《EPC總包模式下對(duì)承包商文檔管理的監(jiān)督和檢查》

吳瓊子

摘要：某項(xiàng)目工程采用EPC總承包模式，目前該模式已成為核電工程建設(shè)的主流模式，總承包模式下業(yè)主在委托總承包商承擔(dān)設(shè)計(jì)、土建、安裝等工作，但絲毫不能減輕業(yè)主的核安全責(zé)任，因此如何來(lái)加強(qiáng)對(duì)總承包商及各級(jí)分包商的文檔管理監(jiān)督成為我們當(dāng)前重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：總承包商；文檔管理監(jiān)督；

1. 引言

文檔管理的質(zhì)量決定著工程建設(shè)的質(zhì)量，承包商在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目建設(shè)階段以及項(xiàng)目最終竣工驗(yàn)收階段會(huì)產(chǎn)生大量的文件、記錄，并且承擔(dān)著向業(yè)主移交完整且高質(zhì)量竣工文件的任務(wù)，也承擔(dān)著在合同執(zhí)行階段對(duì)設(shè)備供應(yīng)商及建安承包商的指導(dǎo)，培訓(xùn)及監(jiān)督任務(wù)，以及確保整個(gè)工程期間的文件受控、文件圖紙流轉(zhuǎn)順暢等大量工作，因此對(duì)承包商的文檔管理體系和實(shí)際工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查是迫切且必要的。

2. 監(jiān)督對(duì)象

2.1 總承包商

總承包商承擔(dān)著該項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)、土建、安裝、土建、調(diào)試等工作。按總承包合同要求，需建立完整的文檔管理體系，完成合同范圍內(nèi)項(xiàng)目文件在產(chǎn)生、傳遞、檢查、保管、利用、歸檔、移交等方面全過(guò)程的管理工作；負(fù)責(zé)對(duì)分包商的文檔管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

2.2 監(jiān)理公司

監(jiān)理公司按照監(jiān)理規(guī)范和監(jiān)理合同的要求，需完成合同范圍內(nèi)項(xiàng)目監(jiān)理相關(guān)文件在產(chǎn)生、傳遞、檢查、保管、利用、移交等方面全過(guò)程的管理工作。需接收和配合業(yè)主組織的監(jiān)理單位文檔管理的監(jiān)督和檢查，對(duì)開(kāi)展的監(jiān)督和檢查活動(dòng)提供必要的支持。

2.3 自建項(xiàng)目承包商

自建項(xiàng)目承包商是由業(yè)主直接管理的電站附屬設(shè)施工程項(xiàng)目承包商，承擔(dān)著自建項(xiàng)目的土建、安裝及裝飾裝修施工的任務(wù)。

2.4 自建項(xiàng)目承包商監(jiān)理公司

業(yè)主在監(jiān)督自建項(xiàng)目施工承包商的同時(shí)也需對(duì)其監(jiān)理公司進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

3. 監(jiān)督體系

3.1 組織體系

示范工程承包商的文檔管理監(jiān)督工作一般由業(yè)主文檔管理部門牽頭，監(jiān)理公司和業(yè)主各相關(guān)部門參加，一起完成對(duì)承包商的監(jiān)督和檢查。監(jiān)督分為兩個(gè)層級(jí)，第一個(gè)層級(jí)是業(yè)主對(duì)工程總承包商和自建項(xiàng)目承包商的監(jiān)督；第二個(gè)層級(jí)業(yè)主參與總承包商對(duì)其分包商的文檔監(jiān)督；第三個(gè)層級(jí)是業(yè)主參與監(jiān)理公司對(duì)承包商的檢查。

3.2 文件體系

為規(guī)范監(jiān)督行為，有效指導(dǎo)監(jiān)督活動(dòng)需制定相應(yīng)的文件體系：第一級(jí)別應(yīng)該是大綱級(jí)的文件，即《文檔管理大綱》，為實(shí)現(xiàn)文檔管理提供綱領(lǐng)性文件。第二級(jí)別是公司級(jí)管理程序，即《承包商文檔管理監(jiān)督》程序，作為大綱的支持性文件，對(duì)大綱進(jìn)一步細(xì)化，落實(shí)規(guī)定了承包商文檔管理監(jiān)督范疇的計(jì)劃、內(nèi)容、以及實(shí)施細(xì)則。第三級(jí)別應(yīng)為工作具體的細(xì)則，即《承包商文檔管理監(jiān)督檢查計(jì)劃》，作為具體工作的實(shí)施文件，詳細(xì)描述了一項(xiàng)具體工作的流程及依據(jù)、要求和規(guī)范。

