創(chuàng)新高校辦公室管理工作機(jī)制的幾點(diǎn)思考

祝薇

摘要：創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的要求，也是高校辦公室工作的靈魂。這就需要轉(zhuǎn)變高校辦公室傳統(tǒng)管理理念，逐步實(shí)現(xiàn)從由領(lǐng)導(dǎo)管人向由制度管人轉(zhuǎn)變、由側(cè)重管理向深化治理轉(zhuǎn)變、由被動執(zhí)行向高級參謀轉(zhuǎn)變、由被動承辦向主動辦理轉(zhuǎn)變等，通過建立高效的辦公室運(yùn)行機(jī)制，挖掘?qū)W(xué)校決策有幫助的資訊，打造高校辦公室服務(wù)窗口形象，增加辦會的目標(biāo)性、規(guī)范性和會議質(zhì)量，提高成效。

關(guān)鍵詞：辦公室 創(chuàng)新 管理工作機(jī)制

中圖分類號： G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349（2017）13-0130-02

高等院校辦公室工作，是高校綜合的辦事機(jī)構(gòu)，是承上啟下、溝通內(nèi)外的重要管理職能部門，也是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間必不可缺的橋梁和紐帶。辦公室工作的質(zhì)量與效率更是體現(xiàn)了高校的管理與服務(wù)的水平。

黨的十八大明確提出要“進(jìn)入人才強(qiáng)國和人力資源強(qiáng)國行列，教育現(xiàn)代化基本實(shí)現(xiàn)”，以新發(fā)展理念引領(lǐng)教育現(xiàn)代化發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)國人的千年教育夢想。在這種新形勢下我國的高等教育發(fā)展也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)：培養(yǎng)高素質(zhì)勞動者和技能型人才、創(chuàng)新高校人才培養(yǎng)機(jī)制，促進(jìn)高校辦出特色、培養(yǎng)人民滿意的高素質(zhì)人才。從此可見，新目標(biāo)的提出也對高校辦公室管理工作機(jī)制提出了全新標(biāo)準(zhǔn)。高校辦公室如何適應(yīng)新形勢的要求，在服務(wù)于學(xué)校中心工作和重點(diǎn)工作上更加有所創(chuàng)新，有所作為，就必須研究新情況、新特點(diǎn)，與時(shí)俱進(jìn)，樹立正確的工作理念，不斷提高工作能力和水平。傳統(tǒng)的辦公室管理模式已不能滿足新形勢下高校快速發(fā)展的需要，其管理模式亟待創(chuàng)新。創(chuàng)新是辦公室管理不斷發(fā)展的關(guān)鍵。[1]本文根據(jù)本校辦公室工作的體會，通過與兄弟高校辦公室工作者交流，對創(chuàng)新高校辦公室管理工作機(jī)制提出以下個(gè)人拙見。

一、 轉(zhuǎn)變高校辦公室傳統(tǒng)管理工作理念

高校辦公室管理工作的創(chuàng)新源于理念創(chuàng)新。[1，2]高校辦公室管理人員不僅要以創(chuàng)造性思維去思考和實(shí)踐創(chuàng)新服務(wù)理念，還要在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，不斷完善和提高，還要根據(jù)當(dāng)前新情況，辦公室管理工作中出現(xiàn)的新問題，以提高辦公室工作效能為宗旨，不斷強(qiáng)化效率意識，增強(qiáng)新型服務(wù)理念。首先要實(shí)現(xiàn)以下工作理念和管理理念的轉(zhuǎn)變：

