試述計算機技術在檔案信息管理中的應用

馬春玉

摘 要：檔案信息是企業(yè)單位中的重要信息，對于企業(yè)單位各項活動的開展發(fā)揮著重要的作用。將計算機技術應用于企業(yè)檔案信息管理工作中能夠有效提高管理工作的效率，但是也具有一定的計算機網絡風險。本文主要探討計算機技術在企業(yè)檔案信息管理中的具體應用，并研究計算機技術在企業(yè)檔案信息管理過程中的計算機安全防護技術。

關鍵詞：檔案信息；計算機技術；管理

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.14.120

近年來，我國經濟得到飛快的發(fā)展，企業(yè)單位的規(guī)模也逐漸壯大。筆者主要對于計算機技術在檔案信息管理工作中的具體應用，并探討相關的安全防護問題。

1 計算機技術在檔案信息管理中的具體應用

傳統(tǒng)檔案信息管理方式中，采用手工抄寫、紙質保存的方式對于相關數據進行處理，不僅勞動量大，需要花費大量的人力、物力，并且手工抄寫容易出現抄寫錯誤。同時，傳統(tǒng)檔案信息管理方式信息傳送較慢，查閱過程繁瑣，不利于檔案信息的利用。因此，計算機技術在檔案信息管理中的應用具有非常重要的意義[1]。計算機技術在檔案信息管理中的具體應用及優(yōu)勢主要體現為以下三點：

1.1 規(guī)范人事檔案

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大，企業(yè)中的人事管理工作越來越繁重，包括工作人員的入職、在崗管理、離職等。采用傳統(tǒng)信息管理方式工程量大，出錯率高。同時，很多企業(yè)中的人事檔案管理尚未規(guī)范化，導致管理者在對于人員進行管理、考評、選拔的工作中無章可循[2]。將計算機技術應用于人事檔案管理工作中，能夠幫助企業(yè)建立規(guī)范的人事檔案，管理者可通過瀏覽電子檔案快速了解員工的基本情況，還能將相應的獎懲制度公布在企業(yè)相關系統(tǒng)中，加快人事信息上傳下達的速度，提高人事管理工作的效率，避免相應的資源浪費，促進企業(yè)單位的健康發(fā)展。

1.2 財務檔案信息化

將計算機技術應用于財務檔案管理工作中，能夠實現企業(yè)中財務檔案信息化。首先，利用計算機技術建立會計電算化系統(tǒng)，并利用電算化系統(tǒng)對于企業(yè)中的財務信息進行批量處理，提高財務信息處理工作的效率。同時，計算機技術在財務的保存與備份方面，相比于傳統(tǒng)的財務檔案管理方式具有非常明顯的優(yōu)勢，不僅操作快捷、方便，并且安全性較高，有效避免重要檔案的丟失。另外，將計算機技術應用于企業(yè)財務檔案信息管理中，還有助于對企業(yè)中的財務狀況進行動態(tài)分析，并根據分析結果對于相應的工作進行調整，使企業(yè)的財務狀況處于較平穩(wěn)的狀態(tài)。

1.3 建設檔案系統(tǒng)工程

計算機技術在企業(yè)檔案信息管理中的應用有利于檔案系統(tǒng)工程的建設。一個企業(yè)在運行的過程中會有一系列的檔案信息利用和保存工作，因此會產生信息量較大的文字文檔，而如果采用計算機技術對相關檔案進行存儲、掃描，就能有效提高這些工作的效率。因此，建設企業(yè)內部的系統(tǒng)工程非常重要，采用系統(tǒng)管理的方式，不但能夠提高檔案信息管理的效率以及安全性，還能將這些檔案進行很好地分類，使檔案數據管理更加規(guī)范。這樣一來，管理者就能快速搜索和查閱相關檔案，實現信息共享，提高檔案信息的利用率。

2 計算機技術應用于信息檔案管理中的安全防護

計算機技術的應用在很大程度上提高了信息檔案管理工作的效率，為企業(yè)節(jié)省了大量的人力和物力，也有效避免了由于人工抄寫導致的錯誤率。但是計算機網絡安全問題是計算機技術應用過程中無法避免的問題，一旦出現網絡安全事故，不但會造成企業(yè)相關數據的丟失，還會導致內部重要信息被盜取，極不利于企業(yè)的發(fā)展。因此，檔案信息管理者應該加強對于計算機網絡的安全維護，主要措施有以下幾點。

2.1 設置內部網站的訪問權限

企業(yè)檔案信息管理在實現信息化的過程中，應該注重對于網站訪問權限的設置。明確規(guī)定不同用戶不同的訪問權限。如用戶想要獲取網站中某一權限范圍內的信息時，需要輸入制定的登錄口令才能進入相應的頁面之內。通過對于訪問權限的設置，能夠避免閑雜人等“無門檻”進入相應的頁面中，有效減少信息泄露問題的出現，提高企業(yè)檔案信息的安全性。

2.2 網絡信息加密技術

除了設置網站的訪問權限之外，還應該對于重要的數據進行加密處理，避免網絡信息盜竊現象的發(fā)生。網絡信息加密技術的應用，能夠有效避免不法分子采用非法手段來對企業(yè)內部的信息進行竊取、破壞，增強網絡信息的安全性。

2.3 提高反毒反黑技術

網絡病毒是網絡黑客入侵用戶計算機，盜取重要數據的常用手段，通過自我復制的方式占據用戶的存儲空間，并且還會對數據進行破壞、竊取等，對于企業(yè)信息的安全性造成極大的威脅。反毒反黑技術是指采用相關軟件對于信息系統(tǒng)進行定期掃描，若發(fā)現系統(tǒng)內出現網絡病毒，應該立即進行病毒查殺，對于一些可能帶有病毒的軟件，也應及時卸載和刪除，從而避免信息系統(tǒng)中的數據信息遭到病毒的攻擊，導致信息泄露的情況出現。

2.4 防火墻系統(tǒng)的設置

防火墻技術是將外部互聯(lián)網與內部網絡進行分割的網關，能夠對于試圖越過防火墻的非法分子進行監(jiān)控，防治黑客的惡意攻擊，從而對于企業(yè)的內部信息進行保護。防火墻系統(tǒng)的設置是確保企業(yè)信息安全的重要保障，但是在信息管理的過程中，檔案信息的管理人員應該定期檢查防火墻的運行狀態(tài)，當發(fā)現異常時，應該立即做出相關解決措施。

2.5 系統(tǒng)漏洞防護技術

除了一些外部因素之外，系統(tǒng)漏洞問題也是檔案信息安全的一大隱患。因此，檔案信息安全管理人員應該定期對于網絡系統(tǒng)進行掃描，如果出現系統(tǒng)漏洞，應該及時進行修復，從而確保信息系統(tǒng)的完整性，避免重要信息丟失或者遭到而已破壞。

3 結語

計算機技術的發(fā)展為檔案信息管理信息化提供了強有力的支持，不僅提高信息管理工作的效率，降低信息管理成本，同時也實現了現代企業(yè)信息管理的“無紙化”。檔案信息管理人員應該充分利用網絡的優(yōu)勢，并在計算機技術應用的過程中加強網絡安全的防護，從而加強計算機技術在檔案信息管理中的應用效果。

參考文獻：

[1]孫宏君.計算機技術在檔案信息管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2016（18）：184.

[2]朱峰.計算機數據庫技術在信息管理中的應用[J].電腦知識與技術，2017（09）：16-17+19.