高校公文管理信息化建設(shè)探索

洪思雨

高校公文管理信息化建設(shè)探索

洪思雨

福建師范大學

高校公文管理信息化已成為必然趨勢，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文管理，電子公文更能促進各部門協(xié)調(diào)，整合組織內(nèi)信息資源，提高工作效率。該文通過分析高校公文管理的特點和存在的問題，提出建設(shè)目標和保障措施，展望高校公文信息管理系統(tǒng)的未來發(fā)展方向，以期推動高校公文管理信息化建設(shè)更好發(fā)展。

高校 公文管理 信息化

隨著社會信息化和高等教育的快速發(fā)展、高校辦學規(guī)模的不斷擴大和多校區(qū)的功能調(diào)整，傳統(tǒng)的高校公文管理模式已無法滿足現(xiàn)實發(fā)展需要[1]。在高校公文管理中，信息化也推動了公文管理和檔案管理的變革，辦公自動化系統(tǒng)早已逐漸得到了推廣和使用，高校公文管理信息系統(tǒng)從原來以文字處理為核心而缺乏數(shù)據(jù)交換的第一階段，發(fā)展到以網(wǎng)絡(luò)共享為核心而沒有管理應(yīng)用的第二階段，再到如今以協(xié)同工作為核心、融入工作流技術(shù)并有行政管理應(yīng)用的第三階段[2]。公文管理是高校行政部門的一項重要工作內(nèi)容，傳統(tǒng)的紙質(zhì)、數(shù)字公文管理方式已不適應(yīng)如今信息化環(huán)境下高校行政管理的需要。因此，加快推進公文管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，促進各部門協(xié)調(diào)，整合高校內(nèi)部信息資源，實現(xiàn)辦公自動化、信息資源化、流程規(guī)范化[3]，將是提高高校行政服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。

1 高校公文管理信息化的內(nèi)涵及意義

1.1 高校公文管理信息化的內(nèi)涵

高校公文管理信息化是指高校公文管理模式由“以紙質(zhì)公文管理保管為重點”向“數(shù)字化信息形式”轉(zhuǎn)變的過程[4]?；蛘哒f，高校公文管理信息化是指在高校公文從形成、運轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的周期中，依托互聯(lián)網(wǎng)，以信息化為手段對公文進行創(chuàng)建審批、傳閱辦理，最終形成一個統(tǒng)一、網(wǎng)絡(luò)化的公文信息資源共享平臺，以滿足校內(nèi)外用戶實時調(diào)閱的需求，進而提高高校行政服務(wù)質(zhì)量。高校公文管理信息化的內(nèi)涵包括：一是高校公文管理信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，二是高校公文管理信息建立、處置和管理的一體化，三是實現(xiàn)高校公文管理信息資源高度共享，四是其目標在于提高高校行政服務(wù)質(zhì)量。

1.2 高校公文管理信息化的意義

1.2.1有利于增強公文管理的時效性

以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以電子公文為介質(zhì)，同時通過手機短信、微信提示為通知方式，可以實現(xiàn)公文的即時傳送，辦公人員可以在任何時間、任何地點上網(wǎng)登錄獲取，公文辦理可以突破時間、空間限制，突破部門分割，提高公文的時效性。

1.2.2有利于提升公文管理的工作效率

通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)部門之間、上下級之間的互聯(lián)互通，形成公文信息資源的高度共享和即時處理。通過網(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)和流程再造，優(yōu)化公文辦理流程，提高辦文效率，降低工作成本。

1.2.3有利于公文管理的規(guī)范化

通過系統(tǒng)設(shè)計，統(tǒng)一公文處理流程、文件格式化，規(guī)范公文的收文確認、分發(fā)、傳閱、簽批、催辦等程序，明確發(fā)文擬稿、核稿、會簽、審批等流程，并做到公文自動歸檔、統(tǒng)計，方便公文的檢索查詢。

1.2.4有利于公文檔案保存的歷史原始性

確保公文檔案的歷史原始性，對于公文管理至關(guān)重要。通過信息化技術(shù)，可以對公文流轉(zhuǎn)過程進行全程記錄，包括時間、簽批內(nèi)容，對于公文起草過程的修改痕跡、領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，可以全部保存并自動備份，確保公文檔案的原真性和全面性。

