機(jī)關(guān)汽車管理信息化探索

蔡萬清

摘 要：隨著以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化浪潮席卷全球，信息化運(yùn)用已滲透到現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)層面，在車輛調(diào)度管理方面的應(yīng)用也必將起到提高管理效率，節(jié)約人力資源，控制車輛使用的隨意性，增加車輛派遣透明度，增強(qiáng)對(duì)車輛行駛里程、速度、范圍、油耗的控制，強(qiáng)化車輛維修成本的控制，提升市級(jí)機(jī)關(guān)車輛整體效益等各個(gè)方面有著非常重要的作用。本文就這一問題對(duì)市級(jí)機(jī)關(guān)車輛調(diào)度信息管理的情況進(jìn)行了調(diào)查。

關(guān)鍵詞：車輛調(diào)度管理；信息管理；信息化

一、傳統(tǒng)車輛調(diào)度管理存在的弊端

過去市級(jí)機(jī)關(guān)的車輛不多，每個(gè)單位的車輛也很少，就我們管理局車隊(duì)只有幾十輛車，總體來說車輛的信息化程度也不高，當(dāng)時(shí)的車輛調(diào)度管理上存在諸多弊端：一是人員素質(zhì)差，管理人員、駕駛員文化層次低，管理混亂，管理人員和駕駛員經(jīng)過正規(guī)招聘考試很少，都是靠某些領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系走后門進(jìn)來的；二是缺乏必要的制度，車輛技術(shù)檔案和人員信息檔案，正式的派車制度和車輛保養(yǎng)維修制度；三是事故多，駕駛員的安全教育少，每年一次的駕駛證年審時(shí)才感到交通的必要性，國(guó)家沒有交通法，出了問題事故雙方均沒有強(qiáng)有力的依據(jù)；存在諸多無法回避事實(shí)；四是管理不統(tǒng)一，安全防盜、防火、油料和材料管理不嚴(yán)，貪污浪費(fèi)情況十分嚴(yán)重，公車私用、維修人員貪污材料費(fèi)，駕駛員貪污油料和出差費(fèi)時(shí)有發(fā)生；五是調(diào)度不及時(shí)，工作效率不高，車輛調(diào)度管理全部的登記表都是個(gè)人手工填寫完成的，手續(xù)十分繁瑣，也很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致調(diào)度不及時(shí)、不準(zhǔn)確，車輛閑忙不均，給領(lǐng)導(dǎo)用車帶來很多不便，經(jīng)常耽誤工作和開會(huì)。

二、新世紀(jì)車輛調(diào)度信息管理的現(xiàn)實(shí)需求

隨著經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，傳統(tǒng)的車輛調(diào)度管理已經(jīng)難以適應(yīng)要求，車輛調(diào)度管理的信息化成為必然選擇，許多單位的車管也意識(shí)到了可以帶來的多方面益處。一是提高效率。可以將大量原始資料快速地導(dǎo)入電腦，免去了手工錄入這種耗時(shí)耗力的原始勞動(dòng)，通過電腦軟件的開發(fā)，局域網(wǎng)使用，輕松實(shí)現(xiàn)日常管理；二是降低誤差。通過軟件界面的設(shè)計(jì)優(yōu)化和差錯(cuò)控制提示功能，有效地避免人為差錯(cuò)。如果輸入多了則無法輸進(jìn)，輸入少了則提交時(shí)彈出 提示對(duì)話框；三是節(jié)省成本。效率的提高節(jié)省了人力和時(shí)間，換言之就是節(jié)省了車輛使用的成本；四是便于考核。信息化將管理流程 轉(zhuǎn)化為了軟件操作的一個(gè)個(gè)步驟，每一個(gè)步驟鏈接緊密，上一個(gè)步驟的操作人員要對(duì)下一個(gè)步驟的操作人員負(fù)責(zé)，從人員、時(shí)間、質(zhì)量三方面對(duì)管理工作起到了很好的監(jiān)控作用，每一次的操作都會(huì)留下記錄，為責(zé)任倒查追究提供了很好的依據(jù)，便于對(duì)車管人員進(jìn)行績(jī)效考核。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，信息化將會(huì)誕生出更多更好的應(yīng) 用，車輛歸并車隊(duì)管理后，車隊(duì)要做的就是如何積極應(yīng)用適合自己的信息技術(shù)成果，將車隊(duì)管理水平不斷推向更高的層次，適應(yīng)機(jī)關(guān)工作的現(xiàn)實(shí)需求。

