電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化思考

郝書一+吳浩+張宇+張津銘

摘要：電力檔案的現(xiàn)代化管理能夠提高企業(yè)檔案利用率和綜合實力，電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理能夠改善當前企業(yè)檔案管理工作混亂的現(xiàn)狀，為電力企業(yè)事業(yè)的發(fā)展提供幫助。本文就電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化有關問題加以探討。

關鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化

電力企業(yè)只有充分認識到檔案管理的重要性，進一步調動檔案管理人員的積極性，才能提高企業(yè)工作效率。在電力企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，加強電力檔案的科學化管理，不斷提高電力企業(yè)的市場競爭力，才能滿足新時期電力檔案管理工作的各種需求，最終推動我國電力檔案管理科學化發(fā)展。電力企業(yè)必須結合時代需求、運用新技術、更新管理理念，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，促進企業(yè)又快又穩(wěn)發(fā)展。

一、電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1缺乏對實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的正確認識

在企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理中，管理主體的明確是保證管理工作有效運行的基礎。但是目前在許多電力企業(yè)中，管理部門對于檔案缺乏足夠的重視，也沒有對實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化形成正確的認識，導致了整個檔案管理工作長期以來一直處于一個低效率、低水平的模式運行。例如一些電力企業(yè)片面地認為檔案的管理就等同于人員信息的管理，只要將員工的基本信息錄入系統(tǒng)就算實現(xiàn)了管理的現(xiàn)代化，而這一觀念使得企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)從形式到內容上都過于簡單，根本無法發(fā)揮信息資源應有的價值，從而影響了電力企業(yè)的發(fā)展。

2檔案管理人員的職業(yè)素質還有待提高

雖然目前多數(shù)的電力企業(yè)都建立了相對穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍，但隊伍中人員的素質卻是參差不齊，一些人的專業(yè)程度和文化水平根本無法滿足檔案現(xiàn)代化管理的基本要求。從目前的市場競爭情況來看，電力企業(yè)檔案管理人員不僅要具備基本的檔案管理理論知識，還要懂得與電力相關的工程技術方面的知識，更要懂得利用相應的檔案管理軟件建立并維護檔案信息的技術，然而從電力企業(yè)目前的檔案現(xiàn)代化管理實際來看，多數(shù)人員的素質不夠全面，還有很大的提升空間。

3檔案管理體制與電力企業(yè)的改革不同步

隨著社會主義市場經(jīng)濟深入發(fā)展，電力企業(yè)要想在市場競爭中立足，就應該從體制的改革入手，對企業(yè)的發(fā)展模式做出全面的調整。然而在改革的過程中，許多企業(yè)都會將目光集中在與經(jīng)濟利益直接相關的部門，而對于檔案管理部門這種無法直接產生經(jīng)濟利益，甚至會增加企業(yè)的投入成本的部門，通常會采取“暫緩”的態(tài)度，而這種觀念必然使得電力企業(yè)檔案管理的改革與經(jīng)濟改革相脫節(jié)，進而造成了信息、文件收集歸檔工作的不及時、不認真，甚至關鍵的信息資料流失等現(xiàn)象，而這勢必會對企業(yè)的長遠發(fā)展造成損失。

二、加強電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的措施

1完善制度建設

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，企業(yè)文件資料也呈現(xiàn)出數(shù)量龐雜、形式多樣的特點，因此電力企業(yè)應根據(jù)這一情況，對企業(yè)內部的管理結構進行重新調整，以盡快梳理、制定出與檔案的現(xiàn)代化管理相適應的規(guī)章制度。例如電力企業(yè)應該重新劃定檔案管理的內容，明確電子文件的收集、歸檔方法；重新規(guī)劃檔案管理人員的責任，并利用責任追究、績效考核等方式實現(xiàn)管理責任的有效落實；利用相關制度推動部門之間的協(xié)同工作，以提高檔案信息收集的效率；利用現(xiàn)代化手段優(yōu)化檔案的存儲工作，以保證緊急情況下檔案的完整安全。

2提高思想認識

現(xiàn)代企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的基礎就是信息管理平臺的建設，而要想建設完善的信息管理平臺，電力企業(yè)的管理層首先要對檔案的重要性以及信息化環(huán)境下檔案管理工作的重點有一個清醒的認識，只有這樣，才能夠保證管理層將信息平臺的建設納入到企業(yè)的未來發(fā)展規(guī)劃中，并實現(xiàn)企業(yè)內部體制的改革與檔案管理模式的改革協(xié)調一致。在推動電力企業(yè)檔案管理的信息化進程的過程中，我們一方面可以利用數(shù)字化的掃描設備，對企業(yè)資料中關鍵的檔案內容進行建檔管理，并形成數(shù)據(jù)庫；另一方面，可以根據(jù)對紙質檔案的積累，加大開發(fā)電子檔案的力度，以提高檔案管理工作的水平。

