基層檔案室文書(shū)檔案管理工作初探

趙志闖

摘要：本文就年度檔案執(zhí)法檢查暨檔案室規(guī)范化管理檢查中發(fā)現(xiàn)的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題，提出加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，提升基層檔案室文書(shū)檔案收集工作的水平；加強(qiáng)培訓(xùn)和審核，提升基層檔案人員劃分文書(shū)檔案保管期限的水平；強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)，提升基層檔案人員文書(shū)檔案實(shí)際整理操作的水平等對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基層檔案室文書(shū)檔案管理保管期限

目前，基層檔案室的檔案主要有文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案以及錄音錄像檔案八個(gè)門(mén)類(lèi)，另外還有部分單位會(huì)形成的一些專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案。其中，文書(shū)檔案作為基層檔案的重要組成部分，是基層單位各項(xiàng)管理工作和業(yè)務(wù)工作的重要體現(xiàn)，其管理水平的高低直接影響到文書(shū)檔案的齊全完整及質(zhì)量高低，是單位檔案管理整體水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。[1]

一、基層檔案室文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀

文書(shū)檔案是基層檔案室所有檔案門(mén)類(lèi)中最重要，也是占比最多的一類(lèi)檔案?；鶎訂挝坏奈臅?shū)檔案，不僅包括由單位自身職能及各科室業(yè)務(wù)工作所產(chǎn)生的文件材料，也包括與上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)及下級(jí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)往來(lái)中所產(chǎn)生的有保存價(jià)值的請(qǐng)示、批復(fù)、來(lái)函、復(fù)函等文件材料?；鶎訂挝坏奈臅?shū)檔案涉及各個(gè)科室、各項(xiàng)業(yè)務(wù)，管理起來(lái)最為復(fù)雜，這種復(fù)雜性也決定了文書(shū)檔案問(wèn)題的多樣性和典型性。以朝陽(yáng)區(qū)為例，當(dāng)前各立檔單位的文書(shū)檔案管理工作主要包括依照機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表進(jìn)行的文書(shū)檔案收集工作，以及在此基礎(chǔ)上的文書(shū)檔案整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。除了所依照的國(guó)家和北京市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之外，還按照《朝陽(yáng)區(qū)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則（試行）》《朝陽(yáng)區(qū)歸檔文件整理辦法（試行）》進(jìn)行管理。在文書(shū)檔案的實(shí)際整理操作層面，以朝陽(yáng)區(qū)檔案局編制印發(fā)的《檔案整理實(shí)操手冊(cè)》為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。雖然在規(guī)章制度、監(jiān)督指導(dǎo)手段等方面已經(jīng)很完善，但是從2016年實(shí)際的檔案執(zhí)法檢查及檔案室規(guī)范化管理檢查來(lái)看，基層單位在文書(shū)檔案管理中還存在收集不夠齊全完整、保管期限劃分不夠準(zhǔn)確以及實(shí)際整理操作不夠規(guī)范等問(wèn)題。上述問(wèn)題，對(duì)檔案工作質(zhì)量影響較大，需要引起高度重視。

二、基層檔案室文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案收集不夠齊全完整

一方面，臨時(shí)工作文件和零散文件歸檔不全的現(xiàn)狀較為突出。許多單位的職能工作并不是固定不變的，在日常工作之外也會(huì)進(jìn)行一些臨時(shí)性的工作，例如上級(jí)部門(mén)臨時(shí)檢查或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)視察時(shí)會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的文件材料。另外，由于一項(xiàng)工作可能由多個(gè)科室協(xié)作完成，除了主要科室產(chǎn)生的文件材料外，協(xié)作科室也可能會(huì)產(chǎn)生一些有歸檔價(jià)值的零散文件。雖然這些臨時(shí)性工作所產(chǎn)生的文件材料以及零散文件材料，并沒(méi)有列在本單位所制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》內(nèi)，考慮到它們同樣具有重要價(jià)值，也應(yīng)該歸檔保存。然而從實(shí)際檢查情況來(lái)看，部分單位臨時(shí)性工作所產(chǎn)生的文件材料，以及一些零散文件材料并沒(méi)有作為檔案進(jìn)行保存，而是散存在個(gè)人或職能科室手中。另一方面，由于利用較為頻繁，許多屬于各科室重要職能所產(chǎn)生的文件材料并沒(méi)有及時(shí)歸檔，而是散存在個(gè)人手中。例如，部分科室僅僅對(duì)科室計(jì)劃和總結(jié)類(lèi)文件進(jìn)行了歸檔，科室其他職能所產(chǎn)生的文件材料卻沒(méi)有歸檔。

