淺議財務檔案管理工作

邢鳳萍

（河北省隆化縣衛(wèi)生財務和藥品采購管理中心 068150）

摘 要：財務檔案管理是機關企事業(yè)單位經(jīng)濟活動與日常檔案工作中的一個重要組成部分。為了做好財務檔案管理工作，應著力提高財務檔案管理的意識，建立健全各項管理制度，配備一定數(shù)量高素質(zhì)的檔案管理人員。財務檔案管理工作還應做好會計電算化條件下財務檔案數(shù)據(jù)管理，并善于利用科學技術創(chuàng)新財務檔案管理方式。

關鍵詞：財務檔案；管理；

財務檔案是各機關、企業(yè)、事業(yè)單位進行經(jīng)濟活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。研究單位財務檔案的管理規(guī)范化，對于提高單位財務管理質(zhì)量，促進單位有序發(fā)展有著積極的作用。當前，在國家注重經(jīng)濟發(fā)展總體方針的指導下，各種社會機構在各項經(jīng)濟活動及經(jīng)營過程中積極尋求社會效益與經(jīng)濟效益同步增長的最佳途徑，因而作為各項經(jīng)濟活動真實記錄的財務檔案就顯得更為重要，財務檔案管理工作已成為經(jīng)濟活動和檔案管理工作的重要組成部分。

一、強化財務檔案管理意識

要提高財務檔案管理工作水平，首先得從意識上著手。財務檔案管理人員必須要讓領導層意識到財務檔案管理對于整個單位的重要性，讓領導層深刻了解財務檔案對單位經(jīng)濟活動和生產(chǎn)經(jīng)營的重要影響，從而提高檔案管理意識，將財務檔案工作納入到財務管理工作的議事日程當中。其次，財務檔案管理人員要提升自身檔案意識，要深刻意識到財務檔案管理人員不僅僅是檔案管理者，更應該成為財務工作的監(jiān)督者，要提高主人翁意識，讓財務檔案管理工作成為財務工作的試金石，嚴格細致的審核、鑒定財務檔案，充分發(fā)揮好檔案部門的監(jiān)督調(diào)查和情報參謀功能。

二、完善財務檔案管理制度

依據(jù)《會計法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規(guī)章制度，將財務檔案管理納入到整個單位工作的整體規(guī)劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如《財務檔案移交、歸檔制度》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。

三、財務檔案管理人員要求

1.合理配置財務檔案管理人員。合理配置財務檔案管理人員是指要根據(jù)單位的實際情況結合工作性質(zhì)和工作量，對崗位的設置、崗位人數(shù)、崗位人員要求等做出合理的規(guī)劃。規(guī)劃原則是既有利于財務檔案的管理，又有利于人際資源成本的節(jié)約。這就要求財務檔案管理要專人專崗，不能多設也不能少沒。

2把好財務檔案人員素質(zhì)關。對于財務檔案管理人員，嚴格的講，首先要求其自身要具備財務人員從業(yè)資格和檔案人員從業(yè)資格的雙重資格。選聘人員時不拘一格，擇優(yōu)選聘。一方面要選用那些原則性強、可信度高，甘于寂寞、不圖浮華，嚴謹求實，不畏權勢的管理人員。同時也要考慮到財務檔案工作的特殊性，財務檔案管理崗位要對財務知識有一定的了解，特別是會計檔案的保管必須要持有會計從業(yè)資格證書才能上崗。另外，財務檔案管理人員應該定期參加一些地方財政部門和檔案部門組織的業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平，以適應不斷發(fā)展的財務檔案管理工作。

四、會計電算化帶來財務檔案管理的新挑戰(zhàn)

目前，會計電算化已經(jīng)普及到機關企事業(yè)單位的財務核算工作中。因此，要規(guī)范財務檔案的管理工作，必須重視會計電算化條件下的財務檔案管理。實施會計電算化后，財務檔案除了有傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)憑證、賬簿和報表等資料外，包括了以磁盤、光盤等存儲介質(zhì)保存下會計電子數(shù)據(jù)，甚至還包括了網(wǎng)絡服務器數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)信息。隨著財務檔案存儲介質(zhì)的增加，加之計算機操作的特殊性，往往一個小小的操作失誤就可能導致所有的數(shù)據(jù)瞬間消失，如刪除誤操作、服務器系統(tǒng)故障、計算機感染病害等。這些都大大增加了財務檔案管理工作的難度，給傳統(tǒng)的財務檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。為了做好會計電算化條件下的財務檔案工作，必須建立財務檔案定時備份的制度。也就是將存儲在網(wǎng)絡服務器里的數(shù)據(jù)拷貝到磁盤或光盤內(nèi)，同時在備查簿上詳細登記備份的日期、數(shù)量、保管方式等細節(jié)信息，方便日后查閱。由于磁盤和光盤的特殊性質(zhì)，檔案管理人員還應定期檢查數(shù)據(jù)是否能夠可靠讀取，防止數(shù)據(jù)丟失。

五、善于利用科學技術創(chuàng)新財務檔案管理方式

首先，需要改善財務檔案管理的硬件基礎，實現(xiàn)財務檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化。隨著信息技術的飛速發(fā)展，財務檔案管理工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡化勢在必行，這不僅能夠提高財務檔案工作者的工作效率，而且能夠極大的改善財務檔案利用的便利性，并且網(wǎng)絡化能夠使財務檔案的利用率和公開化程度更高，使檔案不再是束之高閣。其次，引進一些西方的先進管理手段。二十世紀以來，西方現(xiàn)代管理學對于企業(yè)和各種社會機構的影響巨大，先進的管理理念和手段使企業(yè)和社會機構的生產(chǎn)效率提高了若干倍，同樣，在財務檔案管理當中也可以引進一些西方先進的管理理念和方法，例如美國的文件中心等管理方式，以實現(xiàn)財務檔案管理工作硬件和軟件的統(tǒng)一。

總之，財務檔案管理是一個系統(tǒng)化程度非常高的工作，其中還存在很多隱性的問題，加強財務檔案管理工作不僅是檔案工作的重點，更是單位財務工作公正、公開的有力保障。我們只有深刻把握住財務檔案管理工作的特點和存在的不足，潛心研究財務工作當中存在漏洞的預防策略，才能充當好財務工作監(jiān)督者的角色，為領導決策提供真實、有效的服務。

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