談做好檔案提供利用工作

趙紅

摘要：檔案提供利用工作，是實現(xiàn)檔案工作目的的主要手段。增強檔案利用工作可以提高對海量信息的整理效果，可以合理的珍藏有研究價值的數(shù)據(jù)?？茖W規(guī)范的檔案提供利用工作只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)當前新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。本文就如何做好新形勢下的檔案提供利用工作進行探討。

關(guān)鍵詞：檔案；提供利用

檔案的存在就是為了滿足人們對各種文獻資料的需要，從而促進社會和個人的共同發(fā)展，為社會主義事業(yè)的發(fā)展盡一份力量。每天都會有很多新的檔案錄入，如何對這些海量的信息進行歸納整理，科學合理的向各個部門或個人進行信息傳遞，就是檔案提供服務(wù)工作的主要內(nèi)容了。檔案提供利用工作與廣大利用者發(fā)生密切的聯(lián)系，是檔案工作聯(lián)系群眾、服務(wù)群眾的紐帶。檔案工作是服務(wù)性工作，它的服務(wù)性集中表現(xiàn)在檔案的提供利用上。檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

一、找準服務(wù)方向，增強服務(wù)態(tài)度

檔案服務(wù)工作的根本目的就是要為人們和社會提供更好的服務(wù)，因此檔案管理人員的服務(wù)方向和服務(wù)態(tài)度十分重要，決定著提供利用工作的整理質(zhì)量。服務(wù)方向是管理人員的牡蠣目標，檔案工作者應(yīng)熱愛自己從事的事業(yè)，具備高度的工作責任感和主動服務(wù)的精神，良好的職業(yè)道德。服務(wù)態(tài)度主要是指檔案管理人員在工作過程中的認真負責程度和對工作的積極性。檔案工作者是為人民大眾和社會進行服務(wù)的，所承擔的任務(wù)很重，對責任心要求很高，除了要有必要的專業(yè)管理知識和技能外，更重要的是要有服務(wù)精神，深刻的理解自己所做的工作對社會發(fā)展的實際意義。檔案提供利用工作的服務(wù)方向并不是一成不變的，會隨著社會的發(fā)展進行相應(yīng)的調(diào)整。目前，我國正處于快速發(fā)展階段，科技水平和技術(shù)水平進步飛快，因此，檔案管理的工作方向一定要與社會發(fā)展保持一致，順應(yīng)時代的潮流，積極把先進技術(shù)手段和管理工作有機的結(jié)合起來，以經(jīng)濟建設(shè)、科學研究等方面作為檔案工作的重點內(nèi)容。

二、掌握檔案利用者的實際需要，了解檔案的基本內(nèi)容

檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的提供利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)。一個合格的檔案管理人員需要掌握很多方面的知識，最基本的就是要熟悉檔案的內(nèi)容，這種熟悉并不是要求人們記住每一份資料的具體內(nèi)容，而是了解每份檔案的性質(zhì)和分類，以便及時的為需要者提供準確的咨詢服務(wù)。不同的部門機構(gòu)對檔案的需要有著完全不同的方向，工作人員可以時常翻閱曾經(jīng)的服務(wù)記錄，觀察不同的單位對檔案的需要大致在什么方向，這樣有助于工作人員形成立體的資料結(jié)構(gòu)，對每個尋找檔案的人都能猜測出所需檔案的大概類型，便于檔案的查找和管理，減少了利用的盲目性，增加了合理性。在當前經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，檔案工作者應(yīng)認真學習黨的方針政策，關(guān)心國家大事，加強調(diào)查研究，注意社會發(fā)展和各項工作動向，尤其要實現(xiàn)檔案工作的八個根本性轉(zhuǎn)變：檔案服務(wù)職能由保管型向利用型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)主體由封閉型向開放型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)環(huán)境由行政型向法制型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)方式由實體型向信息型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)質(zhì)量由合格型向優(yōu)質(zhì)型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)手段由手工型向技術(shù)型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)人才由單一型向復(fù)合型的根本性轉(zhuǎn)變；檔案服務(wù)條件由滯后型向超前型的根本性轉(zhuǎn)變。盡管檔案提供利用工作是被動性工作，但如果熟悉了檔案，并了解和研究了客觀需要，就能化被動為主動，做好檔案提供利用工作。

三、正確處理檔案提供利用和保密關(guān)系

利用和保密的關(guān)系，是提供利用工作中需要特別注意解決的問題。我們保存檔案的目的，是為社會事業(yè)服務(wù)，提供檔案給各方面使用。但是，檔案不僅是可供各項工作利用的重要材料，更甚至其中一部分又屬于機密，所以，每個檔案工作者在做好檔案提供利用工作時，還必須注意防止出現(xiàn)失密、泄密的情況發(fā)生。這就要求檔案管理人員不僅要有較強的責任心和事業(yè)心，同時要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，對于經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚。利用與保密，從根本上說二者是一致的，都是為了合理地發(fā)揮檔案在社會事業(yè)中的作用。保密的目的，也是為了更好的利用。保密是動態(tài)的，不是靜止不變的，是隨著形勢的發(fā)展、時間、地點等條件的變化而不斷變化的。在具體處理利用和保密的關(guān)系時，要深入審查檔案內(nèi)容，根據(jù)時間的推移、地點和條件的變化，調(diào)整檔案的密級，逐步擴大利用范圍。

四、檔案提供利用工作要與現(xiàn)代技術(shù)有機結(jié)合

應(yīng)用微機進行管理是檔案管理現(xiàn)代化的標志，也是檔案利用現(xiàn)代化必備的條件，首先要把檔案工作真正擺上內(nèi)部管理和辦事日程，在物力、財力上予以大力支持，把檔案管理所需微機與計算機中心聯(lián)網(wǎng)，形成上下，縱橫聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，提高使用效率。同時，充分利用現(xiàn)代的高新技術(shù)，如復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等復(fù)制檔案，提高檔案數(shù)字化程度。在提供利用過程中，減少使用甚至不用檔案原件，以延長檔案壽命。加快計算機檢索系統(tǒng)的建立，使現(xiàn)有檔案資源盡快轉(zhuǎn)化為可以支持計算機檢索的電子數(shù)據(jù)，方便查詢利用。最終將檔案信息的開發(fā)利用向電子化、網(wǎng)絡(luò)化逐步發(fā)展。通過加強電子檔案館、虛擬檔案館、數(shù)字檔案館的建設(shè)，逐步?jīng)_破檔案利用在時間上、地域上的限制，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。以此使檔案利用的便利性、時效性需求都能夠得到滿足。

結(jié)語：

總之，檔案利用工作在新時期的再提高是一個系統(tǒng)工作，需要從觀念轉(zhuǎn)變；從豐富館藏到提高服務(wù)水平；從改善檔案利用的環(huán)境到軟硬件的投入等方面進行。在實踐中，檔案利用工作再提高的困難或許較大，但為了向利用者更好的提供服務(wù)，我們不但要從檔案部門的角度出發(fā)探討檔案利用工作，也要從利用者的角度出發(fā)研究做好檔案利用工作的方法，尋找對策，從而促進包括利用工作在內(nèi)的整個檔案工作的發(fā)展與進步。

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