中小企業(yè)存貨內(nèi)控問題研究

孟成禎

摘 要：存貨的內(nèi)部控制管理對于中小企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展有著十分重要的意義。在目前經(jīng)濟形勢和市場環(huán)境下，針對中小企業(yè)存在的庫存管理基礎(chǔ)薄弱、庫存資金占用較大等問題，結(jié)合案例進行實證研究和深入分析，在總結(jié)歸納中小企業(yè)普遍存在問題的基礎(chǔ)上，提出優(yōu)化方案。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè) 存貨 內(nèi)部控制管理 問題 優(yōu)化方案

中圖分類號：F272 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）09（b）-119-02

1 存貨管理的概念及重要性

存貨是企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中持有待售的產(chǎn)成品或商品、在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的物料或材料等，包括原輔材料、半成品、產(chǎn)成品，庫存商品以及包裝物、低值易耗品等。存貨管理就是對上述存貨物資進行有效的管理和控制，主要包括存貨的信息管理以及在此基礎(chǔ)之上的經(jīng)營分析和管理決策，通過有效的過程控制，實現(xiàn)提高企業(yè)經(jīng)營效益的最終目標(biāo)。中小企業(yè)存貨的普遍特點是存貨量大、周轉(zhuǎn)快，加強存貨的內(nèi)部控制非常重要，直接關(guān)系到經(jīng)營效率和資金運轉(zhuǎn)的質(zhì)量。加強存貨管理一是能夠提高資金使用效率，二是可以保證資產(chǎn)安全，三是降低企業(yè)成本，四是防止舞弊及違法行為。存貨管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分和企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，加強存貨內(nèi)部控制管理，不僅有助于防止存貨資產(chǎn)的登記錯誤和舞弊行為，還可強化企業(yè)成本控制意識。通過實施正確的存貨管理方法，降低企業(yè)的平均資金占用水平，提高存貨的利用率及流動速度，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2 以某上市公司為例分析其存貨管理現(xiàn)狀

某軌道交通裝備制造上市公司（以下簡稱“該公司”）于2004年5月在上海證券交易所掛牌上市，主要生產(chǎn)鐵路車輛、軌道交通用各類車軸、輪對輪軸、轉(zhuǎn)向架、搖枕側(cè)架等軌道交通裝備產(chǎn)品。截至2016年年底，該公司流動資產(chǎn)為21.5億元，存貨為6.38億元，存貨在流動資產(chǎn)中的占比是29.7%。存貨周轉(zhuǎn)率為1.26次/年，存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)為286天，存貨周轉(zhuǎn)率明顯低于行業(yè)平均水平4次/年。該公司2016年底存貨總量（6.38億元）中，庫存原材料2.82億元，占存貨總量的44.2%；在產(chǎn)品1.38億元，占存貨總量的21.6%；庫存商品2.17億元，占存貨總量的34.0%；材料采購0.01億元，占存貨總量的0.2%。2016年其扣除非經(jīng)常性損益后的凈利潤為-2596.6萬元，生產(chǎn)經(jīng)營處于虧損狀態(tài)。該公司2014年、2015年、2016年三年的存貨維持在6.3億元左右，存貨的跌價準備逐年上升，企業(yè)經(jīng)營效益逐年下降。

存貨周轉(zhuǎn)率高，一般情況反映的是存貨管控合理有效。反之，則代表著存貨占用資金量大，伴隨著的是維護、保管、轉(zhuǎn)運等各種費用也會大量發(fā)生。但是不能一概而論，同一行業(yè)內(nèi)存貨周轉(zhuǎn)率有一定可比性，行業(yè)與行業(yè)之間因特點和規(guī)律不同很難找到統(tǒng)一的標(biāo)準。2016年該公司存貨與當(dāng)年的銷售收入比值為66.46%，存貨數(shù)量明顯過大，直接影響了其經(jīng)營效果。據(jù)了解，該公司對于物料的投入產(chǎn)出管控意識不強，投入產(chǎn)出數(shù)據(jù)不清，加之采購計劃的制定流于形式，臨時采購申請占比非常大，無序采購很容易導(dǎo)致存貨積壓，加大生產(chǎn)經(jīng)營運行成本；而有時又因采購計劃不周全采購量太少，臨時增加采購，不僅影響正常生產(chǎn)周期和訂單交付，同時加大了采購和運輸成本。

3 中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題

3.1 公司內(nèi)部控制制度不健全

企業(yè)經(jīng)營的最終目的是要實現(xiàn)股東和企業(yè)的利益最大化，只有企業(yè)經(jīng)營效益最大化和資產(chǎn)的不斷保值增值，才能保障企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。存貨的內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制最重要的部分之一。企業(yè)如果沒有管理意識或者沒有建立健全關(guān)于存貨內(nèi)部控制的相關(guān)內(nèi)控制度，存貨的管理隨意性就很大；缺乏嚴格的考核和監(jiān)督，管理效率低下，就會造成內(nèi)部資源的極大浪費和資產(chǎn)安全的漏洞，增加了營私舞弊的可能性。

3.2 管理部門之間缺乏有效信息溝通

公司產(chǎn)、供、銷各管理部門往往為完成工作任務(wù)、片面追求部門各自的利益，彼此之間缺乏有效的信息溝通，局部的碎片式信息往往不能有效反映出客戶和市場的需求，容易造成判斷和決策失誤，致使公司庫存商品不能及時滿足市場的最新要求，要么錯失市場機遇，要么造成庫存積壓，增加庫存成本。

