企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路

張玲

（國網(wǎng)湖北省電力公司黃龍灘水力發(fā)電廠 湖北十堰 442000）

摘要：企業(yè)檔案信息管理對(duì)于企業(yè)而言是非常重要的，它能為企業(yè)檔案信息的開發(fā)提供有效的支持和保障。現(xiàn)階段企業(yè)及單位檔案管理要逐步實(shí)現(xiàn)信息化，這能極大的提高其檔案管理的工作效率，工作效率一旦提高，服務(wù)水平就會(huì)大幅度提高。本文將從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)為著手點(diǎn)，深入分析其中的問題，并提出更新、更能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化；問題；創(chuàng)新

1導(dǎo)言

企業(yè)檔案的建設(shè)是保證企業(yè)工作有序進(jìn)行、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式，由于檔案數(shù)據(jù)信息的多樣性、復(fù)雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲(chǔ)存等都面臨很大挑戰(zhàn)，很難適應(yīng)時(shí)代的高速發(fā)展和迅速變化。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)決定了企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是否建立妥善，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也有一定的影響。不同的企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的方式也應(yīng)該不同，不能一味照搬其他企業(yè)的方式，需要根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行建設(shè)。

2什么是檔案室的“四精”一流的思考

實(shí)現(xiàn)“四精”一流，必須將“一流”理念貫穿所有工作始終，真正做到入腦入心，要有一流的標(biāo)準(zhǔn)和要求，一流的業(yè)績和成效。黃龍灘電廠辦公室重抓檔案“四精”一流建設(shè)，管理實(shí)現(xiàn)“聚是一團(tuán)火，散是滿天星”。創(chuàng)建“四精”一流企業(yè)的成效主要不在于局部的突破進(jìn)步，而在于整體的管理提升，我的理解是必須全廠所有單位、部門、班組、個(gè)人都達(dá)到“四精”一流，一個(gè)都不能少。具體到檔案室，我認(rèn)為是：人員做到“用心工作，專心做事，盡心履職”，經(jīng)得起考驗(yàn)、耐得住寂寞、受得了怨氣；認(rèn)真學(xué)習(xí)法律法規(guī)和管理制度，遵章守紀(jì)“零考核”；立足崗位加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握真本領(lǐng)、練就硬功夫，崗位技能和綜合素質(zhì)有效提升，爭當(dāng)技術(shù)能手；積極投身品牌建設(shè)，注重新聞挖掘深度，展示辦公室形象；深化作風(fēng)建設(shè)，認(rèn)真落實(shí)機(jī)關(guān)“十不準(zhǔn)”要求，發(fā)揮好機(jī)關(guān)的示范引領(lǐng)作用；年度新增檔案數(shù)字化率達(dá)到95%；工作中實(shí)現(xiàn)溝通協(xié)調(diào)“零距離”、檔案查詢“零障礙”、服務(wù)質(zhì)量“零投訴”；全廠干部職工能夠方便、準(zhǔn)確、快捷地查找所需要的檔案資料，檔案資料的查全率、查準(zhǔn)率均達(dá)到100%；有效開發(fā)企業(yè)檔案知識(shí)信息資源，檔案工作的價(jià)值得到充分體現(xiàn)。

3企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)的問題

3.1企業(yè)檔案信息化認(rèn)識(shí)不足

目前人們受傳統(tǒng)因素的影響，已經(jīng)習(xí)慣了人工處理檔案。這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因是對(duì)企業(yè)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，對(duì)于效率等各方面都有很大提高，企業(yè)檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業(yè)檔案的個(gè)人工作效率、提高企業(yè)部門的整體職能效率，還有利于對(duì)企業(yè)檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業(yè)檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個(gè)大環(huán)境的形成，一味堅(jiān)持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，企業(yè)部門要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作者信息化知識(shí)的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵(lì)二級(jí)單位積極開展檔案信息化工作，提高對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。

