淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率

韓秀英

（河北廣播電視臺(tái)器材購置服務(wù)中心）

摘 要：我國社會(huì)的快速發(fā)展推動(dòng)了事業(yè)單位的不斷進(jìn)步。事業(yè)單位辦公室的檔案管理是一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作。對(duì)于辦公室的檔案管理來說， 它所涉及的面比較廣， 而且也涉及較多的信息量。因此事業(yè)單位辦公室的檔案管理是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作。在進(jìn)行辦公室的檔案管理時(shí)必須要由專業(yè)的人員來進(jìn)行相應(yīng)的整理、分類和收集工作。這樣才能使事業(yè)單位辦公室的檔案管理變得更加具有系統(tǒng)性和規(guī)范性， 進(jìn)而能夠有效促進(jìn)我國事業(yè)單位的快速成長。本文分析了提高辦公室檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案；管理工作；效率；

檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展是極其重要的，它能夠展現(xiàn)一個(gè)單位的成長過程，并能夠?qū)ζ鋯挝坏奈磥戆l(fā)展以及決策進(jìn)行有效的指導(dǎo)，而檔案管理的工作效率以及質(zhì)量直接影響著辦公室的工作。各個(gè)單位必須要重視辦公室檔案的管理工作，才能夠?qū)挝坏膶?shí)際情況進(jìn)行全面地了解，才能夠?yàn)槿蘸髥挝坏陌l(fā)展以及決策提供可參考的依據(jù)，從而促進(jìn)單位工作的有效進(jìn)行。

一、必要性分析

1.提升事業(yè)單位檔案管理工作是人力資源管理的社會(huì)價(jià)值的重要體現(xiàn)。事業(yè)單位的檔案管理工作所具備的社會(huì)屬性，決定其應(yīng)有的價(jià)值，檔案管理工作是根據(jù)國家法律，履行社會(huì)基本職能的一項(xiàng)基本而有重要的工作。事業(yè)單位檔案管理工作囊括極為多元化的內(nèi)容，包括了事業(yè)單位員工的身份、資歷、工作表現(xiàn)等等基本情況，這些基本情況與事業(yè)單位員工的待遇、社會(huì)保證以及組織關(guān)系都有著密切的關(guān)系。

2.加強(qiáng)檔案管理是事業(yè)單位深化人力資源改革的的重要保證。受到種種歷史原因的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位在檔案管理工作中存在一定的問題，例如事業(yè)單位人員冗雜，基本配置不合理，而且增設(shè)了許多社會(huì)職能較弱的機(jī)構(gòu)，但是機(jī)構(gòu)精簡極為困難。做好檔案管理工作對(duì)于提高事業(yè)單位行政效率，打破不合理工作狀態(tài)具有重要作用。

二、提高辦公室檔案管理工作的效率

1.要把檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程。以往的檔案管理工作都是依靠工作人員的經(jīng)驗(yàn)，通過各項(xiàng)匯報(bào)以及單位領(lǐng)導(dǎo)的指示來進(jìn)行檔案工作，而這種工作模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的新形勢(shì)，會(huì)直接影響工作質(zhì)量，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不能夠進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)和決策。然而作為事業(yè)單位需要重視辦公室的工作，這就需要依靠檔案管理工作。而這并不只是口頭上說說而已，需要明確工作的性質(zhì)，將其列入工作計(jì)劃中，從而落實(shí)到行動(dòng)上。領(lǐng)導(dǎo)的決策需要將檔案管理工作作為依據(jù)和基礎(chǔ)，同時(shí)，必須將檔案管理工作列為辦公室工作的一項(xiàng)主要職能，可以為各級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)作為一項(xiàng)可靠的依據(jù)。最重要的是檔案管理工作并不是一個(gè)獨(dú)立的部門，他需要各相關(guān)的部門進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)作，為行政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，進(jìn)而為社會(huì)服務(wù)，使檔案工作能夠更有效地發(fā)揮最大的作用。

2.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用效率。在我國各領(lǐng)域中，檔案利用效率低下的現(xiàn)象是一個(gè)極為普遍的現(xiàn)象，事業(yè)單位檔案同樣也不例外。因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因?yàn)闄n案利用率較低，而又因影響到事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視起檔案開發(fā)利用工作，通過檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新，而促進(jìn)檔案利用率的提升。具體而言，事業(yè)單位可以通過內(nèi)部局域網(wǎng)，增強(qiáng)網(wǎng)站的信息檢索功能，并模仿數(shù)字化圖書館的建立方式，提高檔案服務(wù)手段。除此之外，事業(yè)單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供在線服務(wù)功能，以此促進(jìn)檔案利用率的提升，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升。

3.推動(dòng)現(xiàn)代化的信息技術(shù)的運(yùn)用。事實(shí)上，檔案管理向信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢(shì)，也必然是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的方向。所以，在實(shí)際的辦公室檔案管理工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運(yùn)用起來，切實(shí)從計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來指導(dǎo)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展?？梢酝ㄟ^借鑒國外一些先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，利用光盤、縮微等技術(shù)，或者聲像等技術(shù)來實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位辦公室檔案工作的數(shù)字化。除此之外，還應(yīng)加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入，并加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程的發(fā)展，以充分發(fā)揮出信息社會(huì)中檔案管理的價(jià)值。另外，必須加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，通過資金的投入，與加大宣傳力度，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的健康發(fā)展。

4.提高辦公室檔案管理人員的綜合水平。辦公室檔案管理工作水平的高低是決定事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而為了更好的管理辦公室檔案，人員的因素必不可少。前面介紹過，辦公室檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性較強(qiáng)，綜合性高的工作，因此，其對(duì)于從業(yè)人員的要求也較高。事業(yè)單位必須明確好辦公室檔案管理的崗位職責(zé)，從能力與責(zé)任上來完善隊(duì)伍建設(shè)，出于崗位變動(dòng)的考慮，要確保檔案管理人員的整體水平，應(yīng)不斷開展能力培訓(xùn)與實(shí)踐性的培訓(xùn)活動(dòng)，以提升檔案管理人員的能力與知識(shí)，進(jìn)一步提升其管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)責(zé)任感，扎實(shí)檔案管理的理論基礎(chǔ)與實(shí)踐知識(shí)，以此來確保事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的隊(duì)伍水平。

事業(yè)單位的檔案資料記錄了事業(yè)單位的重要信息和發(fā)展歷程， 做好事業(yè)單位的檔案管理具有不可忽視的重要意義。要促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展， 事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要切實(shí)重視起檔案管理的工作。要努力在檔案管理工作中選拔優(yōu)秀的管理人員。這樣才能更好地推動(dòng)事業(yè)單位的檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張?chǎng)?試論新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新[J]. 群文天地，2011（24）.

[2]范霞，張淑華.淺談新形式下的檔案管理工作[J].科技信息，2015（31）：736.

[3]黃玉敏. 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J]. 中小企業(yè)管理與科技，2015，（12）：66.