4. 監(jiān)督內(nèi)容

4.1 組織機(jī)構(gòu)和人員資質(zhì)的監(jiān)督

對(duì)于承包商文檔管理機(jī)構(gòu)和崗位的設(shè)置進(jìn)行檢查，文檔管理組織機(jī)構(gòu)職責(zé)是否明確，接口是否清晰。對(duì)文檔人員的到崗情況和運(yùn)轉(zhuǎn)效果進(jìn)行檢查，人員的數(shù)量是否滿足工程的需要，并著重檢查文檔管理人員是否具有上崗取證資質(zhì)及相應(yīng)的培訓(xùn)授權(quán)，并查看相關(guān)培訓(xùn)記錄。

4.2 管理體系的檢查

檢查承包商文檔管理體系的建設(shè)情況，查看其編制的程序是否覆蓋文檔管理的所有范圍，管理程序內(nèi)容是否與上游文件相符合；是否建立程序適用性審查、評(píng)估機(jī)制，是否按計(jì)劃進(jìn)行升版；是否對(duì)接收到的業(yè)主管理程序進(jìn)行梳理，整理，并將相關(guān)重要要求落實(shí)到自己的程序要求當(dāng)中。

4.3 文檔管理設(shè)施的監(jiān)督

文檔庫(kù)房、辦公室、閱覽室必須實(shí)行三分開(kāi)制度；文檔庫(kù)房是否有管理辦法，庫(kù)房的保管條件如何，是否具備“八防”措施，實(shí)施情況怎么樣；文檔設(shè)備如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、除濕機(jī)等的配備情況；

4.4 文檔工作運(yùn)作的檢查

與業(yè)主之間、或與分包商之間文件的傳遞、分發(fā)、利用、保管等環(huán)節(jié)是否嚴(yán)格按照程序執(zhí)行，往來(lái)信函的傳遞是否規(guī)范，定期核對(duì)機(jī)制是否執(zhí)行；圖紙的接收、分發(fā)是否及時(shí)，設(shè)計(jì)文件的變更、升版、作廢是否及時(shí)，對(duì)分包商的定期檢查是否有記錄，效果如何。必須保證文件使用受控和版本有效。無(wú)論是從源頭上的設(shè)計(jì)院、還是跟下游承包商之間接口的文件傳遞都需通暢、及時(shí)，需要時(shí)做好協(xié)調(diào)工作。

4.5 竣工文件移交進(jìn)度監(jiān)督

按照總承包商提供的竣工文件移交計(jì)劃，業(yè)主根據(jù)節(jié)點(diǎn)對(duì)移交進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督和檢查，從而保證竣工文件的及時(shí)歸檔。文檔管理部門嚴(yán)格要求工程竣工驗(yàn)收后一定時(shí)間內(nèi)，各項(xiàng)目管理部門及各承包商要將竣工文件提交文檔管理部門，以保證竣工文件的及時(shí)歸檔。在提交前，總承包商作為統(tǒng)一管理、歸口管理竣工文件移交的單位，應(yīng)組織各相關(guān)部門對(duì)竣工文件進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，查看，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題按程序提出審查意見(jiàn)單，要求其整改，整改后發(fā)出通知請(qǐng)業(yè)主文檔管理部門及業(yè)主工程相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合檢查，再次審查需移交的竣工文件的內(nèi)容、格式、組卷等問(wèn)題，如仍有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，繼續(xù)整改，直到符合要求。最后總承包商將歸檔審查單提交移交單位負(fù)責(zé)人、監(jiān)理公司、業(yè)主工程、業(yè)主文檔部門簽字后，最終完成移交。

