實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的途徑探究

鄧琳+張文英

（平高集團(tuán)檔案館）

摘 要：檔案管理信息化也可以說(shuō)是一種全新的檔案管理模式，主要是在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行建立，最終實(shí)現(xiàn)智能化以及規(guī)范化的檔案管理?，F(xiàn)階段我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)仍然存在諸多問(wèn)題，為在真正意義上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源管理的信息化，必須實(shí)現(xiàn)對(duì)其中存在問(wèn)題的有效改善。這不僅對(duì)檔案管理工作自身發(fā)展有重要意義，同時(shí)對(duì)社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展有積極作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；途徑；方法

1 檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)及意義

我國(guó)有多部法律法規(guī)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，同時(shí)這對(duì)檔案管理工作也有一定的指導(dǎo)意義?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》是由我國(guó)檔案主管部門頒布，其中主要對(duì)檔案信息化建設(shè)主要目標(biāo)以及意義進(jìn)行明確。首先是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，然后借助科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案管理應(yīng)用軟件進(jìn)行管理與推廣。電力文件以及電子檔案的管理力度也要不斷加強(qiáng)，保證電子檔案的積累以及利用。為在真正上實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)全國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的建立，必須實(shí)現(xiàn)對(duì)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)的有效規(guī)范與聯(lián)通，最終實(shí)現(xiàn)構(gòu)建國(guó)家信息網(wǎng)絡(luò)的目標(biāo)。加強(qiáng)檔案信息資源合理配置以及科學(xué)管理是實(shí)際進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)，這不僅對(duì)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與標(biāo)準(zhǔn)化有重要意義，同時(shí)還可在一定程度上促使檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化以及系統(tǒng)化。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)以及應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息化管理體系的重要組成部分，同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)以及人才隊(duì)伍建設(shè)也在上述范圍涵蓋之內(nèi)。我們可以將信息化建設(shè)進(jìn)行一種形象化的比喻，這也對(duì)該項(xiàng)工作的重要程度進(jìn)行直觀體現(xiàn)。上述因素與檔案資源信息化之間存在不可分割的密切關(guān)系，必須進(jìn)行科學(xué)的協(xié)作才能在真正意義上進(jìn)行檔案信息化體系的建設(shè)。也就說(shuō)在實(shí)際進(jìn)行建設(shè)時(shí)必須實(shí)現(xiàn)對(duì)上述因素的綜合考慮。

2 國(guó)內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 館藏檔案存儲(chǔ)的問(wèn)題

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐與發(fā)展，我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)取得顯著成就，但在實(shí)際運(yùn)行中還是存在諸多問(wèn)題，這對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行有極大的阻礙作用。在傳統(tǒng)的檔案信息管理工作中，紙張是檔案儲(chǔ)存的主要形式，磁帶、錄像帶以及部分電子文檔資料只是作為一種輔助介質(zhì)存在于檔案資料管理中。紙質(zhì)文件在實(shí)現(xiàn)永久保存以及備份時(shí)存在一定的難度，外界環(huán)境會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成嚴(yán)重?fù)p壞，同時(shí)需要對(duì)空間進(jìn)行大量的占用?，F(xiàn)階段處于信息大爆炸時(shí)代，信息的不斷增多導(dǎo)致檔案數(shù)量也在不斷增加，在這種環(huán)境與背景之下，倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用以及管理成本也在呈現(xiàn)出不斷增加的趨勢(shì)。

2.2 檔案管理模式的問(wèn)題

現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展與進(jìn)步，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以及信息手段已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)在生產(chǎn)生活各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，這對(duì)人類社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展有極大的促進(jìn)作用。為在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須實(shí)現(xiàn)對(duì)科學(xué)技術(shù)合理運(yùn)用。計(jì)算機(jī)輔助管理的手動(dòng)模式是現(xiàn)階段實(shí)際進(jìn)行檔案檔案管理時(shí)主要應(yīng)用的模式，其中主要包括檔案的管理、接收以及利用等。這種管理存在極大的不科學(xué)性，不僅不能實(shí)現(xiàn)對(duì)工作效率的有效提升，同時(shí)導(dǎo)致檔案資源的充分利用存在較高難度。

2.3 信息查詢困難的問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需求與發(fā)展，必須結(jié)合實(shí)際情況以及先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行改革與創(chuàng)新，這是從根本上促使檔案資源實(shí)現(xiàn)信息化管理。手工查詢是現(xiàn)階段進(jìn)行檔案信息檢索的主要辦法，檢索流程從查案件目錄開(kāi)始，一直到辦理相關(guān)手續(xù)結(jié)束，其中還包括是查閱文件目錄以及通知庫(kù)房調(diào)卷等。紙質(zhì)文件在一定程度上加大文件檢索工作的難度。查詢的途徑不夠全、查全率低以及查準(zhǔn)率低問(wèn)題長(zhǎng)期存在于檔案檢索工作中，也沒(méi)有得到有效的解決，最終導(dǎo)致文件丟失以及損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法

3.1 配備統(tǒng)一、專業(yè)的管理設(shè)備

將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為信息化信息.就是為了讓檔案信息變成動(dòng)的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，必須配備統(tǒng)的管理設(shè)備。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為檔案管理實(shí)信息化提供硬件保障。

3.2 建立科學(xué)的安全管理制度

檔案管理的服務(wù)性決定了檔案館要盡可能多地開(kāi)發(fā)檔案信息，以便提供利用，以達(dá)到檔案信息利用功能的最大化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，其核心是建立完善的安全管理制度和針對(duì)信息化檔案的一整套嚴(yán)格的安全措施，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

3.3 健全與檔案管理信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

檔案信息化建設(shè)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡(jiǎn)易地獲取檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息。這要求檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中信息存儲(chǔ)與呈現(xiàn)必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，兼顧國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，避免檔案信息資源的重復(fù)開(kāi)發(fā)、利用率低等問(wèn)題，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

3.4 加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)和引進(jìn)

檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，就是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，并與檔案管理工作有機(jī)整合。檔案信息化建設(shè)是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能，全面了解和自覺(jué)執(zhí)行檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)。

4 我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向

隨著全球信息化、信息化技術(shù)的發(fā)展，信息的信息化可共享程度要求也越來(lái)越高。我國(guó)的檔案管理正在向著全面的信息化發(fā)展，所謂的全面信息化不僅僅是讓檔案資料成為電子化文檔，而是要利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)讓檔案信息化資料成為可利用、可開(kāi)發(fā)、可共享的優(yōu)質(zhì)化信息資源。因此在信息化建設(shè)中應(yīng)當(dāng)著重建立規(guī)范的統(tǒng)一的信息化轉(zhuǎn)化、管理、利用的標(biāo)準(zhǔn)，以此便于信息化檔案資料能夠被合理的利用和開(kāi)發(fā)。檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向是建設(shè)信息化檔案館。所謂的信息化檔案館，不是單指某一個(gè)檔案館，而是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接在一起的若干檔案館群體。

參考文獻(xiàn)

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