網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的編目工作研究

宋鵬

安達(dá)市衛(wèi)生監(jiān)督所

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的編目工作研究

宋鵬

安達(dá)市衛(wèi)生監(jiān)督所

在時(shí)代高速發(fā)展背景下，事業(yè)單位各項(xiàng)工作也迎來了新一輪挑戰(zhàn)，特別是檔案管理方面，在保障事業(yè)單位高效、有序運(yùn)行方面發(fā)揮著重要作用，因此，為了將檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)作用充分發(fā)揮出來，各單位應(yīng)準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)、把握網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來的各個(gè)發(fā)展契機(jī)，探索出更科學(xué)完善的工作策略，積極引進(jìn)更先進(jìn)的工作理念，以此來不斷優(yōu)化編目工作的落實(shí)。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下；事業(yè)單位；檔案管理；編目工作

前言

對(duì)事業(yè)單位來講，其開展的檔案管理編目工作通常都會(huì)涉及到諸多復(fù)雜的內(nèi)容，若僅采用傳統(tǒng)工作方式是很難達(dá)到高效、順利完成的。且作為資源、需求的重要連接橋梁，事業(yè)單位檔案編目工作若未得到科學(xué)合理落實(shí)必然會(huì)對(duì)后期其他工作的有效落實(shí)帶來不利影響，難以實(shí)現(xiàn)便利利用。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，相關(guān)工作人員應(yīng)積極引用各類信息技術(shù)，在優(yōu)化各檔案編目工作環(huán)節(jié)的同時(shí)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案編目工作水平。

一、事業(yè)單位檔案編目工作現(xiàn)狀分析

首先，在重視程度上。在我國事業(yè)單位發(fā)展過程中，存在很多中空期，產(chǎn)生的檔案記錄相對(duì)較少，進(jìn)而導(dǎo)致檔案編目部門一直都處于較為松散的狀態(tài)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對(duì)編目工作的重視程度也不夠，再加上網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展帶來的各種沖擊，各事業(yè)單位雖然引進(jìn)了較為先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，但在認(rèn)識(shí)、人員專業(yè)素質(zhì)上一直都未得到顯著提升，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)編目不準(zhǔn)確，以及檔案序號(hào)、表示不準(zhǔn)確等現(xiàn)象，這些都會(huì)在一定程度上影響編目工作質(zhì)量與效率，并產(chǎn)生一系列有待解決的問題[1]。

其次，在工作體系上。在傳統(tǒng)管理理念與模式的影響下，很多工作人員都人為檔案管理只是簡(jiǎn)單的收錄、存檔檔案信息即可，不需要參與其他工作，再加上相關(guān)工作體系設(shè)置也未給予明確的規(guī)定解釋，為重視起信息技術(shù)手段的引用，進(jìn)而導(dǎo)致編目工作質(zhì)量與效率一直難以得到顯著提升。

最后，在管理查詢效率上。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各項(xiàng)信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用已不再是新鮮事，很多單位為了做到與時(shí)俱進(jìn)，也在不斷加強(qiáng)檔案編目、審核等各項(xiàng)工作中科技設(shè)備的引用，但卻經(jīng)常忽略檢索、查詢上的優(yōu)化完善，進(jìn)而導(dǎo)致管理、查詢工作的落實(shí)都存在較大差異。而對(duì)編目工作來講，其開展的主要目的就是為了給用戶的檢索、查詢提供便捷，所以，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各單位應(yīng)重視查詢、編目技術(shù)的協(xié)調(diào)發(fā)展，將編目工作的價(jià)值充分發(fā)揮出來。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案編目工作優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)

我國的檔案管理工作發(fā)展相對(duì)較晚，雖然近幾年很多事業(yè)單位都逐漸引進(jìn)了較為新穎、先進(jìn)的工作理念與管理設(shè)施，但從總體來講，工作效率一直都未得到顯著提升。其重要原因之一就是高素質(zhì)人才的缺乏。當(dāng)前，要想全面勝任我國事業(yè)單位檔案管理中的各項(xiàng)編目工作，其工作人員不僅要對(duì)相應(yīng)管理內(nèi)容做到全面把握，具有優(yōu)秀的編目意識(shí)，還要具備較高的信息素養(yǎng)。因此，各事業(yè)單位在日常工作中，應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)在職人員的專業(yè)培訓(xùn)，特別是信息技術(shù)應(yīng)用方面，培訓(xùn)效果的高低，對(duì)檔案編目工作質(zhì)量、效率的提升有著直接影響，必須要給予足夠重視。另外，各項(xiàng)編目工作在具體落實(shí)中經(jīng)常會(huì)涉及到統(tǒng)計(jì)學(xué)領(lǐng)域，對(duì)此，在熟練掌握各項(xiàng)信息技術(shù)的同時(shí)，還要注重統(tǒng)計(jì)技能的訓(xùn)練，以此來充分滿足新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展需求[2]。

