淺談新時期中職學校檔案管理

王維祥

（云南省紅河州財經(jīng)學校，云南 個舊 661000）

摘要：學校檔案管理是中等職業(yè)學校管理工作中的一個重要部分，隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展與學校深入化改革的推進，中職學校也逐漸面臨著新式教育體系的改變，與此同時，學校的檔案管理也隨此面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。當前，我國很大一部分中職學校在檔案管理方面還存在著諸多問題。

關鍵詞：新時期；中職學校；檔案管理

前言：隨著新時期學校的發(fā)展，中職學校不斷深化改革，學校檔案工作面臨嚴峻挑戰(zhàn)的同時也迎來了新機遇。當前在中職學校存在較多的問題。因此，應對學校的檔案管理制度進行修訂并給予完善，及時建立學校檔案網(wǎng)絡信息化管理，跟上新時代的腳步，將學校的檔案管理工作落實到位。

一、中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀及分析

（一）學院管理階層不夠重視

從我國目前的中職學校檔案管理現(xiàn)狀來說，相關領導階層對檔案管理的認知還僅僅停留在粗淺的表面上，沒有認識到檔案管理的重要性，沒有認識到學校檔案管理對學校未來發(fā)展的積極作用，主觀的認為學校只是用來授課以及管理學生的地方，并不屬于行政管理部門，對檔案管理不重視，更談不上檔案管理的要求。

（二）缺乏檔案管理人員，素質普遍偏低

中職學校中，專業(yè)的檔案管理人員數(shù)量明顯不足。目前僅存的檔案管理人員普遍素質低下，這是在中職學校大部分存在的問題。甚至有的中職學校檔案管理部門僅有一個“光桿司令”，甚至有的是臨時外借來處理一些緊急檔案事務的。有些中職學校品聘用的檔案管理人員并不是對口專業(yè)畢業(yè)，對于檔案管理并沒有相關的專業(yè)知識與操作技巧，對檔案管理工作很難進行掌握。檔案管理人員專業(yè)素質不夠，有沒有經(jīng)受專業(yè)的培訓，對檔案管理工作沒有一個明確的認識，很難將學校檔案工作帶上一個新高度[1]。

（三）檔案信息載體單一化

目前中職學校檔案管理方式較為落后，有的學校甚至還沿用著十幾年前的手工操作模式，文件在整合分類后，管理人員還要對其進行手工標記以及編目，使用傳統(tǒng)的手工抄寫，不僅加重了檔案管理的工作量，還增加了不必要的處理時間，這種低效率的管理方式急需改革更新，陳舊的手工管理方式不僅不能對檔案資料進行科學合理的利用與開發(fā)，在需要查閱相關檔案時，也變得極其困難。

（四）硬件設施不達標

我國中職學校在硬件配置上普遍不達標，甚至缺乏最基本的安全設施，檔案室最基本的通風、防火、防盜等基本條件都未達到標準，檔案材料隨意擺放造成了極大的安全隱患，放置檔案資料的設備陳舊，有的甚至還在使用上個世紀末使用的木質儲物箱，這對檔案的安全管理是極為不利的。

二、加強中職學校檔案管理工作的對策

（一）加強對檔案管理的認識，建立科學合理的檔案管理制度

積極提升中職學校師生對檔案管理工作的關注程度，這是做好檔案管理管理工作必備的前提條件，檔案管理人員與此同時也應加強檔案法律的普及，通過宣傳檔案管理的重要性讓學校師生與領導充分提高對檔案的管理意識，拒絕形式主義的發(fā)生。

檔案管理者若想做好檔案管理工作，第一步應建立一個科學合理的管理標準，按照相關規(guī)定對檔案進行整合分類，在需要查閱檔案時，可以快捷方便的查找相關檔案。此外，還應加強對檔案管理的領導工作，由學校領導親自進行檔案工作的管理，不僅可以使檔案中出現(xiàn)的問題及時得到解決，還可以提升學校領導階層的發(fā)展性戰(zhàn)略目標，緊跟中職教育的最新改革形勢，建立信息化的中職學校檔案管理部門，將學校的檔案統(tǒng)一進行管理，對于檔案管理人員要將責任落實到位，細分到每一環(huán)節(jié)上，充分保證學校檔案管理的安全有效的進行[2]。

（二）完善檔案管理者的配套設施。加強檔案室硬件建設

為了保證學校某些唯一性的重要資料避免遺失，檔案管理要對此進行科學有效的管理工作，完善檔案室檔位職責標準，建立管理制度，并要求對其嚴格執(zhí)行。此外，檔案室的必備硬件設施是保證檔案管理順利進行的基礎，也是提升檔案管理水準的必備條件。另外，學校應針對一些特殊資料設立專門檔案室，對此類資料專門進行存放管理，保證特殊性與獨立性。

（三）實行現(xiàn)代化檔案管理標準，走數(shù)字信息化道路

檔案管理實行數(shù)字信息化管理是在迎合當今時代發(fā)展的必經(jīng)之路，也是在新時期檔案管理的堅實基礎。檔案管理工作朝現(xiàn)代化、數(shù)字化發(fā)展，首要要將檔案管理者的思想進行更新，管理理念與時俱進。清晰認識到學校檔案是重要的信息資源，在這一基礎上，對學校檔案管理工作進行優(yōu)化更新，建立科學合理的檔案管理標準，檔案管理的信息化離不開現(xiàn)代電子設備與網(wǎng)絡，檔案管理人員應積極使用計算機、互聯(lián)網(wǎng)和信息檢索工具等現(xiàn)代化辦公工具，收集、整合、分類檔案信息，切實提升中職學校檔案管理的效率。

（四）強化中職學校的檔案管理與收集工作

在檔案管理上，中職學校要針對與自身相關資料收集工作進行加強，學校內(nèi)的決策意見，會議報告等一些重要材料在進行收集整合后，根據(jù)不同內(nèi)容以及日期進行分類保存[3]。

結語：總而言之，中職學校管理工作中，檔案管理所占分量極重，是重要的組成部分。構建完善的檔案管理標準，加強檔案的硬件設施，對中職學校的檔案管理工作來說是極其有利的，檔案方便快捷的查詢，對教學資料也有著明顯的提升效果。因此，學校相關人員要積極對學校的檔案管理制度優(yōu)化更新，緊隨時代腳步，加強中職學校檔案管理數(shù)字化現(xiàn)代建設，檔案管理工作今天邁出的一小步，將是未來中職學校發(fā)展的一大步。

參考文獻

[1]王冬英.淺談中職學校學生檔案管理存在的問題及對策[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2013，07：47-48.

[2]楊雪梅.淺析做好新時期中職學校檔案管理工作的關鍵環(huán)節(jié)[J].職業(yè)技術，2014，08：52.

[3]葉志平.淺談中職學校檔案管理的依法治檔工作[J].科技視界，2016，11：226+264.