（二）文書(shū)檔案保管期限劃分不夠準(zhǔn)確

文書(shū)檔案保管期限的劃分是檔案重要程度的體現(xiàn)，它直接關(guān)系到檔案的最終保存狀態(tài)，是保存滿一定期限之后進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀，還是進(jìn)入相應(yīng)的各級(jí)國(guó)家綜合檔案館永久保存。在執(zhí)法檢查及檔案室規(guī)范化管理檢查中，筆者發(fā)現(xiàn)部分單位文書(shū)檔案保管期限劃分不夠準(zhǔn)確，一些重要的檔案，例如本單位召開(kāi)的工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議等產(chǎn)生的重要文件材料劃分為定期保存；而有一些一般性檔案，例如半年計(jì)劃或半年總結(jié)則劃分為永久保存。這些保管期限上的劃分不準(zhǔn)確可能會(huì)使一些有重要價(jià)值的檔案由于保管期限劃分過(guò)短而提前銷(xiāo)毀，進(jìn)而導(dǎo)致立檔單位及相關(guān)群眾利益的受損。

（三）文書(shū)檔案實(shí)際整理操作不夠規(guī)范

歸檔文件目錄中題名編寫(xiě)不夠規(guī)范的問(wèn)題較為突出。歸檔文件目錄編寫(xiě)規(guī)范與否直接影響到日后查考利用的方便快捷。歸檔文件目錄中題名編寫(xiě)存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在：一是文件題名不規(guī)范，三要素缺失。規(guī)范的文件題名應(yīng)是“責(zé)任者+事由+文種”三要素的組合，目前許多單位在編寫(xiě)的過(guò)程中，往往缺少某一要素或多個(gè)要素。在執(zhí)法檢查及檔案室規(guī)范化管理檢查的單位中，大多數(shù)單位都存在這樣的問(wèn)題，有些甚至只寫(xiě)一個(gè)文種，如“通知”。二是文件題名省略，不夠細(xì)化。主要表現(xiàn)在一些人員調(diào)動(dòng)、黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移、干部任免檔案上，這些檔案在編寫(xiě)相應(yīng)的題名時(shí)需要細(xì)化到人名級(jí)，目前部分單位只寫(xiě)前兩個(gè)人名，后續(xù)的則以等的方式結(jié)束。

三、促進(jìn)基層檔案室文書(shū)檔案管理水平提升的對(duì)策

（一）加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，提升基層檔案室文書(shū)檔案收集工作的水平

1.加強(qiáng)對(duì)臨時(shí)工作文件和零散文件收集的指導(dǎo)力度。一是檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)臨時(shí)工作文件和零散文件收集工作的指導(dǎo)，在與基層檔案人員溝通的過(guò)程中，強(qiáng)調(diào)文書(shū)檔案收集齊全完整的重要性，以及臨時(shí)性工作文件和零散文件收集需要注意的事項(xiàng)。二是基層檔案員平時(shí)要加強(qiáng)宣傳，讓各科室的兼職檔案員注重收集臨時(shí)性文件和零散文件，保證文書(shū)檔案的齊全完整。另外，基層檔案員也要根據(jù)單位的職能及科室變化，定期調(diào)整機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，保證文書(shū)檔案收集的齊全完整。

2.通過(guò)激勵(lì)監(jiān)督的方式強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)及全員的歸檔意識(shí)。單位文書(shū)檔案的收集能否齊全完整，很大程度上取決于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，[2]單位領(lǐng)導(dǎo)重視與否很大程度上又影響了各科室領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)文書(shū)檔案收集工作的態(tài)度，因此檔案行政管理部門(mén)要通過(guò)激勵(lì)監(jiān)督的方式強(qiáng)化各立檔單位領(lǐng)導(dǎo)和全員的歸檔意識(shí)，確保文書(shū)檔案得到齊全完整的收集。朝陽(yáng)區(qū)檔案局目前對(duì)各立檔單位實(shí)行檔案室規(guī)范化分類(lèi)管理，將各立檔單位的檔案室管理水平由高到低分為一至五類(lèi)，根據(jù)每年的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，并且在下一年度全區(qū)檔案大會(huì)上通報(bào)上一年度的調(diào)整情況。通過(guò)這種動(dòng)態(tài)化的分類(lèi)管理機(jī)制，讓各單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位檔案管理綜合水平有更直觀的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)加大對(duì)文書(shū)檔案收集管理的力度。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)和審核，提升基層檔案人員劃分文書(shū)檔案保管期限的水平