3.2檔案管理工作缺少專業(yè)人員

我國目前許多單位檔案管理人員的專業(yè)性不足，這是阻礙檔案管理工作的絆腳石。一方面，這些非專業(yè)人員都不是檔案管理專業(yè)出生，沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所以在網(wǎng)絡(luò)信息化迅速發(fā)展的時(shí)代，他們很難適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，嚴(yán)重影響了企業(yè)及單位檔案管理工作的發(fā)展；另一方面，許多檔案管理工作者的年齡都比較大，在工作上缺乏責(zé)任心和工作激情，導(dǎo)致檔案管理中存在很大的缺漏，他們也不能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，這就使得檔案管理工作只是形同虛設(shè)，并不能起到應(yīng)有的作用，所以培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員非常重要，只有讓專業(yè)的人員去從事這項(xiàng)工作，才能加快我國企業(yè)及單位檔案管理信息化建設(shè)步伐。

3.3信息化設(shè)備利用率低

企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時(shí)間的發(fā)展，部分企業(yè)檔案部門也積極引入計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略。但實(shí)際上，目前我國企業(yè)檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實(shí)際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是下一步促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的重要工作點(diǎn)。

4企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新措施

4.1善于學(xué)習(xí)

檔案管理以安全管理為基礎(chǔ)，以確保安全為底線，以信息化建設(shè)為重點(diǎn)，推進(jìn)協(xié)同發(fā)展。面對(duì)檔案種類繁多、現(xiàn)代信息化技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力方面要求越來越高的今天，要開展終身學(xué)習(xí)模式。一個(gè)合格的檔案管理人員：一是不僅要學(xué)好檔案管理技能，要對(duì)檔案法、目錄學(xué)和檔案保護(hù)學(xué)等學(xué)科有詳細(xì)了解，同時(shí)也需要廣博的知識(shí)體系，能夠看懂檔案里面的內(nèi)容，并將各方面繁雜的信息進(jìn)行區(qū)分和整理。二是結(jié)合自己的崗位工作，熟練掌握檔案數(shù)字化各種軟件運(yùn)用，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)（靈活運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)、掃描儀、PDF編輯軟件、圖像處理軟件等等）、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。完成“檔案資料管理者”向“檔案信息的導(dǎo)航者”的職能轉(zhuǎn)變。

4.2加大檔案收集力度

著力重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目資料的收集，確保電子文件與紙質(zhì)及其他載體形式檔案同步收集，確保我廠在安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件及各種載體形式的檔案不流失。針對(duì)我廠運(yùn)維檢修、技改和小型基建項(xiàng)目管理實(shí)際，自覺學(xué)習(xí)工程建設(shè)管理環(huán)節(jié)的相關(guān)知識(shí)，做好與項(xiàng)目管理部門、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的溝通，做好科技檔案歸檔工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，及時(shí)了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，將各階段形成的檔案及時(shí)收集整理直至竣工驗(yàn)收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

4.3提升服務(wù)

服務(wù)是檔案工作的永恒主題。一是創(chuàng)新服務(wù)形式。依法做好檔案查閱服務(wù)，改進(jìn)查閱方式，簡化利用手續(xù)，提供最快捷、最完善、最規(guī)范的服務(wù)，最大限度滿足利用者需求，拓展服務(wù)渠道，圍繞工作需要，主動(dòng)開發(fā)檔案資源，積極提供檔案信息服務(wù)。做到檔案資料的查全率、查準(zhǔn)率均達(dá)到100%。二是加大檔案開發(fā)力度。加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息，不斷挖掘檔案的價(jià)值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好為全廠各項(xiàng)工作提供參考。三是加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。

4.4建立檔案信息化建設(shè)工作組

企業(yè)檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項(xiàng)工作、保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正確對(duì)接和順利實(shí)施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行總體布局，并制定詳細(xì)發(fā)展和工作計(jì)劃，同時(shí)推進(jìn)和監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案信息化工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，但也是我國企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實(shí)施者共同努力，才能更好地完成。

結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)及單位檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求，各單位要重視這項(xiàng)隱秘的工作，學(xué)會(huì)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)去管理和監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全性和隱秘性目標(biāo)。檔案管理信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，它并不是在短時(shí)間內(nèi)就可以徹底解決和完成的，它需要檔案工作者在不斷的實(shí)踐中更新自身的服務(wù)理念與創(chuàng)新意識(shí)。

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