三、建立車輛調(diào)度信息管理的具體實(shí)踐

車隊(duì)建立車輛調(diào)度信息化管理系統(tǒng)共分成以下幾個(gè)步驟。首先是前期準(zhǔn)備工作，分成三個(gè)階段。先是對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行多方了解和論證。先后多開幾次座談會(huì)，一方面是找來了過去在車隊(duì)工作過的老人員、老領(lǐng)導(dǎo)座談，讓他們談?wù)勔郧败囕v調(diào)度工作的 漏洞或不足，出出主意；另一方面是召開車隊(duì)人員動(dòng)員會(huì)、座談會(huì)，談?wù)勏敕?，讓他們各自寫出改革方案，積極參與改革。通過內(nèi)部發(fā)動(dòng)，讓大家充分認(rèn)識(shí)到了車輛調(diào)度信息管理的重要性和必要性，增強(qiáng)自覺性和主動(dòng)性，形成合力，為這項(xiàng)工作的順利開展做好準(zhǔn)備。 接著是到車輛調(diào)度信息化開展較早的周邊省市縣學(xué)習(xí)取經(jīng)。聽他們的經(jīng)驗(yàn)介紹，看他們新開發(fā)的車輛調(diào)度管理信息軟件，學(xué)習(xí)他們從車輛調(diào)度管理制度的建立到車輛管理的信息化的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，收獲頗豐后，使車隊(duì)對(duì)車輛調(diào)度信息管理有了直觀的認(rèn)識(shí)，也對(duì)自身的 車輛調(diào)度信息管理有了信心。然后是建立健全車隊(duì)各項(xiàng)管理制度，并納入到“信息化”管理體系中去，具體做法如下：

1. 車隊(duì)長(zhǎng)制度：主要是調(diào)度管理的日常事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督車隊(duì)的安全、財(cái)務(wù)、人事、維修，制定車隊(duì)的規(guī)劃和車隊(duì)的總體工作計(jì)劃，對(duì)車隊(duì)實(shí)行人性化管理等；

2.安全員調(diào)度員制度：要求熟練掌握車隊(duì)的車輛、駕駛員情況，與用車部門協(xié)調(diào)安排事宜，調(diào)控車輛、人員，做好記錄，了解 車輛運(yùn)行狀況，負(fù)責(zé)全隊(duì)的駕駛員安全教育與安全知識(shí)培訓(xùn)，做好 人員的思想工作，確保全隊(duì)穩(wěn)定，檢查車輛安全技術(shù)狀況，檢驗(yàn)駕駛員的駕駛行為，杜絕酒后開車，負(fù)責(zé)車輛的事故處理、保險(xiǎn)、理賠，與交警大隊(duì)關(guān)系的協(xié)調(diào)等；

3.駕駛?cè)斯芾碇贫龋褐饕侨绾握衅浮⒔馄?。招聘駕駛員以考試和考察結(jié)合的原則，凡進(jìn)必考，擇優(yōu)錄取，公開、公平、公正， 出勤制度、駕駛員的培訓(xùn)、和懲罰措施；

4.財(cái)務(wù)、材料、配件管理制度：車輛消耗核算、費(fèi)用報(bào)銷、現(xiàn)金的領(lǐng)用、配件材料的采購領(lǐng)用等；

5.獎(jiǎng)懲制度：對(duì)酒后駕駛車輛、浪費(fèi)貪污油材料采取重罰， 對(duì)于節(jié)約的給予公開、透明的獎(jiǎng)勵(lì)。前期工作完成后，接下來就是在搜集到的相關(guān)資料和簡(jiǎn)單的系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，針對(duì)車隊(duì)的實(shí)際情況進(jìn)行車輛調(diào)度信息管理軟件的研發(fā)。