（一）從由領(lǐng)導(dǎo)管人向由制度管人轉(zhuǎn)變

高校辦公室工作繁雜而瑣碎，臨時(shí)性、應(yīng)急性事務(wù)比較多，政策性強(qiáng)，行政因素影響多。在實(shí)際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)管人、指揮人，臨時(shí)攤派任務(wù)等，造成辦公室工作的無序性和無計(jì)劃性。[3]非常有必要制定針對性強(qiáng)、操作性強(qiáng)、行之有效的管理制度，明確責(zé)任追究，做到靠制度管人，靠制度理順事。要不斷優(yōu)化辦公室工作流程，明確人員分工，確定工作目標(biāo)和要求，還需營造和諧氛圍，強(qiáng)化管理機(jī)制，真正做到分工明晰，責(zé)權(quán)明確，從而提高工作的目的性和計(jì)劃性，避免盲目性和主觀性，對各項(xiàng)工作定期考核，獎懲分明，鼓勵先進(jìn)，鞭策后進(jìn)，形成嚴(yán)謹(jǐn)、高效的辦公室工作生態(tài)。

（二）由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變

高等院校辦公室工作的優(yōu)劣對學(xué)校的各項(xiàng)工作都至關(guān)重要，也與學(xué)校的發(fā)展密不可分。國家教育部及一些省級教育行政主管部門近期相繼部署現(xiàn)代大學(xué)章程制定工作，諸多高校也緊隨國家步伐加快大學(xué)章程制定工作，這對促進(jìn)學(xué)校治理更加有序、規(guī)范，不斷提升依法治校能力和學(xué)校的辦學(xué)水平有著極其深遠(yuǎn)的意義。當(dāng)前一些高等院校的辦公室管理上仍然沿襲著傳統(tǒng)的工作流程及模式，一些辦公室管理人員僅僅滿足于完成日常性事物工作，工作上沒有創(chuàng)新性思路，做一天和尚撞一天鐘，這樣的狀態(tài)將跟不上學(xué)校未來發(fā)展的腳步。隨著新的契機(jī)的到來，高校辦公室應(yīng)緊緊抓住發(fā)展的大好時(shí)機(jī)，積極學(xué)習(xí)，找出制約自身發(fā)展與制約學(xué)校發(fā)展的瓶頸，努力解決，全力推進(jìn)高校高效運(yùn)轉(zhuǎn)的綜合治理體系，提升系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)效能。

（三）由被動執(zhí)行向主動參謀轉(zhuǎn)變

高校辦公室不僅是學(xué)校的管理樞紐或中心，還擔(dān)負(fù)著為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做好參謀或助手的關(guān)鍵職能。高校傳統(tǒng)的辦公室運(yùn)作模式是被動地接受上級指示，這在很大程度上對校領(lǐng)導(dǎo)決策的質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響，進(jìn)而促進(jìn)或影響學(xué)校相關(guān)工作的開展。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為高校辦公室管理人員提供了更加豐富的信息資源，這就要求辦公室管理人員創(chuàng)造性地開展工作，善思考、研究問題，運(yùn)用新的信息和新的理論，歸納出新的工作思路，提出新的工作方法，以解決工作中出現(xiàn)的新問題。高校辦公室要由被動執(zhí)行向高級參謀轉(zhuǎn)變，主動掌握高等教育發(fā)展現(xiàn)狀，注重一線的調(diào)查研究，注重深入教學(xué)、科研等基層工作，爭取全面、深入掌握所分管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，判斷發(fā)展方向和主流趨勢，為校領(lǐng)導(dǎo)提供政策依據(jù)和執(zhí)行參考，以便做出科學(xué)的決策。

（四）由著眼當(dāng)前向超前意識轉(zhuǎn)變

要創(chuàng)新高校辦公室服務(wù)理念，就要求辦公室人員具有超前意識，化被動工作為主動服務(wù)。由于高校辦公室工作事物繁雜，工作人員工作繁重，基本屬于疲于應(yīng)付的被動服務(wù)。高校辦公室人員應(yīng)具有大局意識，有政治遠(yuǎn)見，學(xué)會抓重點(diǎn)、抓關(guān)鍵、辦大事，不斷提高日常工作效率和解決問題的能力。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，高校辦公室應(yīng)立足于更好地服務(wù)師生 ，讓“好”字在高等教育事業(yè)中不斷發(fā)展，在發(fā)展中不斷創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷提高。

