淺談績(jī)效考核在檔案管理中的應(yīng)用

連金玉

（河北省隆化縣張三營(yíng)中心衛(wèi)生院 068150）

摘 要：隨著檔案管理工作的發(fā)展，績(jī)效考核工作在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，成為不可或缺的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。本文從檔案工作實(shí)施績(jī)效考核的意義分析，提出了績(jī)效考核的具體對(duì)策，為適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的發(fā)展提供了借鑒經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：績(jī)效考核；檔案管理；應(yīng)用

檔案是人類活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，能夠更好的了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來(lái)。隨著時(shí)代發(fā)展，檔案的管理工作出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)及變化，面對(duì)檔案管理存在的問題，如何有效將績(jī)效考核工作引入檔案管理工作中具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、績(jī)效考核的概念

績(jī)效考核（performance examine）也稱成績(jī)或成果測(cè)評(píng)，是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目的，運(yùn)用特定的標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，采取科學(xué)的方法，對(duì)承擔(dān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程及結(jié)果的各級(jí)管理人員完成指定任務(wù)的工作實(shí)績(jī)和由此帶來(lái)的諸多效果做出價(jià)值判斷的過程。企業(yè)在制定發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略目標(biāo)時(shí)，為了更好的完成這個(gè)目標(biāo)，需要把目標(biāo)分階段分解到各部門，最終落實(shí)到每一位員工身上。實(shí)行科學(xué)的績(jī)效考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)職工的工作、學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)、效率、發(fā)展等進(jìn)行全方位的考核，能充分發(fā)揮職工的潛能和積極性，更好地達(dá)到工作目標(biāo)。

二、檔案工作實(shí)施績(jī)效考核的意義

科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，在單位管理各項(xiàng)活動(dòng)中都發(fā)揮了很好的憑證、依據(jù)、借鑒、參考等作用。將檔案工作納入績(jī)效考核管理，可加大對(duì)檔案工作的督導(dǎo)力度，提高檔案工作管理水平：一是加強(qiáng)檔案管理。通過考核辦法的制定和落實(shí)，可進(jìn)一步明確檔案工作的工作目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)；二是起到強(qiáng)化激勵(lì)作用。通過績(jī)效考核的獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，促使檔案管理人員更加積極、主動(dòng)、規(guī)范地完成檔案資料的收集整理、歸檔及利用等工作；三是發(fā)揮導(dǎo)向作用。以檔案工作規(guī)范化為績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工作行為，確立工作方向。為了適應(yīng)發(fā)展形勢(shì)需要，對(duì)檔案工作做出適時(shí)和全面的評(píng)價(jià)，查找工作中的不足，發(fā)現(xiàn)與規(guī)范要求的差距，來(lái)尋求更為有效的服務(wù)新途徑，提高檔案利用的質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展；四是進(jìn)一步提高監(jiān)控約束作用。通過績(jī)效考核，對(duì)檔案工作過程、環(huán)節(jié)、質(zhì)量及效率等方面進(jìn)行監(jiān)督，獲得反饋信息，從而約束并規(guī)范工作人員的行為，達(dá)到促進(jìn)調(diào)整和改進(jìn)檔案工作的目的。

三、建立完善檔案管理績(jī)效考核體系的有效措施

在檔案管理中推行績(jī)效考核，關(guān)鍵在于“分解目標(biāo)、落實(shí)責(zé)任”，也就是將文件資料的形成、積累、整理、立卷、利用等工作，納入單位的工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)工作議程，納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。通過實(shí)施目標(biāo)及過程考核，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理的目標(biāo)。

1.檔案管理中績(jī)效考核的流程分析?？?jī)效考核具有程序化和規(guī)范化的特點(diǎn)，應(yīng)按照以下幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行：制定詳細(xì)的崗位職責(zé)描述——對(duì)職工進(jìn)行崗位培訓(xùn)——將工作量化，指標(biāo)具體到人員身上——考核內(nèi)容的分類——明確工作目標(biāo)及達(dá)到的效果——從工作的態(tài)度（主動(dòng)性、合作、團(tuán)隊(duì)、敬業(yè)等）、工作成果、工作效率等幾個(gè)方面進(jìn)行評(píng)價(jià)——給出具體的評(píng)價(jià)結(jié)果和檔次——給職工申訴的機(jī)會(huì)。

2.明確考核目的，正確制定績(jī)效目標(biāo)。目標(biāo)應(yīng)具有挑戰(zhàn)性和可接受性。沒有挑戰(zhàn)性，不能激發(fā)檔案人員的動(dòng)力，發(fā)揮其潛能，因此，要合理加壓，適當(dāng)提高目標(biāo)的難度；沒有可接受性，難以獲得每位檔案人員最大程度的理解和認(rèn)同，影響實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的主觀能動(dòng)性。

3.規(guī)范績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，合理設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則。

在設(shè)計(jì)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則時(shí)，要考慮使檔案人員的工作結(jié)果與單位的發(fā)展目標(biāo)保持一致?？?jī)效指標(biāo)設(shè)計(jì)必須建立在科學(xué)的工作分析基礎(chǔ)上，針對(duì)各崗位、職稱所特有的重要程度，再進(jìn)行績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)及細(xì)則的設(shè)計(jì)。在績(jī)效考核的設(shè)計(jì)中，可以采用歷史數(shù)據(jù)參考法，但要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行及時(shí)修正或調(diào)整；也可以采用德爾菲法。

4.建立檔案人員指標(biāo)評(píng)價(jià)體系，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。建立較為全面、客觀的指標(biāo)評(píng)價(jià)體系。在指標(biāo)評(píng)價(jià)中體系要兼顧短期與長(zhǎng)期、數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，鼓勵(lì)職工通過較長(zhǎng)時(shí)期的艱苦勞動(dòng)創(chuàng)造出高質(zhì)量、高水平、有重大影響的成果；對(duì)人才的成長(zhǎng)要有引導(dǎo)、激勵(lì)和約束的機(jī)制。

5.確定科學(xué)的考核周期和考核方法。一是不同的績(jī)效指標(biāo)需要不同的考核周期，對(duì)于可以用質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)效等指標(biāo)來(lái)進(jìn)行評(píng)價(jià)，需要在較短的時(shí)期內(nèi)進(jìn)行考核，例如一個(gè)月。其好處一是對(duì)被考核者有較清晰的記錄，避免考績(jī)主觀性；二是對(duì)工作的產(chǎn)出及時(shí)進(jìn)行評(píng)價(jià)和反饋。對(duì)于工作行為的考核，則應(yīng)在相對(duì)較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)進(jìn)行考核，例如半年或一年，因?yàn)槿说男袨橹笜?biāo)具有相對(duì)穩(wěn)定性，需較長(zhǎng)時(shí)間才能得出結(jié)論。不過，應(yīng)在平時(shí)進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的行為記錄，作為考核時(shí)的依據(jù)。因此，考核工作應(yīng)該以平時(shí)考核為基礎(chǔ)，結(jié)合年度考核，從整體上對(duì)管理人員做出客觀評(píng)價(jià)。

四、結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，檔案管理工作要轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)績(jī)效考核工作的認(rèn)識(shí)，建立有效的績(jī)效管理系統(tǒng)。績(jī)效考核工作的開展，可以有效促使單位職工轉(zhuǎn)變檔案管理，更好地認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的績(jī)效管理研究， 探索適合新形勢(shì)和新情況的管理模式，可以為促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展提供有力保障。

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