任務(wù)分解、分工合作，主要是幾方面的工作：一是針對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)實(shí)際狀況怎么樣開設(shè)局域網(wǎng)，使現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)和乘用者的聯(lián)接問題，也就是上下聯(lián)接如何能順利、快速、暢通；二是對(duì)現(xiàn)有的車輛、人員、固定資產(chǎn)和配件這三大塊如何輸入計(jì)算機(jī)。車牌號(hào)碼、技術(shù)狀況、車輛登 計(jì)證上的車輛參數(shù)、和對(duì)不同車型在實(shí)際行駛中的耗油量。人員就是對(duì)現(xiàn)有管理人員的情況，駕駛?cè)思夹g(shù)、駕駛年限、學(xué)歷、家庭情況。固定資產(chǎn)和配件，就是現(xiàn)有的固定資產(chǎn)有多少，配件有多少，現(xiàn)在年均耗損配件和資金的年使用情況；三是通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如何填寫派車單，如何審批、結(jié)合車隊(duì)的實(shí)際情況，研發(fā)出一套集派車登記，駕駛?cè)诵畔⒐芾?，車輛信息管理，里程信息管 理與一體的多功能、較為先進(jìn)的車輛調(diào)度管理系統(tǒng)軟件。主要功能有：機(jī)構(gòu)部門維護(hù)、員工信息維護(hù)、系統(tǒng)字典維護(hù)、查詢統(tǒng)計(jì)、駕駛員基本檔案、違章記錄、年審記錄、車輛基本檔案、年檢記錄、保險(xiǎn)記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、加油記錄、規(guī)費(fèi)記錄、出車記錄、變更記錄等全面管理，并提供到期年檢提醒、保險(xiǎn)到期提醒、保養(yǎng) 提醒、駕照年審提醒、規(guī)費(fèi)到期提醒等智能預(yù)警功能。檔案管理中主要對(duì)基礎(chǔ)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理，包括駕駛員檔案、車輛檔案、往來單位檔案、員工檔案等。車輛檔案登記車輛的詳細(xì)資料信息，包括車牌、品牌、型號(hào)、發(fā)動(dòng)機(jī)、載重、價(jià)格、生產(chǎn)日期、購買日期和圖片信息等。車輛檔案和駕駛員檔案除提供基本信息管理之外，還提供圖片信息管理功能。車輛日常業(yè)務(wù)主要包括維修管理、 保養(yǎng)管理、保險(xiǎn)管理、年檢管理、事故管理、出車管理、收支管理 等。維修管理登記車輛的維修保養(yǎng)記錄信息，如維修類型、維修記錄和金額。投保管理登記車輛的投保記錄信息，如投保保險(xiǎn)公司、保險(xiǎn)項(xiàng)目和金額。年檢管理登記車輛的年審記錄信息，如年審登記、級(jí)別和金額。事故管理登記車輛的事故記錄信息，如事故類型、對(duì)方車牌、駕駛?cè)?、單位、電話、公司承?dān)金額、個(gè)人承擔(dān)金額、對(duì)方承擔(dān)金額、保險(xiǎn)賠償金額、事故概要、我方損壞程度、對(duì)方損壞 程度、和解內(nèi)容和事故現(xiàn)場(chǎng)圖片信息。出車管理登記車輛的出車記 錄信息，如用車人、事由、行駛里程、出車時(shí)間、返回時(shí)間。費(fèi)用支出管理登記車輛的費(fèi)用支出情況，及時(shí)掌握車輛運(yùn)營(yíng)的消耗情況。費(fèi)用收入管理登記車輛的費(fèi)用收入情況，及時(shí)掌握車輛運(yùn)營(yíng)的收益情況。這樣既可以管理車輛相關(guān)記錄，還可以進(jìn)行車輛費(fèi)用核算。車輛使用管理提供直觀的車輛狀態(tài)圖，車隊(duì)管理人員可以一目了然的掌握車輛最新狀態(tài)，包括全部、可用、出車、維修和其它狀態(tài)，并且可直接基于狀態(tài)圖進(jìn)行各種操作，并提供出車單打印等功能，大大提高車隊(duì)管理人員的工作效率。系統(tǒng)提供豐富的報(bào)表，包括各種明細(xì)報(bào)表和匯總統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如：車輛檔案表、駕駛員檔案表，車輛運(yùn)行記錄表，加油記錄表、規(guī)費(fèi)記錄表、維修記錄表、違章記 錄表、年檢記錄表、保險(xiǎn)記錄表、費(fèi)用明細(xì)表和車輛費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表。系統(tǒng)提供查詢、報(bào)表打印、數(shù)據(jù)導(dǎo)出和報(bào)表自定義功能。智能預(yù)警功能提供年檢到期提醒、保險(xiǎn)到期提醒、保養(yǎng)提醒、駕照年審提醒，規(guī)費(fèi)到期提醒等功能。這套系統(tǒng)擁有數(shù)據(jù)模糊檢索功能，可快速、準(zhǔn)確的找出相關(guān)的車輛信息資料，系統(tǒng)可以運(yùn)用車輛所有信息進(jìn)行檢索，系統(tǒng)采用簡(jiǎn)潔、實(shí)用的員工權(quán)限機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的完整性，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，支持從Excel導(dǎo)入設(shè)備資料，減少初期 數(shù)據(jù)錄入的工作量，軟件界面直觀、操作簡(jiǎn)單，支持全鍵盤操作。