（五）由被動學(xué)習(xí)向主動學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)變

高校辦公室在高校發(fā)展進(jìn)程中一定程度上發(fā)揮著學(xué)校各項(xiàng)工作的統(tǒng)領(lǐng)作用，這就需要及時(shí)掌握高等教育發(fā)展規(guī)律和發(fā)展前景，需要分析當(dāng)前高等教育發(fā)展現(xiàn)狀，高校辦公室人員如果還停留在被動學(xué)習(xí)狀態(tài)，就無法跟上高等教育發(fā)展步伐。高校辦公室必須跟上時(shí)代步伐，只有積極主動學(xué)習(xí)新知識、新形勢、新政策，深入領(lǐng)會黨和國家的教育方針、法律法規(guī)等，才能更好地服務(wù)于高校發(fā)展，奠定良好的政治素質(zhì)和專業(yè)理論基礎(chǔ)。辦公室人員要注重知識技能創(chuàng)新，掌握最新的專業(yè)知識。另外，高校辦公室管理的現(xiàn)代化需要辦公室工作人員不僅要掌握辦公自動化設(shè)備的使用方法，還要不斷主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷提升辦公室工作人員的理論技術(shù)水平和實(shí)際工作能力。

（六）由傳統(tǒng)辦公向現(xiàn)代辦公轉(zhuǎn)變

當(dāng)前，我國高等教育呈現(xiàn)出辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、辦學(xué)層次和內(nèi)涵建設(shè)不斷深化的良好態(tài)勢，高校辦公室傳統(tǒng)的辦公方式及其效率已無法滿足現(xiàn)階段工作的需要，由傳統(tǒng)辦公向現(xiàn)代辦公轉(zhuǎn)變勢在必行。首先是高校辦公室管理手段的轉(zhuǎn)變，提倡辦公技術(shù)手段的創(chuàng)新，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)及辦公自動化技術(shù)，開發(fā)辦公自動化軟件系統(tǒng)，提高日常辦公的效率。通過優(yōu)化管理項(xiàng)目，推動辦公室工作自動化、信息化、數(shù)字化和無紙化，縮短工作流程，不斷提升辦公室管理效能，切實(shí)提高管理效能，為教學(xué)、科研等一線部門提供優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)。

二、創(chuàng)新高校辦公室管理工作機(jī)制[4，5]

（一）建立高效的高校辦公室運(yùn)行機(jī)制

為適應(yīng)當(dāng)前高?？旃?jié)奏、高效率的工作模式，高校必須認(rèn)真分析和明確影響辦公室系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，解決不利于辦公室系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的困難或障礙，通過不斷總結(jié)和改進(jìn)，逐漸建立起適合于本校實(shí)際情況的辦公室運(yùn)行機(jī)制和運(yùn)轉(zhuǎn)體系。首先，要樹立正確的高校辦公室工作理念。其次，要清醒地認(rèn)識到辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，需要科學(xué)規(guī)范的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制作為保證，在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)中，需要辦公室內(nèi)部及時(shí)、有效地溝通交流，避免因溝通不暢造成的運(yùn)轉(zhuǎn)不靈的工作局面。

（二）全方位打造高校辦公室窗口形象

高校辦公室是綜合性行政機(jī)構(gòu)，不僅是保持高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“樞紐”，更是行政管理部門的服務(wù)“窗口”。作為高校服務(wù)“窗口”，首先是服務(wù)學(xué)校發(fā)展，然后是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生、服務(wù)中層單位。因此需要樹立全方位的服務(wù)觀念，不僅精心為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還要耐心地為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，樹立“窗口”形象，提高辦文、辦會和辦事效率。作為服務(wù)窗口，高校辦公室還要真正發(fā)揮“榜樣”作用、“示范”作用。對工作要有高度的責(zé)任感，對任務(wù)要有使命感，對人要有誠懇的態(tài)度，對事要有求真務(wù)實(shí)的精神。始終堅(jiān)持“心中有人”，堅(jiān)守“為人民服務(wù)”宗旨，始終堅(jiān)持“求真務(wù)實(shí) ”，不斷“開拓創(chuàng)新”。