1.通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提升基層檔案人員劃分文書(shū)檔案保管期限的能力。檔案行政管理部門(mén)要定期組織檔案員參加文書(shū)檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，并著重對(duì)較復(fù)雜、較難理解的文書(shū)檔案保管期限劃分工作進(jìn)行講解，保證基層檔案員能夠嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。同時(shí)，通過(guò)綜合業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升基層檔案人員對(duì)檔案的整體性認(rèn)識(shí)，使其在文書(shū)檔案的重要性與一般性劃分上更精確。

2.檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)基層單位文書(shū)檔案保管期限表的審核。由于變動(dòng)頻繁，許多基層檔案員對(duì)文檔案保管期限的劃分往往不夠準(zhǔn)確，這就需要檔案行政管理部門(mén)加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案工作人員的指導(dǎo)，嚴(yán)格審核文書(shū)檔案保管期限表。另外，基層檔案員也要嚴(yán)格按照保管期限表上所劃分的期限界定相應(yīng)的文件材料，將需要?dú)w檔的文件材料與保管期限表進(jìn)行對(duì)照，確保相應(yīng)職能所產(chǎn)生的文件材料得到正確劃分。以朝陽(yáng)區(qū)為例，區(qū)檔案局建立了完善的文書(shū)檔案保管期限表審核流程，對(duì)收到的文書(shū)檔案保管期限表進(jìn)行嚴(yán)格審核，將劃分不準(zhǔn)確的某些事項(xiàng)反饋給基層單位予以修改，并對(duì)修改后的期限表進(jìn)行二次審核，以保證相應(yīng)文件材料能夠得到正確的保管期限劃分。

（三）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)，提升基層檔案人員文書(shū)檔案實(shí)際整理操作的水平

1.嚴(yán)格執(zhí)行文書(shū)檔案實(shí)際整理操作標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)基層檔案員在檔案整理過(guò)程中出現(xiàn)的目錄編制不規(guī)范等實(shí)際操作問(wèn)題，檔案行政管理部門(mén)有必要制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范，以便讓各立檔單位的檔案工作人員都能夠嚴(yán)格按要求整理文書(shū)檔案。朝陽(yáng)區(qū)檔案局所編制的《檔案整理實(shí)操手冊(cè)》，以圖文并茂的方式，分十個(gè)步驟對(duì)文書(shū)檔案的實(shí)際整理進(jìn)行了詳細(xì)的講解，并指出了常見(jiàn)的問(wèn)題及易錯(cuò)點(diǎn)。其中，題名擬寫(xiě)部分還根據(jù)實(shí)際情況列出了相應(yīng)的示例，如請(qǐng)示、介紹信、干部任免以及會(huì)議記錄和紀(jì)要等題名擬寫(xiě)時(shí)需要注意的問(wèn)題等。

2.加大對(duì)檔案工作人員面對(duì)面實(shí)地指導(dǎo)的力度，提升其實(shí)際整理操作水平。許多檔案管理基礎(chǔ)比較薄弱的單位，僅僅依靠培訓(xùn)課程上所學(xué)的知識(shí)還不足以處理文書(shū)檔案整理操作中遇到的實(shí)際問(wèn)題，這就需要進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)。對(duì)此，朝陽(yáng)區(qū)檔案局以協(xié)作組的方式進(jìn)行歸口管理，指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)相應(yīng)的單位進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。除了平常的電話指導(dǎo)外，對(duì)于一些有特殊需求的單位還會(huì)派人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，通過(guò)面對(duì)面的方式，手把手地對(duì)基層檔案員進(jìn)行講解，以便更快地提升其實(shí)際操作水平。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]吳瑩.淺談當(dāng)前基層文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江檔案，2014（6）：65.

[2]李輝紅.試論文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].廣東科技，2009（2）：18-19.