2 高校公文管理信息系統(tǒng)的功能及建設(shè)目標

2.1 高校公文管理信息系統(tǒng)的功能

實現(xiàn)高校公文管理自動化、信息化，必須根據(jù)公文管理的一般規(guī)律及高校作為教育機構(gòu)的特殊需求來設(shè)計一套高校公文管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠支持對高校公文發(fā)文收文、流轉(zhuǎn)審核、歸檔統(tǒng)計、捜索查詢以及系統(tǒng)管理等進行綜合管理。其主要功能包括：

2.1.1公文發(fā)文功能，從發(fā)文擬稿，到修改、核稿、會簽、審批、發(fā)文、歸檔。

2.1.2公文收文功能，查看公文信息，提供給處室主任和領(lǐng)導(dǎo)進行公文審核功能和公文信息查看功能，主要涉及公文呈批、收文登記、形成文件信息和公文承辦。

2.1.3公文流轉(zhuǎn)功能，從收文確認，到分發(fā)、傳閱、簽批、催辦、歸檔。

2.1.4公文查詢檢索功能，按照發(fā)文編號、發(fā)文部門、發(fā)文時間、文件類別、標題和關(guān)鍵字等條件進行檢索查詢，并根據(jù)保密規(guī)定、檢索人權(quán)限進行審批、在線瀏覽、下載等。

2.1.5會議通知和公告管理功能，發(fā)布、刪除校內(nèi)外會議通知、公告等。

2.1.6保密安全管控功能，設(shè)定權(quán)限級別、用戶標識、身份證驗證、數(shù)據(jù)庫加密等限制性措施，保證公文信息安全，不被非法泄露和篡改。

2.1.7大數(shù)據(jù)分析功能，分析學校各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)、各類公文主題詞、各部門工作計劃與總結(jié)、各類調(diào)研報告等。

2.2 高校公文管理信息化的建設(shè)目標

圍繞實現(xiàn)高校公文管理信息系統(tǒng)功能，公文管理信息化建設(shè)要達到如下目標：（1）保證公文信息及時獲??；（2）公文信息資源充分共享；（3）提供人性化的操作界面，提高工作效率；（4）公文流程再造，實現(xiàn)無紙化與文檔管理一體性；（5）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最大支持；（6）規(guī)范公文管理制度；（7）保障公文信息安全。

3 當前高校公文信息化管理存在的問題

3.1 數(shù)據(jù)資源整合不到位，統(tǒng)一的管理系統(tǒng)尚未形成

囿于傳統(tǒng)公文管理習慣，目前部分高校仍存在著紙質(zhì)文件和人工流轉(zhuǎn)文件的現(xiàn)象，在工作過程中需要耗費大量的人力物力。使用紙質(zhì)的方式起草修改文件，造成了效率低下、文件修改失誤和容易丟失等問題，且不利于數(shù)據(jù)資源的有效整合，難以發(fā)揮公文信息資源共享功能。因此，應(yīng)通過在高校各部門之間建立統(tǒng)一的兼容性數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)集成框架與信息管理中心，使各部門實現(xiàn)公文信息資源共享。但受限于技術(shù)手段及管理理念，目前部分高校行政管理系統(tǒng)仍以各部門自建為主，部門之間“各自為政”，未能形成系統(tǒng)化的統(tǒng)一行政服務(wù)平臺，公文數(shù)據(jù)重復(fù)建設(shè)、不一致等現(xiàn)象時有發(fā)生。

3.2 現(xiàn)有法規(guī)不夠健全，公文管理規(guī)范化尚待加強

現(xiàn)有的公文管理，一般依據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《中華人民共和國檔案法》和單位自身的規(guī)章制度。而目前的法規(guī)、規(guī)章對于公文處理的電子化尚未進行詳細規(guī)定。例如，以往歸檔紙質(zhì)文件需要有領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽名及蓋章，而電子公文中如何保證文件的準確性和效力，是許多高校在開展公文管理辦公自動化時面臨的問題。因為缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度，許多高校的公文管理無法完全實現(xiàn)辦公自動化。目前,高校電子公文管理的技術(shù)標準尚未出臺，但在電子政務(wù)框架下強化對電子公文管理的實際行動尚未開始。例如，國家尚未頒布相關(guān)法令要求電子公文必須以統(tǒng)一的管理規(guī)范進行，以確保電子公文的統(tǒng)一采集、整理與安全儲存等，同時這類強制電子公文統(tǒng)一、科學與嚴格管理的相關(guān)法令與法規(guī)還尚未出臺。

