加強(qiáng)檔案信息化管理工作解析

馬寧芳

摘要：如今，我國的社會(huì)科技的發(fā)展日異月新，帶動(dòng)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，目前網(wǎng)絡(luò)科技已經(jīng)走進(jìn)各行各業(yè)，并且給企業(yè)的發(fā)展帶來了很大的幫助。幾年來，我國的很多企業(yè)單位在檔案管理事業(yè)也發(fā)展迅速，而網(wǎng)絡(luò)科技在檔案管理工作中得到了很好的應(yīng)用，有效地提高了檔案管理事業(yè)的工作效率，使得檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化目標(biāo)。本文主要針對(duì)檔案管理對(duì)事業(yè)發(fā)展的重要性進(jìn)行詳細(xì)地分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；工作；分析

1檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理是一項(xiàng)工作程序復(fù)雜，在實(shí)踐過程中涉及的內(nèi)容方方面面，傳統(tǒng)的工作方式采用的流程非常繁雜，這個(gè)工作開展帶來一定難度。通過手工操作不僅降低了工作效率，同時(shí)還大大地增加了工作時(shí)間，難以滿足閱覽人員的需求。如今，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的推動(dòng)下，現(xiàn)代化的檔案管理工作可以有效地解決了傳統(tǒng)的復(fù)雜的工作流程。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來做好檔案管理工作，有利于企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定地發(fā)展。

1.1 能夠提升檢索速度、提高檢索準(zhǔn)確性

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理人員對(duì)信息的錄入以及需要使用檔案信息的相關(guān)人員都是需要手工操作的，這樣的操作方法明顯地就降低了工作效率，從而也大大地提高了出錯(cuò)率，不利于檔案信息管理工作的發(fā)展。自從實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化管理模式，極大地提高了信息的查詢效率，有效地解決了傳統(tǒng)的管理模式中笨拙的操作方式，大大地降低了出錯(cuò)率。

1.2 提高檔案信息利用率

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，人們對(duì)環(huán)保意識(shí)也擄愛越重視，在在企業(yè)工作過程中，單位辦公室都逐漸執(zhí)行無紙化模式，使得辦公程序的自動(dòng)化技術(shù)得到明顯地提高，但是這無形中就使得辦公數(shù)字化與紙質(zhì)的檔案保存方式產(chǎn)生了巨大的矛盾。自從企業(yè)單位的檔案信息管理采用了信息化技術(shù)的方式后，使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化、數(shù)字化模式，同時(shí)還有效地改變了傳統(tǒng)性的檔案管理模式，這對(duì)減少工作人員的工作難度以及提升他們的工作效率有著重要作用，而且還能解決查閱人員的閱讀難度。

1.3有利于實(shí)現(xiàn)資源共享

辦公自動(dòng)化技術(shù)對(duì)檔案信息化管理有著重要的意義，其可以幫助企業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理和管理的一體化，逐漸向現(xiàn)代化科技不斷靠攏。檔案的信息化管理同時(shí)還可以對(duì)檔案信息進(jìn)行分類保存，這給使用人員在查閱過程中提供了便捷，使用人員可以根據(jù)自己的信息性質(zhì)有目的性地尋找，這樣可以極大地減短了查找時(shí)間。

1.4 提升檔案管理工作效率

在這種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)達(dá)的背景下，檔案信息日常的管理過程中，相關(guān)檔案管理部門可以利用現(xiàn)代化科技的自動(dòng)化技術(shù)來完成檔案信息的收集、整理、歸檔、保存以及使用過程。通過自動(dòng)化管理模式可以提高檔案信息管理的工作效率，減少人工手工操作的失誤，同時(shí)還可以改變傳統(tǒng)性的紙質(zhì)的檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理工作逐漸走向信息化、智能化和現(xiàn)代化的目標(biāo)。

2檔案信息化管理的必要性

.1 轉(zhuǎn)變管理理念

當(dāng)云時(shí)代不斷深入的過程中檔案管理工作正在向著信息化、智能化領(lǐng)域發(fā)展，信息化的檔案管理工作有效地解決了工作人員的復(fù)雜化，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。 因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展迅速，為了滿足檔案工作的發(fā)展需求，如今的檔案管理工作不僅僅只針對(duì)紙質(zhì)的信息錄入為電子版的形式，連檔案的錄音、錄像以及相片等也歸納為檔案管理工作范圍之內(nèi)。之所以不斷地優(yōu)化檔案管理工作，不僅是為了順應(yīng)時(shí)代潮流，而且還是改變傳統(tǒng)工作模式的一種途徑這對(duì)提升檔案管理工作效率，給人們提供更簡(jiǎn)單、更便捷的方式。為了滿足現(xiàn)代化企業(yè)單位的發(fā)展需求，相關(guān)單位部門應(yīng)該要加強(qiáng)引用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不斷地優(yōu)化檔案管理理念，從而促進(jìn)檔案管理智能化、信息化。

