關(guān)于事業(yè)單位財務檔案管理存在的弊端分析及優(yōu)化方案探討

何劍輝

摘要：對于事業(yè)單位來說，對新形勢下的財務檔案管理要求不斷提高。在不斷改進檔案管理工作過程中，勢必會顯現(xiàn)諸多弊端。為了不斷優(yōu)化事業(yè)單位的財務檔案管理工作，改善工作實效，本文針對事業(yè)單位優(yōu)化財務檔案管理方案及建議，以期對事業(yè)單位在家今后的檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；財務檔案管理；弊端；優(yōu)化方案

在當今形勢下，我國的事業(yè)單位得到快速發(fā)展，財務檔案管理工作也逐漸暴露出不少問題，落后的管理模式、綜合能力較低的檔案管理人員、有待進一步完善的管理制度等都是普遍存在的問題。要想改變事業(yè)單位財務檔案管理的工作現(xiàn)狀，應當結(jié)合這些問題尋找成因，并提出有效對策和改進方案。

一、事業(yè)單位改進財務檔案管理工作的現(xiàn)實意義

新形勢下，對于事業(yè)單位來說，財務檔案管理工作是一項重要的工作之一。由于檔案保管年限較長，落后的管理方式等勢必會約束事業(yè)單位的財務檔案管理工作進展。為了使財務檔案管理工作能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，一定要不斷改進落后的財務檔案管理工作，這對事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)具有十分重要的現(xiàn)實意義，具體表現(xiàn)如下：

首先，有助于貫徹落實相關(guān)財務法規(guī)。面對各種突發(fā)狀況，如果沒有到位和規(guī)范的事業(yè)單位財務檔案管理，勢必會使單位相關(guān)工作陷入僵局。只有不斷增強事業(yè)單位財務檔案管理的規(guī)范性，優(yōu)化相關(guān)管理模式，才能使事業(yè)單位在財務檔案管理工作能夠依法治理。

其次，便于審計部門開展審計工作。對于事業(yè)單位來說，財務審計可以預防犯罪、為取證提供重要依據(jù)，因此審計是一項重要的工作。但是，要想高效開展審計工作，離不開規(guī)范的財務檔案管理。事業(yè)單位應當重視檔案管理工作的重要性，主動加強管理方式，為審計部門提供工作便利，協(xié)助完成單位的審計工作。

最后，有助于充分發(fā)揮事業(yè)單位的相關(guān)職能。事業(yè)單位在履行相關(guān)職能時，一項重要的參考依據(jù)便是財務檔案內(nèi)容。為保證相關(guān)職能發(fā)揮地更加高效，一定要確保單位的財務檔案內(nèi)容的真實性，為今后事業(yè)單位在決策和制定計劃方面提供有力依據(jù)。因此，將事業(yè)單位的財務檔案管理工作開展地更加規(guī)范化，可以提升財務檔案信息的真實性，保證事業(yè)單位在履行職責時，可以有據(jù)可依。

二、事業(yè)單位財務檔案管理存在的弊端

1.對財務檔案管理工作不夠重視

部分事業(yè)單位，對財務檔案管理工作認識不足，財務檔案管理的從業(yè)人員責任心欠缺，不少管理人員甚至報有無所謂的態(tài)度。這直接導致很多財務檔案管理工作表面化，在真正收集財務檔案資料時不夠重視，部分重要的財務檔案資料甚至出現(xiàn)失真的情況。此外，事業(yè)單位不重視財務檔案管理人員，對財務檔案管理人員的配備沒有給予充分的支持，很多從業(yè)人員甚至是兼職從事財務檔案管理工作，工作效率底下等情況時有發(fā)生。

2.財務檔案管理工作信息化水平不足

很多事業(yè)單位中，財務檔案管理工作仍然停留在紙質(zhì)財務檔案管理階段，對裝訂和整理財務檔案缺乏有效分類。信息化應用于財務檔案管理工作后，很多繁瑣而復雜的紙質(zhì)檔案歸檔工作遲遲未能落實到位。加之財務檔案管理信息化實施后，并未充分發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢，財務檔案管理工作仍然處于落后繁瑣的工作環(huán)境中。