（二）推動(dòng)編目工作信息化

首先，應(yīng)注重各項(xiàng)信息技術(shù)的科學(xué)引用。在信息時(shí)代高速發(fā)展帶動(dòng)下，事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸擺脫了人工操作，主要都是圍繞網(wǎng)絡(luò)信息記錄存檔來展開的。對(duì)此，在開展編目工作中，其工作人員也要加強(qiáng)各項(xiàng)信息技術(shù)的靈活應(yīng)用，以此來大幅度提升工作效率，充分體現(xiàn)編目工作透明度，為快速檢索提供一定便捷。

其次，要積極實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)編目。具體來講，就是要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，同時(shí)開展多個(gè)事業(yè)單位檔案信息的編目工作，構(gòu)建互相聯(lián)通的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。對(duì)此，相關(guān)工作人員，應(yīng)著重從硬軟件入手，準(zhǔn)確把握各項(xiàng)發(fā)展契機(jī)，不斷提升技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，集中資源優(yōu)勢(shì)，在網(wǎng)上聯(lián)機(jī)編目工作的具體落實(shí)中做出不斷優(yōu)化。此外，還應(yīng)積極突破傳統(tǒng)工作理念、類型的限制，真正實(shí)現(xiàn)編目工作的立體化、全方位落實(shí)，緊跟時(shí)代發(fā)展腳步[3]。

此外，就目前來講，檔案編目工作研究中，很多工作人員都將重心放在了數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)與處理上，傳統(tǒng)方式的運(yùn)用越來越少，從整體上將，檔案管理往往都會(huì)涉及到尾聲信息、社會(huì)、法律等諸多研究領(lǐng)域，所以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，應(yīng)將工作研究重心放在檔案管理信息共享的實(shí)現(xiàn)上。

（三）優(yōu)化編制搜索工具

首先，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的靈活引用，可以將各類檔案信息制作成網(wǎng)頁，并上傳到相應(yīng)網(wǎng)站上，這樣可以消除檔案利用者到相關(guān)檔案室查詢、整理資料的各項(xiàng)流程，不論檔案原件是在什么地點(diǎn)、位置保存，用戶都可以通過將相關(guān)檔案信息輸入到搜索欄中，就可以便捷、準(zhǔn)確的查到相應(yīng)信息，在不斷拉近檔案、利用者距離的同時(shí)，也能夠讓其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下充分感受到檢索的樂趣，促進(jìn)檔案利用時(shí)效性的不斷提升。

其次，檔案管理部門還可以與相關(guān)網(wǎng)站、網(wǎng)址建立對(duì)應(yīng)的連接，加強(qiáng)網(wǎng)上一些分散檔案信息資源、網(wǎng)址間的密切聯(lián)系，并將信息集合更清晰的呈現(xiàn)出來，幫助用戶進(jìn)行更深入的檢索，確保檔案分散性方面存在的各類問題能夠得到妥善解決，促進(jìn)檔案利用水平的不斷提升。

最后，由于檔案利用者在知識(shí)素養(yǎng)、心理變化，以及生活閱歷等方面都存在一定差異，所以，對(duì)檔案信息的需求方向也是各不相同的。因此，檔案部門在落實(shí)、優(yōu)化各項(xiàng)編目、研究工作過程中，應(yīng)對(duì)不同用戶的實(shí)際需求特點(diǎn)、規(guī)律等方面做出全面考慮，實(shí)現(xiàn)大膽創(chuàng)新，從不同層次、角度來揭示各類檔案信息數(shù)據(jù)，也以此來促進(jìn)檔案信息服務(wù)主觀能動(dòng)性的不斷增強(qiáng)。

結(jié)語

綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，為了大幅度提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率，確保各項(xiàng)檔案編目工作能夠得到高效、有序落實(shí)，其工作人員不僅要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思維方式，還要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)、技術(shù)的學(xué)習(xí)創(chuàng)新，構(gòu)建更完善的管理系統(tǒng)，真正做到與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)自身編目工作能力的不斷提升，為事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)，全面適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展變化需求，完善各項(xiàng)檔案管理工作。

[1]梁玉霞.淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的編目工作[J].才智,2015,(26)：342.

[2]段鷹.事業(yè)單位檔案管理中編目工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的完善[J].科技展望,2016,26(9)：252.

[3]許長(zhǎng)春.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作[J].城建檔案,2017,(3)：98-99.