檔案收集整理是管理好檔案的基本要求

吳麗萍

（黑龍江省格球山農(nóng)場(chǎng)社保險(xiǎn)事業(yè)管理局）

摘 要：檔案收集整理是有效落實(shí)檔案的關(guān)鍵所在，同時(shí)也得到了共識(shí)。由于收集管理工作在檔案管理中扮演著重要的角色，倘若基礎(chǔ)性工程沒(méi)有做好，今后管理工作一定會(huì)存在不足之處。從這個(gè)立場(chǎng)來(lái)看，開(kāi)展好檔案收集管理工作勢(shì)在必行，然而不可否認(rèn)的是，相關(guān)部門(mén)沒(méi)有對(duì)收集整理工作引起高度重視，致使諸多檔案出現(xiàn)信息流失的情況。鑒于此，本文主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析，提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；收集整理；分析

相關(guān)部門(mén)可以采取諸多手段將檔案收集管理質(zhì)量加以提升，然而從當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，加大宣傳力度，增強(qiáng)相關(guān)人員的意識(shí)，倘若不存在意識(shí)，那么久無(wú)法付出行動(dòng)。不僅僅如此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，并建立完善的管理系統(tǒng)，將責(zé)任制度落實(shí)到位，從而要求不同部門(mén)之間加以配合。

1 檔案收集整理的意義

一般情況下，做好檔案工作的手段存在諸多種，然而開(kāi)展好檔案整理收集工作是關(guān)鍵所在。倘若不做好整理工作，那么檔案日后管理也會(huì)存在諸多不足之處。顯而易見(jiàn)的是，檔案收集整理工作是必要的。不僅僅如此，檔案收集整理的意義還表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，相關(guān)部門(mén)在開(kāi)展檔案收集整理工作的時(shí)候，一定要搜尋存在價(jià)值的信息。諸多信息的價(jià)值都是在前期整理工作中呈現(xiàn)出來(lái)的，依據(jù)這種信息來(lái)看，相關(guān)人員需要做好記錄工作，為今后檔案工作可以得到充分的利用提供重要的參考依據(jù)；第二，收集整理工作在檔案工作中扮演著重要的角色，倘若沒(méi)有收集整理工作，那么就不能形成檔案，這樣也會(huì)在某種程度上對(duì)檔案的最終形成帶來(lái)直接的影響。所以，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)收集整理工作引起高度重視；第三，收集整理工作在檔案管理中占有著重要的地位，由于檔案管理最基本的管理方法是對(duì)檔案進(jìn)行收集管理，相關(guān)人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集管理的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的分類(lèi)、記錄等，所以相關(guān)人員一定要做好自己的本職工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高檔案收集整理水平的對(duì)策

2.1 樹(shù)立檔案收集整理意識(shí)

當(dāng)前，仍然有諸多相關(guān)人員沒(méi)有對(duì)檔案收集整理的重要性引起必要的重視，從這些人口來(lái)講，收集整理工作并不僅僅代表著檔案管理的核心內(nèi)容，由于沒(méi)有投入很多的精力，這樣在有些時(shí)期，檔案收集整理制度不能發(fā)揮出充分的價(jià)值，如同擺設(shè)，這同樣是檔案收集整理質(zhì)量往往不是主要因素。而正是由于檔案收集整理工作不科學(xué)，致使存在價(jià)值的檔案信息資源出現(xiàn)流失的情況，從而在某種程度上對(duì)檔案管理事業(yè)帶來(lái)不利影響。所以，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)人員培養(yǎng)的力度，特別是相關(guān)人員一定要對(duì)收集整理知識(shí)做到熟練掌握，只有這樣才可以促使檔案收集整理工作達(dá)到規(guī)范化的效果。

2.2 完善檔案收集整理體系、注重突出網(wǎng)絡(luò)

不同部門(mén)之間需要依據(jù)本身的檔案管理系統(tǒng)，并依據(jù)具體組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的具體狀況開(kāi)展好檔案收集整理系統(tǒng)的建立，而在實(shí)際構(gòu)建的時(shí)候，需要傾向于網(wǎng)絡(luò)，在基于網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代下，促使檔案收集整理工作面臨著更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，而網(wǎng)絡(luò)管理形式可以滿足相關(guān)需要。確保檔案收集整理系統(tǒng)不管是在哪一個(gè)環(huán)節(jié)都可以做到有人負(fù)責(zé)有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落實(shí)責(zé)任部門(mén)

檔案收集工作既要加強(qiáng)宣傳工作，通過(guò)多種渠道、多種形成、各種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī)，增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)，使其自覺(jué)的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規(guī)章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴(yán)格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內(nèi)容及時(shí)間；制定電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、檔案崗位規(guī)范和責(zé)任落實(shí)等制度。

2.4 積極主動(dòng)上門(mén)收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門(mén)配合外，更重要的是專(zhuān)職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案員應(yīng)根據(jù)檔案資料來(lái)源廣，范圍大的特點(diǎn)，不厭其煩主動(dòng)上門(mén)，跟蹤收集。對(duì)于個(gè)別不按規(guī)定移交的部門(mén)，檔案員只要有耐心，經(jīng)常上門(mén)催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

2.5 提高服務(wù)質(zhì)量，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面

檔案室是檔案的管理者，同時(shí)也是檔案利用者的服務(wù)者。檔案管理員要從思想上樹(shù)立高度的服務(wù)觀念，克服“守?cái)偸健钡谋粍?dòng)服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大，傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。加強(qiáng)編研工作，檔案員應(yīng)熟悉室藏檔案情況，通過(guò)對(duì)檔案分析研究，對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識(shí)到檔案的價(jià)值和重要性。要從實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產(chǎn)提供服務(wù)。

2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)

當(dāng)前科學(xué)理性的發(fā)展對(duì)檔案從業(yè)者的職業(yè)活動(dòng)與職業(yè)行為有了新的要求，職業(yè)行為規(guī)范化和理性化，因而，建立一種規(guī)則性的職業(yè)道德體系就成為各行業(yè)的迫切需要。為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動(dòng)與職業(yè)行為中得以落實(shí)，檔案部門(mén)通常要通過(guò)制定規(guī)章、制度、守則等紀(jì)律來(lái)約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時(shí)會(huì)說(shuō)明違反這些規(guī)定將帶來(lái)的負(fù)面影響或?qū)⒔o予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業(yè)道德規(guī)范強(qiáng)制性地灌輸?shù)綇臉I(yè)者的職業(yè)活動(dòng)中外，還應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案職業(yè)人員的內(nèi)心需要：他們不僅僅是單調(diào)枯燥的“辦公室+庫(kù)房”的生活，他們也需要融入社會(huì)各行各業(yè)的建設(shè)中，職業(yè)的價(jià)值要在與社會(huì)的交往過(guò)程中體現(xiàn)，一旦從業(yè)者的社會(huì)滿足感建立起來(lái)，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價(jià)值，并能自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。

結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上內(nèi)容的論述，可以得知：管好檔案工作的手段不只是一種，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作為基礎(chǔ)性工作，檔案資源僅僅需要前期的收集整理才可以進(jìn)行歸檔工作，要不然就會(huì)出現(xiàn)零散的信息，建立不了完整的檔案。檔案管理工作簡(jiǎn)單的說(shuō)是源于檔案收集工作，檔案收集管理質(zhì)量會(huì)對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)帶來(lái)直接的影響，這樣就要求相關(guān)部門(mén)需要對(duì)檔案收集管理工作引起必要的重視，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

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