3.3 缺乏有效的信息統(tǒng)計管理方法

存貨信息管理的技術(shù)和手段相對落后，僅僅能夠滿足統(tǒng)計核算要求，會造成存貨信息不能及時、準確地傳遞到與市場相關(guān)的管理部門及其供應(yīng)鏈上、下游公司，不僅不能為經(jīng)營決策提供支撐，嚴重時甚至?xí)`導(dǎo)公司的采購與生產(chǎn)活動，造成存貨的脫銷或者積壓。材料領(lǐng)用記錄、生產(chǎn)成本及費用的歸集、結(jié)轉(zhuǎn)的記錄等流程人為因素較多，尤其在工程項目核算上更顯現(xiàn)其弊端，容易造成人為失誤和管理漏洞。

3.4 庫存不合理，資金占用過大

一般情況下中小企業(yè)存貨資金平均占用為流動資產(chǎn)總額的40%—50%，行業(yè)不同占用的比例也會有所差距。企業(yè)往往都是從最初忽略存貨的管控，不重視庫存占用資金的多少，而發(fā)展到存貨積壓，流動資金嚴重緊缺，非正常存貨儲備量擠占，資金周轉(zhuǎn)速度明顯減緩，不同程度地影響著正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動。近兩年來，許多企業(yè)出現(xiàn)了資金鏈斷裂，無法經(jīng)營的情況。中小企業(yè)存貨成本的控制是普遍存在的問題，也是困擾大多數(shù)企業(yè)發(fā)展的突出難點。

4 存貨管理的優(yōu)化方法和策略

4.1 建立健全存貨內(nèi)控制度及操作流程

健全完善的內(nèi)部存貨管理制度，可明確銷售，采購，生產(chǎn)等各部門之間的職責(zé)和權(quán)限，防止部門之間相互推卸責(zé)任；規(guī)范存貨采購、生產(chǎn)消耗、銷售發(fā)出等業(yè)務(wù)流程，防止出現(xiàn)庫存積壓，占用資金過大；定期和不定期實施盤點控制，核實資產(chǎn)情況，確認帳目的真實性和準確性，為管理層決策提供真實可靠信息；不兼容工作崗位分離，發(fā)揮崗位之間的相互制約和監(jiān)督的作用，控制和降低存貨成本，有效預(yù)防營私舞弊的行為發(fā)生，維護企業(yè)利益。

完善的管理制度必須輔以可操作的工作流程（包括流程表與控制圖），實現(xiàn)管控過程的規(guī)范化和標(biāo)準化。完善的存貨管理流程須包含存貨采購請購流程、存貨采購管理流程、外購存貨驗收流程及存貨存放管理流程等。

4.2 加強存貨信息的管理與分析

中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的經(jīng)營特點，加強與存貨內(nèi)部控制相關(guān)的信息管理。做好市場調(diào)查和銷售預(yù)測，廣泛收集客戶和市場信息，提高訂單需求預(yù)測的準確度，采取循環(huán)滾動調(diào)整的方式，根據(jù)市場環(huán)境的變化及時對銷售預(yù)測予以修正。引進先進的信息管理系統(tǒng)，強化信息技術(shù)和相應(yīng)支持技術(shù)的應(yīng)用，在企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)與供應(yīng)鏈相關(guān)方之間建立同步共享的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。為避免庫存積壓，企業(yè)應(yīng)利用先進的庫存信息管理系統(tǒng)，對存貨信息進行實時動態(tài)追蹤管控，根據(jù)庫存的變化情況，詳細分析訂單、庫存及費用成本，以及時、準確地確定采購材料的品種、價格和最佳時機，最大限度地降低采購和庫存成本，提高內(nèi)控管理的溢出效益。

4.3 對存貨進行分類管理

中小企業(yè)存貨種類眾多，不可能對所有種類的存貨進行細分管理。因此，需要根據(jù)存貨的重要性、所占金額比例的大小來進行分類，按類別制定有效的管控策略，根據(jù)需求及重要性來控制不同類別存貨的數(shù)量。各管理部門及材料領(lǐng)用單位應(yīng)分門別類按照管理審批權(quán)限填寫流程單據(jù)，確保材料采購、倉儲、加工、交貨和銷售等各環(huán)節(jié)工作程序正確、物流順暢、信息流轉(zhuǎn)閉環(huán)。

4.4 樹立全員參與的管理理念

企業(yè)管理層及員工應(yīng)改變存貨管理理念，更新經(jīng)營理念。除了要重視對存貨的管控外，還應(yīng)讓采購、財務(wù)、庫房、生產(chǎn)及銷售等各環(huán)節(jié)部門和員工都建立起存貨內(nèi)部控制的理念，使其自覺主動參與到存貨的管控工作中，共享存貨管理的相關(guān)信息，通過內(nèi)部資源整合和作用發(fā)揮來提高存貨管理的效率。企業(yè)還應(yīng)加強內(nèi)部控制專業(yè)知識的培訓(xùn)，強化每位員工的內(nèi)部控制管理和精益管理的理念，營造全員參與的氛圍，努力為存貨管理、降本增效建立扎實的基礎(chǔ)。

4.5 建立企業(yè)存貨內(nèi)部控制評價機制

存貨內(nèi)部控制制度及流程運行是否有效，需要采用正確的評價機制進行驗證，這是內(nèi)部控制系統(tǒng)能夠持續(xù)有效發(fā)揮作用的前提和基礎(chǔ)。建立內(nèi)控運行評價機制，定期對制度的執(zhí)行情況和流程的實施情況進行檢查、監(jiān)督、評價和考核，發(fā)現(xiàn)不完善或執(zhí)行不到位的問題，及時進行查擺、糾正和完善，并給與相關(guān)單位、相關(guān)人員一定的獎勵與處罰。

參考文獻

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