號。建庫檔案每卷、每件的檔號必須唯一，不得重號。各類檔案檔號均以《長江科學院檔案分類大綱》為基礎制定。檔案檔號分類見表1。

(2) 確定檔案目錄數據庫的著錄項目，即字段、字段名；確定每個著錄項目的格式，即字段類型和約束條件。案卷目錄數據庫結構見表2。

(3) 目錄錄入，即對各字段的錄入，建立各類目錄數據庫。

整個目錄建庫過程經過檔案出庫、檔案運輸、清理、排序、編檔號、字段錄入、校核、導庫并上網服務、檔案裝盒并寫新檔號、入庫上架排列等工作流程，于2014年6月份全面完成項目實施方案制定的各項內容。至此，完成了全部館藏檔案案卷目錄、文件目錄的建庫，將檔案管理數據庫與辦公綜合管理信息系統(tǒng)掛接，目前在科技信息子系統(tǒng)下的館藏查詢中，可以通過多種檢索途徑檢索檔案。

表1 長科院回溯建庫檔案檔號分類

圖1 網上科研報告歸檔流程Fig.1 Archiving processes of research reports

表2 案卷目錄數據庫結構(16個數據字段)

4.2.2 重要科研檔案的數字化加工

館藏檔案全文數字化是一項龐大的工程，為確保其建設的整體質量與效率，采取了項目帶動、穩(wěn)步實施的做法，逐步實現存量檔案數字化。

(1) 長科院2010年參加水利部金水工程水利文獻信息系統(tǒng)資源共建共享項目，對館藏重要科研檔案進行數字化加工，經過內容遴選，并報請單位領導和水利部發(fā)展研究中心領導和專家同意，對科技報告文摘數據，確定了“以自產成果為主，輔之以新的外來成果”的建庫原則；而對科技報告全文數據，則確定了“全部采用自產成果，以新的為主，輔之以大中型工程歷史成果”的建庫原則。收錄內容主要包括在長江流域治理活動中形成的大中型或者重要工程的科研報告、設計報告、咨詢報告等,全面反映了從20世紀50年代以來的長江流域治理和建設的發(fā)展歷程和科研情況。共完成3 181篇重要科研成果報告的全文掃描，建成全文數據庫；同時完成了18 000條科技報告題錄數據庫?，F在中國知網水利文獻信息系統(tǒng)中與其他參建單位文獻信息一起供讀者利用。

(2) 2011年參加了長江水利委員會檔案館組織的“三峽工程科研檔案收集、整理、數字化及移交進館工作”項目，對館藏的自建院至2007年的所有三峽科研檔案進行數字化加工，共完成2 998卷檔案的全文掃描，同時完成了檔案元數據錄入，建成數據庫。

4.2.3 實現電子文件網上接收和管理

長科院為了開展科技檔案管理信息化，院綜合管理信息系統(tǒng)II期在科技信息子系統(tǒng)中開發(fā)了科技報告網上歸檔流程，在科研管理子系統(tǒng)中，將科研項目的審查流程直接與該項目的成果報告歸檔流程對接，在科技信息子系統(tǒng)中設置了歸檔流程，與檔案管理系統(tǒng)對接，實現了科技報告審查流程中所形成和提供的電子文件材料的網上歸檔，歸檔流程見圖1。同時也體現了科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)，保證了檔案與科研項目同步管理，做到了科技管理部門和有關單位把科研檔案工作與計劃管理、課題(項目)管理和成果管理緊密結合，保證了歸檔文件材料的準確性、系統(tǒng)性和完整性[7]。做到了增量檔案電子化。

4.2.4 實現網上查閱、借閱流程

在綜合管理信息系統(tǒng)科技信息子系統(tǒng)中，將檔案管理數據庫與辦公綜合管理信息系統(tǒng)掛接，在館藏查詢中，可以通過各種常用的檢索字段,多種途徑檢索檔案。網上檔案館藏查詢界面見圖2。

圖2 網上檔案館藏查詢界面Fig.2 Query interface of online archive collection

之后在科技信息子系統(tǒng)下開發(fā)了檔案借閱網上審批流程，院內科研及工作人員在各自辦公室里就可以查詢檔案，完成借閱申請手續(xù)，大大方便了檔案的利用，使檔案的借閱量大幅提高，借還量由2015年的2 000份(冊)提升至2016年的6 700份(冊)，檔案的利用價值得到更充分體現。網上檔案借閱流程見圖3。

圖3 網上檔案借閱流程Fig.3 Lending process of online files

5 結 語

長科院自2011年實現科研檔案網上歸檔以來，共接收了科研成果電子檔案2 600卷(電子文件40 638件)，加之前面介紹的水利文獻信息系統(tǒng)項目和三峽檔案數字化加工整編項目，目前共有8 799篇科研成果報告已實現全文數字化，以后陸續(xù)將利用頻率高的、重要的其他各類檔案全文數字化。擬在解決好保密、借閱權限、檔案管理數據庫升級等問題，以及完善電子檔案審批流程后，將數據導入數據庫并掛接上網供利用；近年還計劃實現文書檔案的電子歸檔和管理；同時，還要加快檔案信息化標準規(guī)范建設，加強檔案信息化安全體系建設，從而實現長科院內的檔案網上電子歸檔、管理、網上查詢、審批、電子全文利用。

希望在“十三五”期間，在《長江科學院互聯網+水利科技行動計劃》的實施過程中，將檔案信息化建設納入工作內容，依托長科院云計算信息化管理云平臺建設，使檔案管理網絡及管理軟件得到全面提升，逐步提高檔案信息化管理水平,實現更大范圍內的檔案資源共享。

[1] 周力峰，劉 文，張治中.“長科云”的建設構想與初期探索[J]. 長江科學院院報，2016，33(12)：133-137.

[2] 湖北省檔案科技推廣中心.檔案人員崗位校訓教程[M]. 武漢：湖北科學技術出版社，2013.

[3] 黃 敬. 淺談傳統(tǒng)檔案與電子檔案的優(yōu)勢與劣勢[J].檔案天地，2016，(9)：37-38.

[4] 邢 煒. 基于Web的檔案管理系統(tǒng)設計[J]. 檔案天地，2016，(4)：44-46.

[5] 李 青.電子文件歸檔流程設計方法和策略[J].中國檔案，2017，(4)：67-69.

[6] 余敏惠.淺談高校檔案信息化建設與服務[J].通訊世界，2017，(5):238-239.

[7] 水利部辦公廳. 水利工程檔案管理手冊[K]. 北京：中國水利水電出版社，2001：75-77.

(編輯：黃 玲)

Approaches of Archives Informatization inYangtze River Scientific Research Institute

NIE Wen

(Technology Information Center，Yangtze River Scientific Research Institute，Wuhan 430010，China)

To meet the demand of archive informatization in Yangtze River Scientific Research Institute, measures were taken to build the database of library archives catalogue, digitalization of important research reports in full-text, archiving of electronic documents, as well as inquiry and borrowing and reading online. Driven by the “Yangtze River Scientific Research Cloud”, the network and software of archive management is expected to improve, and archive informatization and sharing in a wide scope are expected to be achieved.

archives informatization; network construction; electronic files; system of file management; utilization of archives; Yangtze River Scientific Research Cloud

2017-03-28；

2017-04-26

聶 文(1967-)，女，安徽五河人，副編審，主要從事檔案文獻管理工作，(電話)027-82829876(電子信箱)504821753@qq.com。

10.11988/ckyyb.20170339

2017,34(7):136-139

G270

A

1001-5485(2017)07-0136-04