（三）嚴(yán)格辦公室工作職責(zé)和獎懲制度

高校辦公室要在各個(gè)科室、工作小組的職責(zé)基礎(chǔ)上，明確各個(gè)崗位的權(quán)責(zé)，做到每個(gè)人各司其職，各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完成自己的職責(zé)和分配的任務(wù)，有效避免或減少服相互推諉、辦事拖拉等現(xiàn)象。在制定崗位職責(zé)時(shí)，必須以事定崗、以崗定人和精干效能為基本原則，從辦公室實(shí)際工作需要出發(fā)，對工作重復(fù)的科室，進(jìn)行合并或重組；凡一個(gè)人能夠承擔(dān)的工作，就不分給兩個(gè)人或多頭管理。還要堅(jiān)持職權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則，凡崗位均有相應(yīng)權(quán)利和職責(zé)，每個(gè)崗位的職責(zé)必須明確、具體，盡可能量化，以便考核。同時(shí)，要制定嚴(yán)格的檢查制度和獎懲辦法。對工作成績突出者要獎勵；對不合格者，要警告；對嚴(yán)重失職、瀆職者，則應(yīng)適當(dāng)懲處。

（四）把控會議數(shù)量和提高會議質(zhì)量

會議是傳達(dá)指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的一種管理手段，但不是所有問題都需要通過會議來解決。高校辦公室要經(jīng)常研究會議管理規(guī)律，提高會議效率，提高管理科學(xué)化水平。為杜絕浪費(fèi)行政和教學(xué)資源，高校應(yīng)該嚴(yán)格會議制度。首先要嚴(yán)格控制會議數(shù)量，避免大小事情都開會，防止會議泛濫，以免浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)精力和時(shí)間。 其次是要提高會議質(zhì)量和效率，通過會前的充分準(zhǔn)備，提倡開短會，開高質(zhì)量的會，開有效的會。

（五）提高公文起草、流轉(zhuǎn)和歸檔質(zhì)量

高校辦公室公文處理政策性強(qiáng)，需要細(xì)致復(fù)雜的工作，這就要求一定的章法和工作流程，預(yù)防出差錯或造成公文積壓。首先，要建立科學(xué)的公文制度或流程，嚴(yán)格公文的格式和固定行文，以提高辦文的質(zhì)量和流轉(zhuǎn)效率。嚴(yán)格把握公文的標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、機(jī)關(guān)印章、發(fā)文日期、抄送單位、公文編號、機(jī)密等級、緩急程度等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。辦公室人員要按照各自職責(zé)范圍、隸屬關(guān)系，不得越級行文請示。除此之外，辦公室人員務(wù)必要準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密地完成各道公文處理流程，確保公文運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量和效率。

綜上，高校辦公室管理是高校管理工作的核心和樞紐，是實(shí)施各項(xiàng)管理工作的橋梁和紐帶，在高等院校發(fā)展進(jìn)程中扮演著重要角色。隨著我國高等教育快速發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室工作理念和運(yùn)行模式已不再適應(yīng)當(dāng)下發(fā)展的新形勢，高校辦公室管理人員必須注意創(chuàng)新意識培養(yǎng)，逐漸轉(zhuǎn)變高校辦公室傳統(tǒng)管理理念，不斷創(chuàng)新高校辦公室管理工作機(jī)制，最大限度提升辦公室的工作效能，努力開創(chuàng)高校辦公室管理工作的新局面，推動學(xué)校辦學(xué)水平再上新的臺階。

參考文獻(xiàn)：

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責(zé)任編輯：楊國棟