3.3 安全隱患風險嚴峻，信息技術(shù)應(yīng)用能力亟待提升

機關(guān)部分工作人員對辦公自動化系統(tǒng)的安全性麻痹大意，缺乏安全觀念，造成了新的安全風險。例如許多業(yè)務(wù)員將口令設(shè)置的太簡單，或口令寫在紙上隨意存放，導(dǎo)致口令泄露。在辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，業(yè)務(wù)人員的權(quán)限必須進行嚴格和科學的劃分，否則容易造成流轉(zhuǎn)中的混亂。同時，大多數(shù)辦公自動化系統(tǒng)構(gòu)建在互聯(lián)網(wǎng)或者校園局域網(wǎng)上，由于辦公自動化系統(tǒng)主要是實現(xiàn)信息交換和資源共享，本身運行就存在相應(yīng)的安全漏洞，有時因為難以辨別相關(guān)用戶的真實身份，工作人員的誤操作，軟件設(shè)計人員利用辦公自動化自帶的后臺管理平臺進行操作，外部對網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊，這些都會影響公文管理的信息安全。

3.4 相關(guān)設(shè)備投入不足，技術(shù)力量相對薄弱

實現(xiàn)公文管理信息化的基本要求就是確保相關(guān)設(shè)備的現(xiàn)代化。但目前高校早期采購的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)已不適應(yīng)信息技術(shù)高速發(fā)展要求。要完全滿足公文管理的信息化需求，其功能和環(huán)境將會十分復(fù)雜。這就需要相關(guān)人員具備較高素質(zhì)，能夠熟練掌握系統(tǒng)設(shè)計、抵御高級攻擊和制止入侵的技術(shù)。但目前大多數(shù)高校的技術(shù)力量薄弱，往往需借助校外專業(yè)的軟件公司進行設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)，而對于系統(tǒng)的維修和后期維護，高校對相應(yīng)人才的培養(yǎng)力度也不夠。技術(shù)力量準備不足制約了高校公文管理信息化的建設(shè)步伐。

4 提升高校公文管理信息化水平的對策建議

4.1 加快數(shù)據(jù)資源整合進程，構(gòu)建公文信息資源共享平臺

一是完善公文信息資源整合路徑，完善公文信息共享基礎(chǔ)。高校行政管理部門在工作過程中要促成各部門形成合力，建立一體化的公文管理平臺。當前應(yīng)盡快通過在高校各部門之間建立統(tǒng)一的兼容性數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)集成框架與信息管理中心，實現(xiàn)公文及公文管理一體化、各門類公文管理一體化、內(nèi)部信息和外部信息一體化，使各部門實現(xiàn)公文信息資源共享。二是依托互聯(lián)網(wǎng)，以信息化為手段實現(xiàn)公文信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用校內(nèi)局域網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)公文管理同步歸檔、同步整理、同步錄入和同步利用。在局域網(wǎng)內(nèi)，對內(nèi)向領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提供公文管理信息的即時服務(wù)和網(wǎng)上查詢打?。粚ν馀浜险ば麄鞑块T和信息網(wǎng)絡(luò)中心,將已數(shù)字化的各類公文管理等信息內(nèi)容掛接外網(wǎng)提供利用，實現(xiàn)室藏公文管理共享。同時，深化行政管理服務(wù)，包括完善公文訪問界面與服務(wù)應(yīng)用，推動信息服務(wù)向知識服務(wù)轉(zhuǎn)變，進而提升公文服務(wù)的主動性?？傊?，通過建立一體化、網(wǎng)絡(luò)化的公文管理信息資源共享平臺，充分滿足校內(nèi)師生實時調(diào)閱的需求，以提高高校行政服務(wù)質(zhì)量。

