檔案信息化建設(shè)與地質(zhì)工程檔案管理

張杰

吉林省煤田地質(zhì)二〇三勘探公司

檔案信息化建設(shè)與地質(zhì)工程檔案管理

張杰

吉林省煤田地質(zhì)二〇三勘探公司

信息時(shí)代下，地質(zhì)工程檔案管理工作既有機(jī)遇，也面臨挑戰(zhàn)，檔案信息化建設(shè)對(duì)提高地質(zhì)工程檔案管理水平具有非常重要的推動(dòng)作用。本文對(duì)信息時(shí)代下檔案信息化建設(shè)與地質(zhì)工程檔案管理進(jìn)行如下分析，以期可以幫助地質(zhì)工程檔案管理部門(mén)在信息時(shí)代下抓住機(jī)遇，不斷提高其檔案管理水平。

檔案信息化建設(shè)；地質(zhì)工程；檔案管理

一、制約地質(zhì)工程檔案信息化建設(shè)發(fā)展的因素

（1）缺乏必要的軟硬件設(shè)施支持：俗話說(shuō)“巧婦難為無(wú)米炊”，信息時(shí)代下，地質(zhì)工程檔案管理工作只有具備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，才能做到信息的有效整理和分析，才能與時(shí)俱進(jìn)，在信息時(shí)代促進(jìn)地質(zhì)工程檔案管理工作的發(fā)展。如今，我國(guó)的地質(zhì)工程檔案管理工作相較于國(guó)外而言，軟硬件設(shè)施支持明顯不足，設(shè)施技術(shù)含量較低，使得地質(zhì)工程檔案管理工作方式還較為傳統(tǒng)。

（2）缺乏對(duì)地質(zhì)工程檔案的系統(tǒng)管理：地質(zhì)工程檔案的多少往往直接影響地質(zhì)工程檔案管理工作的水平，如若地質(zhì)工程檔案過(guò)少，則無(wú)法體現(xiàn)地質(zhì)工程檔案管理工作的真正作用，如若地質(zhì)工程檔案過(guò)多但是缺乏系統(tǒng)的管理，則地質(zhì)工程檔案管理工作的不足和弊端將嚴(yán)重阻礙地質(zhì)工程檔案管理工作水平的提升。如今，我國(guó)的地質(zhì)工程檔案相對(duì)豐富，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無(wú)章，無(wú)法滿足信息時(shí)代企業(yè)對(duì)工程信息的精細(xì)化要求。

二、加強(qiáng)地質(zhì)工程檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要助力

（1）現(xiàn)代化的信息管理手段對(duì)提高地質(zhì)工程檔案管理工作非常有利：現(xiàn)代化的信息管理手段具有以下三個(gè)特點(diǎn)，第一，高效性，高效的信息管理方式可以在很大程度上簡(jiǎn)化地質(zhì)工程檔案管理工作的流程，使地質(zhì)工程檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)便且易于控制。第二，實(shí)用性，隨著企業(yè)對(duì)實(shí)用性的信息資源的需求量越來(lái)越大，實(shí)用性的地質(zhì)工程檔案資源的管理已經(jīng)成為了地質(zhì)工程檔案管理工作的重要組成部分。第三，真實(shí)性，信息只有是真實(shí)可信的，才能在企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值，現(xiàn)代化信息管理手段保障了信息的真實(shí)性，因此對(duì)提高地質(zhì)工程檔案管理工作水平是非常有幫助的。

（2）信息時(shí)代下信息的傳播范圍更廣，傳播速度更快，為擴(kuò)充地質(zhì)工程檔案資源提供了有利條件：首先，信息的傳播范圍更廣，可以擴(kuò)充基礎(chǔ)性的地質(zhì)工程檔案資源，為地質(zhì)工程檔案管理工作提供豐富的原材料，利于對(duì)某一信息進(jìn)行全面而系統(tǒng)的采集和整理工作。其次，信息的傳播范圍更快，可以有效的保障信息的有效性和真實(shí)性，在地質(zhì)工程檔案管理工作中，有效性和真實(shí)性的信息往往可以避免管理工作多走彎路，從而提高地質(zhì)工程檔案管理工作的工作效率。

（3）信息的實(shí)時(shí)共享可提高地質(zhì)工程檔案管理員之間的信息溝通效率，進(jìn)而提高地質(zhì)工程檔案管理效率：主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)，第一點(diǎn)，保證地質(zhì)工程檔案管理信息可以在最短時(shí)間內(nèi)傳達(dá)給每一位地質(zhì)工程檔案管理員，方便地質(zhì)工程檔案管理員在交接工作時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)信息錯(cuò)亂和信息遺漏的現(xiàn)象，第二點(diǎn)，提高了地質(zhì)工程檔案管理員的信息反饋效率，確?？梢约皶r(shí)的發(fā)現(xiàn)地質(zhì)工程檔案管理工作中的問(wèn)題，并能夠在最短時(shí)間內(nèi)解決問(wèn)題。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高地質(zhì)工程檔案管理工作水平的相關(guān)建議

