秘書的職業(yè)管理模式探究

鄭慧敏

摘要：職業(yè)管理是建立在組織內(nèi)部的職業(yè)設(shè)計與規(guī)劃，對于個人發(fā)展和企業(yè)發(fā)展都有重要意義。本文以職業(yè)管理的雙通道理論和多通道理論為基礎(chǔ)進行了對秘書的職業(yè)管理模式探究。結(jié)合實際對秘書崗位進行了雙通道模式和一體化模式的職業(yè)設(shè)計管理，具有實際借鑒意義。

關(guān)鍵詞：秘書 職業(yè)管理 雙通道模式

一、引言

職業(yè)管理是為了實現(xiàn)組織目標(biāo)和個人發(fā)展的有機結(jié)合，從組織角度，對員工所從事的職業(yè)進行計劃、引導(dǎo)和控制的過程。所謂職業(yè)管理，是指組織提供的用于幫助組織內(nèi)正從事某類職業(yè)員工的行為過程。開展職業(yè)管理工作既滿足了員工個人職業(yè)發(fā)展訴求，也滿足了企業(yè)組織需要，是惠益雙方的極佳方式。我國現(xiàn)今秘書的主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、辦理文書和交辦事項等的職務(wù)。一般而言，秘書的職業(yè)發(fā)展較為緩慢，因此科學(xué)的職業(yè)管理模式顯得尤為重要。

二、理論基礎(chǔ)

1.秘書的職業(yè)管理模式相關(guān)理論

雙通道管理理論，即；管理通道和專業(yè)技術(shù)通道。為了適應(yīng)時代要求、擺脫單通道發(fā)展的困境，這種雙通道的職業(yè)管理理論（雙軌制）己經(jīng)成為較流行的職業(yè)管理理論。實際上，職業(yè)發(fā)展雙通道模式在很多跨國公司如微軟、福汽車等都進行了持續(xù)性的成功實踐。

在此基礎(chǔ)上，對雙通道管理理論進行拓展延伸，產(chǎn)生了多通道管理理論。多通道管理理論在雙通道管理理論對某職業(yè)進行進一步細化分解，增加可發(fā)展的職業(yè)選項。

2.適用范圍

職業(yè)管理是從組織的角度對員工進行的職業(yè)規(guī)劃、引導(dǎo)和控制，是以組織為中心開展的活動。其行為主體是組織本身，組織通過職業(yè)管理對員工提供職業(yè)幫助的過程是企業(yè)人力資源規(guī)劃的一項重要內(nèi)容。因此，職業(yè)管理主要是針對組織內(nèi)部員工，其目標(biāo)主要是服務(wù)于組織的。

三、秘書的職業(yè)管理模式

1.秘書的職業(yè)管理雙通道模式

根據(jù)組織內(nèi)部的專業(yè)分布狀況，在原有的職業(yè)管理序列的基礎(chǔ)上設(shè)立獨立的專業(yè)發(fā)展通道。根據(jù)態(tài)度、業(yè)績、能力等各個方面多維度進行綜合評價，同時建立于專業(yè)等級相匹配的績效考核體系、薪酬待遇、晉升通道等政策，實現(xiàn)專業(yè)通道發(fā)展的可比性。同時，秘書專業(yè)通道的建立，提煉了秘書的核心能力、提升了秘書職業(yè)的含金量。例如貝爾阿爾卡特通信有限公司就設(shè)立了“行政管理職位系列”和“專業(yè)技術(shù)職位系列”的雙階梯模式供員工發(fā)展。國內(nèi)的品牌企業(yè)儒海爾、聯(lián)想等也都加入了改革創(chuàng)新、建立運功職業(yè)發(fā)展雙通道管理的試驗。

在組織內(nèi)部的秘書崗位上，以應(yīng)屆畢業(yè)生為例，員呢工可以根據(jù)自身的特點進行不同職業(yè)發(fā)展選擇。選擇管理序列發(fā)展，可以規(guī)劃“助理秘書——主辦秘書——辦公室副主任——辦公室主任——行政總監(jiān)”的路線進行發(fā)展。根據(jù)工作業(yè)務(wù)的差異，比如業(yè)務(wù)類秘書可以發(fā)展為業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)經(jīng)理等崗位；行政類秘書可以發(fā)展至辦公室主任的職務(wù)；以會務(wù)工作為主的秘書可以向大型會務(wù)服務(wù)管理工作方面進行發(fā)展?；蚩梢赃x擇在組織內(nèi)部的專業(yè)通道發(fā)展，在“初級秘書——中級秘書——高級秘書——資深秘書——首席秘書”的軌跡發(fā)展。但這種發(fā)展的弊端也是顯而易見的，因為秘書職業(yè)的輔助性、從屬性的屬性和特點，很難將秘書作為一生所從事的職業(yè)。