四、車輛調(diào)度管理系統(tǒng)軟件的使用

經(jīng)過使用和不斷完善，車隊(duì)車輛調(diào)度信息管理取得了顯著的成效：1、準(zhǔn)確清晰，將所出車輛與所在車輛合理分配，提供車輛實(shí) 際與計(jì)劃的使用情況，準(zhǔn)確清晰的記錄所出車輛的駕駛?cè)藛T、目的地、出發(fā)時(shí)間、到達(dá)時(shí)間、總行駛里程、所消耗的費(fèi)用等問題得到確切的解決，這樣就很好的解決了以往人工記錄所帶來不便的地方，從而更好的解決了以往的不足，也彌補(bǔ)了人工帶來的的漏洞；2、方便快捷，車隊(duì)管理人員從繁瑣的傳統(tǒng)車輛調(diào)度中解放出來，從派車、出車執(zhí)行任務(wù)，到回程，方便、快速、簡(jiǎn)捷無紙化；3、精細(xì)透明，從車輛人員信息的數(shù)據(jù)輸入到日常管理，車輛技術(shù)狀況，車輛何時(shí)年審、保養(yǎng)、行駛公里數(shù)、保險(xiǎn)，人員的招聘，駕駛?cè)说陌踩逃?、?jiǎng)利、駕駛證的年審情況等都是公開的；4、減員增效，提高車輛的合理使用，解決了過去車輛調(diào)度管理混亂，減少公車私用，駕駛員貪污油料等，車輛的事故大大減少；總之，沒有了領(lǐng)導(dǎo)和同事的吵鬧現(xiàn)象，沒有了耽誤出車時(shí)間的現(xiàn)象，工作的熱情度明顯增加，貪污油材料、出私 車的沒有了，學(xué)習(xí)的多了，真正做到了和諧相處，建成和諧車隊(duì)，模范車隊(duì)。

五、持續(xù)改進(jìn)不斷提高

為了提高車輛調(diào)度管理的工作效率，還需要改進(jìn)完善，比如現(xiàn)實(shí)中乘者的需求各異甚至相互沖突，乘者滿意度的提高和運(yùn)作成本的降低就是一對(duì)矛盾，車隊(duì)在運(yùn)著決策中沒有充分考慮多目標(biāo)的情況，對(duì)服務(wù)水平，運(yùn)營(yíng)成本，時(shí)間，距離等各方面的因素進(jìn)行權(quán)衡，距離效益最大化的目標(biāo)尚有不小差距；車輛調(diào)度管理實(shí)際面臨的不確定性因素很多，而目前我們市級(jí)機(jī)關(guān)還沒有利用開發(fā)車輛調(diào)度系統(tǒng)，考慮由一個(gè)或幾個(gè)方面（如需求、行駛時(shí)間、乘者的不確定性）引起的車輛調(diào)度優(yōu)化問題，未綜合考慮車輛、乘者、路況等各種不確定性因素，同時(shí)對(duì)不確定性的考慮也只限于單一的隨機(jī)或模糊形式的不確定性，領(lǐng)導(dǎo)的決策很重要，今后要采取改進(jìn)措施不斷完善，結(jié)合這次車改帶來機(jī)會(huì)，車輛調(diào)度管理軟件系統(tǒng)對(duì)車隊(duì)是很重要的，應(yīng)用科學(xué)的車輛調(diào)度方法，減少運(yùn)營(yíng)成本，為機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)與同事們提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。車輛調(diào)度管理系統(tǒng)是個(gè)新興的課題，也是一個(gè)逐步探索的過程。相信這些新知識(shí)、新技能一定會(huì)幫助我為機(jī)關(guān)車輛信息化調(diào)度管理工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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