3.財務檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

要想做好財務檔案管理工作，需要依靠相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)范下，全面開展歸檔工作，這樣才能夠保證事業(yè)單位的財務信息得到全面、具體的管理。但是，從現(xiàn)階段來看，由于很多事業(yè)單位對財務檔案管理工作重視程度不足，配備的從業(yè)人員整體素質(zhì)不高，很多缺乏專業(yè)知識或安排兼職人員擔任財務檔案管理工作。單薄的法律意識，薄弱的信息技術(shù)以及沒有專業(yè)的檔案管理知識，這些都成為當前檔案管理人員素質(zhì)底下的主要原因。他們無法滿足新形勢下，事業(yè)單位財務檔案管理工作的基本需求，在日常工作中極易發(fā)生錯誤導致財務管理工作無法順利開展，甚至給事業(yè)單位帶來不可磨滅的經(jīng)濟損失。

三、優(yōu)化方案及相關(guān)建議

1.提高對財務檔案管理工作的重視程度

要想做好事業(yè)單位的財務檔案管理工作，首先應當從意識上給予足夠的重視。事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導應當首先認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，加強內(nèi)部關(guān)于做好財務檔案管理工作的意識，提高財務檔案管理工作的監(jiān)督機制，完善管理過程中的相關(guān)制度。不斷增強人員的主人翁意識，讓他們能夠細致、嚴格地完成財務檔案工作的鑒定和審核，充分發(fā)揮財務檔案管理機構(gòu)的協(xié)調(diào)能力。與此同時，事業(yè)單位的領(lǐng)導層應當對事業(yè)單位進行科學決策，以身作則，提高事業(yè)單位的財務檔案管理意識，為單位構(gòu)建一個良好的工作氛圍和內(nèi)部環(huán)境，以此來保障整個財務檔案管理工作能夠有序開展。

2.加大財務檔案管理信息化發(fā)展力度

從基礎(chǔ)設施方面來看，事業(yè)單位的財務檔案管理應當加大構(gòu)建力度。事業(yè)單位可以組織相關(guān)人員提出設計方案，分別結(jié)合檔案管理和財務管理兩個層面考慮，制定出符合本單位實際的方案，綜合多重需求，充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，同時避免部分財務信息出現(xiàn)重疊，提高工作效率，提高事業(yè)單位在管理財務檔案過程中所需的硬件設備。此外，還應當提升實踐能力，確保財務檔案在管理過程中的信息化程度，高標準、嚴要求，將事業(yè)單位的工作開展與財務檔案管理工作有機結(jié)合，保證各項經(jīng)濟活動有條不紊地開展，提高事業(yè)單位財政資金的利用率，為事業(yè)單位爭取最大的發(fā)展優(yōu)勢。

3.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

科技不斷進步，信息化程度不斷提升，電算化時代的到來也使事業(yè)單位的財務檔案管理工作逐漸向電子化形式發(fā)展。事業(yè)單位應當結(jié)合自身發(fā)展需求，按照財務檔案管理的實際情況，不斷優(yōu)化財務檔案管理隊伍?？梢越M織從業(yè)人員定期開展專業(yè)教育培訓，提高人員整體素質(zhì)，從檔案管理及信息技術(shù)等多個角度開展培訓，使教育培訓開展形式多元化，渠道豐富化，完善財務檔案管理人員的知識體系。還可以在單位內(nèi)部開展業(yè)務比賽，鼓勵檔案管理人員積極參與其中，評選出比賽成績優(yōu)異的檔案管理人員給予表彰，樹立單位內(nèi)部的模范典型。還可以組織業(yè)務交流、專題學術(shù)研究及網(wǎng)絡業(yè)務學習活動，邀請行業(yè)內(nèi)的專家及管理人員精英進行講座，給事業(yè)單位帶來更多先進的工作方法及發(fā)展趨勢，為事業(yè)單位的財務檔案管理工作提供有利的環(huán)境，充分提升財務檔案管理人員的工作能力及業(yè)務水平。

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