5. 監(jiān)督實(shí)施

5.1 監(jiān)督方式

監(jiān)督方式分為兩種，一種是計(jì)劃性監(jiān)督，一種是專項(xiàng)監(jiān)督。計(jì)劃性監(jiān)督是指針對(duì)一定時(shí)期內(nèi)文檔管理工作的重點(diǎn)和實(shí)際情況制定監(jiān)督計(jì)劃并實(shí)施的工作，一般為年度計(jì)劃，對(duì)各個(gè)單位開(kāi)展有計(jì)劃的監(jiān)督檢查。專項(xiàng)監(jiān)督是針對(duì)某一專項(xiàng)業(yè)務(wù)，例如重要工作的開(kāi)工與承包商進(jìn)場(chǎng)、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、文檔管理工作中存在的薄弱點(diǎn)等進(jìn)行深入、細(xì)致的調(diào)查，檢查，分析的工作。

5.2 監(jiān)督歷程

從一開(kāi)始文檔部門并沒(méi)有實(shí)施針對(duì)承包商的文檔管理監(jiān)督和檢查，所有的對(duì)文檔管理的檢查都是由安全質(zhì)保部牽頭的質(zhì)保監(jiān)查來(lái)實(shí)現(xiàn)的。文檔部門的人員參與安全質(zhì)保部組織的對(duì)承包商的質(zhì)保監(jiān)查，其中很重要的一個(gè)領(lǐng)域就是文件、記錄的檢查，所有領(lǐng)域最終形成質(zhì)保監(jiān)查報(bào)告， 針對(duì)文件記錄領(lǐng)域出現(xiàn)的問(wèn)題文檔部門的參加人員可以根據(jù)問(wèn)題的重要程度提出發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或者觀察意見(jiàn)。由安全質(zhì)保部牽頭發(fā)送正式函件傳遞報(bào)告給被監(jiān)查單位，讓其在收到報(bào)告后十個(gè)工作日內(nèi)將糾正行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行反饋并整改，并須在三個(gè)月內(nèi)關(guān)閉發(fā)現(xiàn)問(wèn)題單和觀察意見(jiàn)單，以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題單和觀察意見(jiàn)單上糾正措施落實(shí)簽字為準(zhǔn)。后來(lái)由于上級(jí)單位對(duì)示范電站進(jìn)行檢查時(shí)提出了應(yīng)組織專門的對(duì)承包商文檔管理的監(jiān)督和檢查，文檔管理部門立即編制了程序《承包商文檔管理監(jiān)督和檢查》來(lái)明確業(yè)主對(duì)承包商文檔管理監(jiān)督的主要內(nèi)容與實(shí)施要求，并明確項(xiàng)目參建各方的職責(zé)分工，保證項(xiàng)目文件的有效流轉(zhuǎn)和利用。編制完成后將該程序釋放給總承包商，監(jiān)理公司，自建項(xiàng)目承包商，自建項(xiàng)目監(jiān)理公司等單位。業(yè)主文檔管理部門每年制定年度監(jiān)督計(jì)劃后，發(fā)布給各承包商，并根據(jù)項(xiàng)目、內(nèi)容的不同邀請(qǐng)相關(guān)部門人員參加，示范項(xiàng)目監(jiān)理單位參加對(duì)總承包商的監(jiān)督檢查工作。檢查組和被監(jiān)督方通過(guò)正式信函確定好具體時(shí)間、地點(diǎn)，并依據(jù)監(jiān)督檢查清單實(shí)施監(jiān)督活動(dòng)。檢查方式包括聽(tīng)取報(bào)告、文件抽查、現(xiàn)場(chǎng)參觀等，做好檢查記錄，檢查完成后編寫(xiě)“文檔管理監(jiān)督檢查報(bào)告”，同時(shí)也要記錄良好實(shí)踐。被監(jiān)督方收到“文檔管理監(jiān)督檢查報(bào)告”后需在十個(gè)工作日內(nèi)就整改措施和完成期限進(jìn)行回復(fù)，須立即安排人員進(jìn)行整改，并按期完成整改。

6. 總結(jié)

嚴(yán)、慎、細(xì)、實(shí)是我們工作中必須堅(jiān)守的原則，也是核安全文化理念的基本要求，把每一次監(jiān)督落實(shí)到計(jì)劃中，落實(shí)到制度中，再落實(shí)到每一個(gè)最終的行動(dòng)中。發(fā)揮各方優(yōu)勢(shì)和主觀能動(dòng)性，將文檔管理各個(gè)環(huán)節(jié)把好質(zhì)量關(guān)。

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