事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理分析

秦雯

摘 要：檔案作為事業(yè)單位的一項重點內(nèi)容，在分析事業(yè)單位運行狀況、單位歷史以及規(guī)劃未來上發(fā)揮著重要的作用。對檔案進行有效的管理是事業(yè)單位的一項重點工作。但是目前分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀會發(fā)現(xiàn)其中存在著很多的問題，其中信息化水平不高是最主要的一項。針對快節(jié)奏的生活模式，應用電子檔案已經(jīng)成為事業(yè)單位的必然要求。它在提升單位工作效率、保障工作質(zhì)量上將會發(fā)揮出實質(zhì)性的作用。本文在對電子檔案進行簡要分析的基礎(chǔ)上，提出了加強事業(yè)單位電子檔案管理的有效措施，希望為事業(yè)單位提供一個有價值的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案；特點；措施

事業(yè)單位電子檔案就是將紙質(zhì)版的數(shù)據(jù)錄入到計算機當中，在實現(xiàn)辦公自動化的基礎(chǔ)上對電子文件進行整理、分類以及存儲。不僅提高了檔案歸檔管理的難度，而且更加安全，一些私密檔案不會存在泄漏的風險。通過檢索關(guān)鍵字就可以實現(xiàn)對檔案的查閱，提高了整個事業(yè)單位的工作效率。目前，對這一檔案管理模式進行重點研究應該是一項具有普遍現(xiàn)實意義的工作。

一、電子檔案的特點

傳統(tǒng)檔案在編寫的過程中耗時費力，整理時更是需要相當多的人力，檔案在整理以及存儲的過程中，會存在丟失、損壞的風險，查閱過程更是多有不便，嚴重制約了整個單位工作效率的提升。利用網(wǎng)絡信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的電子化，可以節(jié)約大量的人力物力，具有十分重要的意義[1]。電子檔案的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在對信息進行高效處理、方便查閱、便于保存、實現(xiàn)信息的有效利用以及便于信息補充等幾個方面。

1.對信息進行高效處理

只要通過計算機對相關(guān)數(shù)據(jù)、圖片以及文字進行掃描，就可以將這些內(nèi)容錄入到計算機之內(nèi)。之后的分類、整理、分析、統(tǒng)計以及存儲工作都可以通過計算機進行。只要操作方法得當，其中就不會有誤差出現(xiàn)，實現(xiàn)了對信息的高效處理。

2.方便查閱

信息只要存儲在計算機內(nèi)，就有屬于自己的分類和編碼，只要將編碼或是關(guān)鍵字輸入計算機，就會馬上檢索出所需要的內(nèi)容，提升了查閱的效率，實現(xiàn)了信息的有效利用。

3.便于保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案在管理的過程中總會存在被燒、被盜以及被損的風險。電子檔案可以有效改變這一狀況。計算機內(nèi)的檔案可以進行加密操作，指定人員掌握整理的權(quán)限，查閱人員也需要在獲得權(quán)限之后才能進入檔案系統(tǒng)，大大提高了檔案資源的安全性，保存起來也就相當方便。

4.實現(xiàn)信息的有效利用

傳統(tǒng)檔案在利用的過程中需要按宗卷進行翻閱，有時花費了大量的時間也沒有找到有效的信息。電子檔案可以有效改變這一狀況，在較短的時間內(nèi)就實現(xiàn)了信息的查找，提高了檔案資源的利用率，真正將檔案的作用發(fā)揮到實處。

5.便于信息補充

檔案管理過程中，及時完善相關(guān)信息是一項重點工作。傳統(tǒng)檔案由于它的缺陷，在信息補充的過程中總會有各種各樣的限制。電子檔案在解決這一狀況時具有顯著的優(yōu)勢，可以實現(xiàn)實時補充，實時整理，提升事業(yè)單位的工作效率。

二、加強電子檔案管理的具體措施

面對上述電子檔案的優(yōu)勢和特點，將電子檔案管理手段融入事業(yè)單位的日常工作當中應該是一項具有普遍現(xiàn)實意義的做法。電子檔案較高的信息化以及智能化水平以及較高的工作效率讓它的普及成為一種可能。但是在進行電子檔案管理的過程中也需要掌握一些注意事項，防止由于計算機系統(tǒng)被攻擊而造成的檔案丟失現(xiàn)象。

1.完善電子檔案管理制度

電子檔案在引入之前，一定要根據(jù)國家的法律法規(guī)以及規(guī)章制度制定完善的電子檔案管理制度，對電子檔案的接收、存儲以及利用過程進行約束，規(guī)范整個管理過程，讓電子檔案管理真正體現(xiàn)出自身的價值[2]。了解即將錄入計算機的電子信息的來源和背景，確保整個電子檔案系統(tǒng)的安全。

2.制定合理的歸檔制度

歸檔工作是檔案管理的一項重點內(nèi)容，需要引起檔案管理部門的重視。管理人員要仔細分析電子檔案歸檔與紙質(zhì)版檔案歸檔的區(qū)別，制定合理的檔案歸檔制度約束工作人員的行為，保證檔案文件的環(huán)境安全，確保錄入的檔案屬于該類別，防止為后續(xù)的查閱過程帶來不便。

3.建立嚴格的檔案存儲制度

檔案的安全需要通過嚴格的檔案存儲制度得到保障，也只有真正將檔案存儲制度落到實處，才能實現(xiàn)檔案的絕對安全。首先，應該嚴格控制檔案存儲的載體，保證其中沒有病毒，這是最基礎(chǔ)的工作；其次檔案存儲載體的條件和環(huán)境需要得到有效控制，防止因為周圍溫度過高或是濕度過大使得載體不能正常工作，對檔案造成毀滅性的損失；最后，重視檔案的備份，使得出現(xiàn)的損失有彌補的機會，進而讓整個事業(yè)單位的正常運行得到保障。

4.加強電子檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

對檔案管理人員進行培訓，讓他們的知識以及素養(yǎng)跟上時代的潮流，從而為事業(yè)單位的檔案管理工作提供一個保障。另外要提高新型人才進入檔案管理部門進行工作的門檻。應聘者除了要具備扎實的理論基礎(chǔ)，而且應該有良好的職業(yè)道德和責任意識，這是整個檔案管理工作得以有效進行的保障。

5.完善電子檔案的查閱制度

檔案的查閱工作應該局限在某幾個人的手中，其他人只有在申請之后獲得查閱權(quán)限，才能對電子檔案進行翻閱[3]。這樣可以有效提高檔案的安全性，防止一些不法分子在翻閱檔案的過程中，對事業(yè)單位的整體利益造成威脅。

總之，隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及科技水平的顯著提高，事業(yè)單位的檔案管理朝著電子化、信息化與智能化方向發(fā)展已經(jīng)成為一種趨勢，因此事業(yè)單位的檔案管理人員一定要在積極分析這種管理方式的基礎(chǔ)上，制定并完善一系列的規(guī)章制度，保證電子檔案在應用的過程中發(fā)揮出最大的價值，從而提高事業(yè)單位的工作效率。

參考文獻：

[1]張敏.電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的價值探討[J].城建檔案.2016（04）：154-155.

[2]楊卉，劉敏.淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務.2015（01）：461-463.

[3]周海霞.電子檔案管理中幾個關(guān)鍵問題及解決對策[J].黑龍江科技信息.2016（34）：12.endprint