2.2 創(chuàng)新管理方法

由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展日異月新，使得每個(gè)企業(yè)單位的都在蓬勃發(fā)展，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著很大的積極的有影響，尤其是檔案信息的管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。在實(shí)踐過程中，一些人認(rèn)為檔案管理給企業(yè)帶來的效益并不大，這種想法是錯(cuò)誤的，所謂的檔案管理其實(shí)就是對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)、商業(yè)機(jī)密等重要的記載和管理，如果不對(duì)其加強(qiáng)管理，將會(huì)嚴(yán)重地影響著企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定地發(fā)展。如今，企業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力十分激烈，在這種背景下，想要企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)中立足，就必須加強(qiáng)管理檔案信息，不斷地優(yōu)化管理體制，轉(zhuǎn)變企業(yè)對(duì)檔案管理理念，不斷地改革創(chuàng)新，為企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展提供有利的條件。

2.3 完善內(nèi)部管理

如今，很多企業(yè)單位并不重視檔案的管理工作，使得檔案信息容易出現(xiàn)泄漏等現(xiàn)象，從而不利于企業(yè)的健康發(fā)展。由此可見，企業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理工作。因此，在實(shí)踐過程中，為了使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)智能化、現(xiàn)代化，企業(yè)在發(fā)展的過程中，就需要完善相關(guān)的管理體系，將健全的制度制定出來，貫徹落實(shí)好檔案信息管理的各個(gè)流程，每個(gè)工作環(huán)節(jié)都需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，明確好各個(gè)崗位的工作職責(zé)，才能把檔案管理工作做得更完美，從而促進(jìn)企業(yè)單位的發(fā)展。

2.4 要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)

在實(shí)踐過程中，為了能夠促進(jìn)檔案信息管理工作正常開展，在工作的過程中，電器設(shè)備是檔案管理工作的資本，是保證檔案信息管理工作的硬性條件。為此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的智能化、科技化的發(fā)展，相關(guān)企業(yè)單位要給予檔案管理部門足夠的設(shè)備儀器，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的齊全，才能給予檔案信息化管理最基本的保障。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，如今，檔案管理工作也逐漸地實(shí)現(xiàn)了信息化，在工作過程中，必須要著手對(duì)工作人員技能的培訓(xùn)，使其能夠技能理論相互結(jié)合。例如：具有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)地最基本的條件，還要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)。由于檔案管理工作是比較繁瑣的，而且系統(tǒng)性很強(qiáng)，基于此，這就要求檔案管理人員要有耐心，并且在工作過程中要仔細(xì)的進(jìn)行工作，同時(shí)還要具備良好的職業(yè)道德，唯有如此，才能保證檔案信息的真實(shí)性和實(shí)效性，保證檔案信息的安全，從而確保檔案信息不外漏。

2.5 加強(qiáng)檔案信息化管理的安全工作

都知道，如今雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到良好發(fā)展，并且對(duì)人們的工作和生活有著重要的意義，但是網(wǎng)絡(luò)信息也有漏洞，不能保證其是十分的安全，網(wǎng)絡(luò)信息容易遭受到不法分子的入侵盜走檔案信息，也會(huì)有其他黑客、木馬等病毒的入侵，導(dǎo)致有些檔案信息被盜或者消失等情況。為此，檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理，還要定期的做好計(jì)算機(jī)設(shè)備殺毒工作，晚上好計(jì)算機(jī)防火墻，從而保證檔案信息的安全性。同時(shí)，作為一名合格的且專業(yè)的檔案管理人員，在接觸檔案信息時(shí)，務(wù)必嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定要求，嚴(yán)格按照程序走，不能隨意打開任何的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案信息管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻，由于檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性強(qiáng)、結(jié)構(gòu)性緊密的一項(xiàng)工作，因?yàn)椋诠芾砉ぷ鬟^程中，需要每個(gè)部門已經(jīng)每個(gè)工作人員的積極配合，才能把檔案管理工作做得最好。基于此，企業(yè)單位要重視檔案的管理工作，積極優(yōu)化檔案的管理模式，完善好相關(guān)的管理體系，加快檔案信息化管理的進(jìn)程。同時(shí)，還要不斷地提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，端正管理人員的管理態(tài)度和理念，增加管理人員的檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性的意識(shí)，才能更好地保證檔案管理工作做得更好。

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