（1）利用信息化手段豐富地質(zhì)工程檔案資料：首先，利用信息化手段，深入分析現(xiàn)有的知識(shí)資源，深入挖掘現(xiàn)有知識(shí)資源背后的價(jià)值。其次，利用信息化手段，在互聯(lián)網(wǎng)上大面積的搜索和采集有用的知識(shí)信息，并與現(xiàn)有的知識(shí)資源相融合，擴(kuò)充地質(zhì)工程檔案管理部門(mén)地質(zhì)工程檔案。

（2）對(duì)地質(zhì)工程檔案分門(mén)別類，加強(qiáng)地質(zhì)工程檔案規(guī)范化和有序性管理：利用信息化手段，做好地質(zhì)工程檔案的整理工作，及時(shí)的剔除不完整的地質(zhì)工程檔案信息。地質(zhì)工程檔案管理的規(guī)范化和有序性是提高地質(zhì)工程檔案管理工作的重要前提，也是充分挖掘知識(shí)信息背后價(jià)值的有力保障。

（3）保證對(duì)地質(zhì)工程檔案歸檔信息的及時(shí)更新：地質(zhì)工程檔案歸檔信息應(yīng)包括地質(zhì)工程檔案編號(hào)、分屬類目、檔案保密等級(jí)等多種屬性。實(shí)際的地質(zhì)工程檔案管理工作中，地質(zhì)工程檔案的歸檔信息往往是最繁雜，而且是變動(dòng)最頻繁的，因此，信息時(shí)代下，地質(zhì)工程檔案管理工作要運(yùn)用相關(guān)的信息管理軟件，及時(shí)更新地質(zhì)工程檔案歸檔信息，從而保障地質(zhì)工程檔案的完整性。

（4）提升地質(zhì)工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平：地質(zhì)工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平應(yīng)包含三方面的內(nèi)容，第一，地質(zhì)工程檔案管理水平，包括熟知地質(zhì)工程檔案管理準(zhǔn)則、認(rèn)真落實(shí)相關(guān)的地質(zhì)工程檔案管理工作、制定更加合理的地質(zhì)工程檔案管理策略等。第二，信息管理軟件的操作水平，包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以SQL語(yǔ)句精確查找地質(zhì)工程檔案信息等。第三，相關(guān)硬件設(shè)備的管理水平：包括可以解決一些低級(jí)的硬件問(wèn)題，做到定時(shí)定量的養(yǎng)護(hù)硬件設(shè)備等。

（5）提升地質(zhì)工程檔案管理人員的信息服務(wù)意識(shí)：培養(yǎng)地質(zhì)工程檔案管理員的信息服務(wù)意識(shí)，是提高地質(zhì)工程檔案管理工作水平的重要策略。因此，地質(zhì)工程檔案管理部門(mén)應(yīng)積極的組織各種信息服務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，提高他們的信息服務(wù)水平，在以科學(xué)、高效的檔案管理方式之上不斷創(chuàng)新，以人性化的檔案管理方式為奮斗目標(biāo)。

（6）提升地質(zhì)工程檔案管理人員的信息安全意識(shí)：信息安全工作往往是地質(zhì)工程檔案管理工作中最難的部分，這不僅由于信息具有時(shí)效性、共享性等諸多特點(diǎn)，還因?yàn)楦哔|(zhì)量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和財(cái)力。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的維權(quán)意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，對(duì)個(gè)人信息的保密工作也越來(lái)越重視。地質(zhì)工程檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)涉及到大量的員工信息和組織信息，一旦出現(xiàn)大范圍的信息泄露，造成的經(jīng)濟(jì)損失將不可估量，引發(fā)的社會(huì)矛盾也將難以調(diào)和。因此，提高地質(zhì)工程檔案管理人員的信息安全意識(shí)，是提高地質(zhì)工程檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)。

結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代下，地質(zhì)工程檔案管理工作的制約因素和發(fā)展機(jī)遇的區(qū)別在于對(duì)信息的利用和管理是否合理。我們相信，只要其檔案管理工作可以與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，就一定可以在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的時(shí)代中大跨步的向前發(fā)展。

[1]趙甲信.關(guān)于加快推進(jìn)縣域檔案信息化建設(shè)工作步伐的幾點(diǎn)體會(huì)[J].陜西檔案,2008(06).

[2]趙鵬,李光.檔案工作落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的關(guān)鍵——實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)物化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變[J].山東檔案,2005(05).