3開發(fā)檔案資源

檔案管理的最終目的是實現(xiàn)知識的有效利用，因此電力企業(yè)的檔案管理人員在完成信息的收集、整理等基礎性工作之后，相關人員還應該對其進行編輯和研究，以提高檔案資源的利用效率。編研人員在挖掘檔案資源價值，提高管理服務水平的過程中，首先要從電力企業(yè)的發(fā)展歷程出發(fā)，將企業(yè)發(fā)展的大事記、組織結構、企業(yè)文化、年度照片等信息進行整理，以體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展軌跡；然后要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際需求以及相關資料信息，制定企業(yè)發(fā)展的文化專題，為檔案內容的利用做好準備；最后要結合互聯(lián)網(wǎng)信息，對企業(yè)的檔案內容進行補充，以建立科學高效的信息服務體系。

4加強人才隊伍建設

人才已經(jīng)成為影響企業(yè)運行發(fā)展的最重要的資源之一，而電力企業(yè)要想實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就必須加強人才隊伍建設。在人才隊伍建設中，電力企業(yè)首先要嚴格人才的任用制度，努力吸收具有專業(yè)管理能力和現(xiàn)代管理意識的人才進入檔案管理部門，并根據(jù)崗位以及人才的實際情況進行編制；其次，根據(jù)現(xiàn)代化檔案管理的需求，要建立完善的人才培訓制度，以不斷優(yōu)化管理人員的知識結構；再次，要利用講座、研討會等形式，加強電力企業(yè)內外人才之間的信息交流，以實現(xiàn)資源共享；最后，要重視檔案管理人員的未來發(fā)展，并幫助其做好職業(yè)生涯規(guī)劃，從而讓他們在實現(xiàn)自身價值的基礎上，增加對崗位、對企業(yè)的責任心。

5實行企業(yè)檔案管理的信息化和科技化

第一，實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎是建設檔案的資源網(wǎng)絡管理體制，因此企業(yè)應加強檔案的資源網(wǎng)絡管理體制建設。首先，對企業(yè)檔案進行分類管理，對不同的檔案進行整理，可以使以后的檔案查詢更加方便；其次，對管理流程進行重組，完善管理程序，使管理流程合理化，使企業(yè)資源達到高科技水平；再次，對員工進行績效考核，績效考核可以使員工明確自身的責任，使企業(yè)能夠有效的對員工進行管理，以使員工在企業(yè)中發(fā)揮最大作用。第二，在科技高速發(fā)展的今天，電力企業(yè)的檔案管理也要跟緊時代的步伐，只有這樣才能使企業(yè)得到長遠的發(fā)展，才能更有效的利用企業(yè)的檔案資源，使檔案資源更好的為企業(yè)服務，促進企業(yè)的發(fā)展以及經(jīng)濟效益的提高，在新形勢下，運用計算機網(wǎng)絡對企業(yè)的檔案管理非常重要，有利于促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

6通過合同的形式強化電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

在法治社會中，企業(yè)的檔案管理也要實現(xiàn)法治化，而合同則是法治社會一個很重要的標志，因此要實現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，就要利用合同這種有效的手段。首先，在個人與單位之間，利用合同明確個人與單位之間的義務和責任，有利于企業(yè)對員工更好的管理，同時也使員工的權利得到了保障；其次，在企業(yè)與企業(yè)之間，利用合同使企業(yè)與企業(yè)之間的權利和義務得以明確，這就使得企業(yè)之間的交易的合法性有了保證，同時也使相關檔案的統(tǒng)一性、權威性及準確性得到了保證；再次，在企業(yè)內部也應該利用合同。只有有效的利用合同，才能使企業(yè)的權利得到保證，同時使企業(yè)朝著更好的方向發(fā)展。

結語

改變傳統(tǒng)的通過紙張為載體的管理工作模式，逐步探索出適合自身需求的專業(yè)化、信息化和科技化的管理模式。企業(yè)領導要認識到檔案管理在企業(yè)未來發(fā)展中的重要性，注重對高學歷專業(yè)人才的引入，創(chuàng)新檔案管理制度，將傳統(tǒng)的管理方式與現(xiàn)代科技化的管理方法有效的結合起來，逐漸推動管理體制的改革，強化企業(yè)領導檔案管理的認識。