4.2 建立健全相關(guān)制度，規(guī)范高校公文信息化管理

高校管理部門要以公文信息化建設(shè)為著力點，堅持以規(guī)范化制度建設(shè)為保障，使高校公文管理信息化建設(shè)各項工作有章可循。首先，建立和完善與高校公文管理信息化相適應(yīng)的相關(guān)規(guī)章制度。包括對各類公文的秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分的信息化做進一步明確和規(guī)范。明確各學院、各行政部門向?qū)W校請示、報告工作書面材料的呈報路徑。其次，根據(jù)高校公文相關(guān)規(guī)章制度制定高校信息系統(tǒng)軟件的用戶需求設(shè)計與信息管理標準。用戶需求設(shè)計與信息管理標準為保證電子公文的信息質(zhì)量與歸檔后的電子文件質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)，為高校公文信息系統(tǒng)功能需求方案規(guī)范與強制軟件供應(yīng)商對公文管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)提供了標準，也為各部門間公文信息資源共享提供了條件。最后，結(jié)合高校實際制定公文流轉(zhuǎn)、審批規(guī)則，在此基礎(chǔ)上調(diào)整并設(shè)定高校公文管理信息系統(tǒng)，從而保障高校公文流轉(zhuǎn)、審批以及發(fā)布等方面實現(xiàn)共享，規(guī)范公文管理人員行為，提高行政辦公效率，促進學校各部門的合作與聯(lián)系，進而加速行政公文管理信息化進程。

4.3 加強信息技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)，增強業(yè)務(wù)人員安全保密意識

在高校公文管理信息化建設(shè)過程中，高素質(zhì)的行政工作人員是確保公文管理信息系統(tǒng)穩(wěn)定和高效運行的前提條件。為更好地適應(yīng)信息化時代，更好地操作公文管理信息系統(tǒng)，對于公文管理人員的綜合業(yè)務(wù)要求也越來越高。除了傳統(tǒng)要求的寫作能力、檔案管理能力，同時要求操作人員具備信息應(yīng)用能力、學習創(chuàng)新能力和應(yīng)急管理能力，尤其要強化計算機應(yīng)用能力。在未來的工作中，要針對高校內(nèi)各類用戶的不同需求分別編寫使用手冊，并組織相關(guān)人員加強各自領(lǐng)域的信息技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)。另外，在操作過程中，要增強高校相關(guān)人員的安全保密意識。應(yīng)該注重對設(shè)備設(shè)施的防范工作，注重設(shè)備的定期檢修和檢測，同時進行備份數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)部門在提高安全意識的同時，做到定期更換密碼，安裝殺毒軟件并定期查殺和更新，正確操作；嚴格按照保密規(guī)定，不把涉密公文違法上傳到辦公自動化系統(tǒng)中。

4.4 加大軟硬件資源投入，提升高校信息化技術(shù)能力

在硬件方面，應(yīng)當為公文管理部門配置功能強大、容量大、運算速度快的服務(wù)器，配備分辨率較高的掃描儀、刻錄機等服務(wù)性硬件。在系統(tǒng)軟件方面，應(yīng)當為公文管理部門設(shè)計功能完善、操作便捷、兼容性好、維護方便的公文管理信息系統(tǒng)軟件。同時，高校應(yīng)重視對自身網(wǎng)絡(luò)和辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)力量的培養(yǎng)，尤其是網(wǎng)絡(luò)和計算機系統(tǒng)人才素質(zhì)的提升。定期檢查網(wǎng)絡(luò)防火墻，避免黑客盜取和修改公共信息；進行網(wǎng)絡(luò)漏洞掃描和病毒系統(tǒng)，確保校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的安全；加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測，對來歷不明的信息與IP地址進行審核和自動屏蔽等，確保辦公自動化系統(tǒng)的安全[5]。

5 結(jié)束語

信息化建設(shè)是高校公文管理的一項緊迫任務(wù)，要充分發(fā)揮信息化建設(shè)作用，提高公文管理工作效率和強化決策支持功能，落實保障措施，更好推進公文管理信息化建設(shè)，同時要增強安全防范意識，強化技術(shù)力量，完善相應(yīng)規(guī)章制度。隨著信息化的深入發(fā)展，我們不能停留在公文管理無紙化模式，智能化技術(shù)和大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)的快速發(fā)展，為高校公文管理的信息化深度發(fā)展提供了可能，即朝著協(xié)同化、智能化、知識化發(fā)展是今后高校公文管理信息化建設(shè)的努力方向。

[1] 張毅君.高校辦公自動化的現(xiàn)狀與對策[J].貴州民族學院學報, 2012（4）:157.

[2]李錦安. 中山學院公文管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D]. 成都: 電子科技大學, 2014.

[3]王進, 張艷平.基于B/S模式的高校智能辦公自動化信息系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用[J].計算機應(yīng)用研究, 2002, 19(4):125-127.

[4] 張毅, 紅輪, 關(guān)悅. 論如何強化公文管理信息化建設(shè)[J]. 辦公室業(yè)務(wù), 2016(1):73-73.

[5] 張輝.電子政務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)安全防護的研究與應(yīng)用[J].信息與電腦,2017（5）: 212-213.