2.秘書的職業(yè)一體化模式

根據(jù)職業(yè)多通道發(fā)展理論，職業(yè)一體化模式是在職業(yè)雙通道管理模式的基礎(chǔ)上跟進一步對管理通道和專業(yè)通道的深入融合，讓員工根據(jù)自身不同階段發(fā)展的需求特點真正尋找屬于自己的發(fā)展道路。

華為公司建立任職資格雙向晉升通道（管理任職資格和專業(yè)技術(shù)任職資格），縱向分為管理、專業(yè)、干部三條發(fā)展路線，橫向進行不同專業(yè)全覆蓋，并為每位員工建立個人發(fā)展計劃（Individual Development Plan）。以華為某秘書崗位員工為例，第一可以走管理崗位通道，進入人力資源系統(tǒng)以成為人力資源經(jīng)理為目標(biāo)，第二可以選擇走專業(yè)技術(shù)通道，成為公司人力資源技術(shù)專家。這種模式可以從多方面實時關(guān)注員工成長和個人發(fā)展需求，根據(jù)不同員工的特質(zhì)差異，幫助員工及時、正確地調(diào)整個人職業(yè)發(fā)展方向，實現(xiàn)個人價值的最大發(fā)揮。此外，還有許多其他企業(yè)例如騰訊公司也建立了相應(yīng)的一體化模式，實現(xiàn)管理和專業(yè)的多通道發(fā)展。職業(yè)一體化模式的另一重要特點是實現(xiàn)了崗位的權(quán)責(zé)分明。細化崗位的類別和專業(yè)指責(zé)是的不同人才可以充分發(fā)揮個性化的能力根據(jù)能力決定其需要承擔(dān)的職責(zé)，強調(diào)了責(zé)權(quán)利的匹配，從而實現(xiàn)了對員工的有效激勵。

四、秘書職業(yè)管理科學(xué)化的建議

1.建立完善的職業(yè)培訓(xùn)體系

員工個人職業(yè)發(fā)展的成功同樣是企業(yè)發(fā)展的重要推動力，對于員工歸屬感的培養(yǎng)、企業(yè)的業(yè)績提升都有重要意義。要使員工對自我發(fā)展進行科學(xué)合理的規(guī)劃，提升員工的職業(yè)發(fā)展知識和能力，就需要建立完善健全的職業(yè)培訓(xùn)系統(tǒng)。公司可以信息資源共享、職業(yè)能力培訓(xùn)、職業(yè)發(fā)展咨詢服務(wù)等多種方式切實為員工服務(wù)，有計劃有組織地進行系統(tǒng)服務(wù)。值得注意的是職業(yè)培訓(xùn)系統(tǒng)的建立需要具體化，有實際操作意義。根據(jù)不同的職業(yè)特點，培訓(xùn)內(nèi)容需要個性化和動態(tài)化，適應(yīng)不同員工、不同職業(yè)的個性發(fā)展。

2.堅持客觀性的原則

嚴格按客觀性原則辦事，是職業(yè)設(shè)計科學(xué)化的基本前提。

有實際意義和可操作性的職業(yè)規(guī)劃需要對現(xiàn)實情況進行客觀分析。首先是基于自身個人能力、優(yōu)劣條件的分析，自我認知是職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的基礎(chǔ)，個人能力特點是職業(yè)管理的客觀支撐條件。其次，職業(yè)規(guī)劃是針對組織內(nèi)部進行的，組織環(huán)境是需要考慮的重要因素，組織發(fā)展空間直接決定了職業(yè)管理的寬度和廣度。最后，職業(yè)管理要適應(yīng)社會發(fā)展的需求和方向。社會大環(huán)境如經(jīng)濟、政治等宏觀條件可以為我們未來職業(yè)管理等傾斜方向提供重要參考，適應(yīng)社會發(fā)展的職業(yè)設(shè)計才是可持續(xù)的。因此，職業(yè)管理需要基于各方面的客觀條件分析，以達到與個人職業(yè)充分協(xié)調(diào)配合。

3.建立科學(xué)的激勵、約束機制

企業(yè)或單位建立完善的激勵制度是職業(yè)管理的有效保障，在員工的職業(yè)晉升中具有積極作用。企業(yè)需要針對不同類別、級別的崗位進行不同的激勵約束，以崗位工資為基礎(chǔ)，根據(jù)崗位級別、績效指標(biāo)、職稱等因素建立完善的激勵機制，從薪酬待遇、福利等方面充分體現(xiàn)差別，充分體現(xiàn)組織對人才的重視以激勵員工積極爭優(yōu)。

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